Chuyển đổi số đang trở thành xu hướng của hầu hết các doanh nghiệp tại Việt Nam, tuy nhiên, chuyển đổi số chưa bao giờ là dễ dàng và rất dễ thất bại nếu doanh nghiệp không nắm được quy trình phù hợp. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu về quy trình chuyển đổi số của FSI – Doanh nghiệp tư vấn chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam.
Chuyển đổi số là gì?
Theo nhận định của Microsoft: Chuyển đối số là việc tái tư duy cách thức các tổ chức tập hợp mọi người, dữ liệu và quy trình để tạo ra những giá trị mới.
Còn Công ty tư vấn và nghiên cứu toàn cầu Gartner lại cho rằng: Chuyển đổi số là việc sử dụng các công nghệ số để thay đổi mô hình kinh doanh, tạo ra những cơ hội, doanh thu và giá trị mới.
Đối với FSI – doanh nghiệp chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam thì Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là quá trình thay đổi từ mô hình truyền thống sang doanh nghiệp số bằng cách áp dụng công nghệ mới như điện toán đám mây (Cloud), dữ liệu lớn (Big data), Internet vạn vật (IOT), thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty…
Dù hiểu theo nghĩa nào thì chuyển đổi số vẫn mang một nội dung cốt lõi đó là sáng tạo ra phương thức hoạt động mới dựa trên công nghệ, dữ liệu số và từng bước chuyển đổi sang phương thức đó.
Tại sao phải chuyển đổi số ngay từ hôm nay?
Báo cáo của các công ty nghiên cứu thị trường lớn như Gartner, IDC… đều chỉ ra rằng chuyển đổi số thực sự mang lại rất nhiều lợi ích cho mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp: từ điều hành quản lý đến nghiên cứu, kinh doanh…
Chuyển đổi số còn góp phần gia tăng năng suất lao động. Nghiên cứu của Microsoft cho thấy, năm 2017, tác động của chuyển đổi số tới tăng trưởng năng suất lao động ở vào khoảng 15%, đến năm 2020, con số này là 21%. Cũng vào năm này, Microsoft cũng nhận định, tại khu vực Châu Á TBD, tác động mà chuyển đổi số mang lại cho GDP là khoảng 6%, năm 2019 là 25% và tới năm 2021 là 60%.
Không phải chỉ vì chuyển đổi số là xu hướng nên doanh nghiệp phải thực hiện mà bởi vì điều này thực sự đem lại hiệu quả cho bộ máy vận hành của chính họ. Sau đây là một vài lợi ích đến từ việc chuyển đổi số:
1. Xóa nhòa khoảng cách giữa các phòng ban
Thực tế ở các đơn vị chưa chuyển đổi số, các phòng ban làm việc của phòng ban đó, ít có sự giao lưu hay liên kết nhiều với nhau trên cùng một hệ thống mà chủ yếu làm việc theo cơ chế “tự quản”, mỗi bộ phận sử dụng một phần mềm riêng.
Chính điều này đã khiến cho công việc thường xuyên bị tắc nghẽn không rõ nguyên nhân, kéo theo hàng loạt các tác động xấu đến doanh nghiệp như: phục vụ khách hàng chậm hơn, bán được ít hàng hơn, doanh thu đi xuống,… Không những thế đôi khi điều này còn làm gia tăng những thủ tục hành chính rườm rà, mất thời gian, tốn thêm chi phí giấy tờ và chi phí ẩn của doanh nghiệp.
Khi áp dụng chuyển đổi số, doanh nghiệp tạo ra một mạng lưới mà trong đó có sự kết nối các phòng ban trên cùng một hệ thống định sẵn. Mỗi phòng ban có thể vừa giao tiếp với nhau mà còn có thể trao đổi cùng các bộ phận khác để tăng tính tương tác, điều hành công việc, kiểm tra triển khai giám sát cũng hiệu quả hơn nhiều so với trước.
Phần mềm được nhiều người doanh nghiệp tin tưởng sử dụng hiện nay là WEONE – Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp được nghiên cứu và phát triển bởi công ty công nghệ hàng đầu Việt Nam FSI. Tính năng đầu tiên khi nhắc đến WEONE đó là tính năng Quản lý quy trình thủ tục.
Phần mềm sẽ số hóa toàn bộ quy trình của doanh nghiệp trên cùng một hệ thống, cho phép thể hiện tiến trình đường đi của hồ sơ bằng đường thẳng, rẽ nhánh,… khoa học và dễ hiểu. Ngay cả những biểu mẫu cũng được đơn giản hóa nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ thông tin, sử dụng dễ dàng trong nội bộ. Bên cạnh đó phần mềm được tích hợp chữ ký nội bộ, hạn chế đến tối đa thời gian ký duyệt đã từng là nỗi ám ảnh của nhiều nhân viên.
2. Tăng cường sự minh bạch, hiệu quả và sáng tạo trong hệ thống quản trị công ty
Chuyển đổi số cũng là một cách làm minh bạch và sáng tỏ những vấn đề của công ty ở nhiều góc độ từ nhân viên cho đến nhà quản lý. Khi tiến hành chuyển đổi số, những điểm yếu của doanh nghiệp chắc chắn sẽ được nhìn nhận một cách rõ ràng hơn từ đó người đứng đầu sẽ có biện pháp khắc phục.
Giờ đây, thay vì phải ngồi chờ nhân sự gửi báo cáo qua đường email hoặc báo cáo bản cứng, các nhà quản lý có thể chủ động xem các loại báo cáo mà mình muốn bất cứ lúc nào. Mọi hoạt động của công ty đều được thể hiện trên các công cụ số, mà cụ thể ở đây là các mềm quản trị doanh nghiệp.
Khi sử dụng WEONE, người dùng ngay lập tức có thể ghi nhận được sự thay đổi hoàn toàn mới của doanh nghiệp mình nhờ chức năng báo cáo giám sát chi tiết công việc theo thời gian thực. Từ bây giờ, sếp không cần phải đi kề cạnh hay phải có mặt ở công ty để thường xuyên đôn đốc, kiểm tra nhân viên mà đã có hệ thống tự động cảnh báo, nhắc nhở trạng thái thực hiện.
Quản lý dễ dàng truy xuất báo cáo về mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp. Không chậm trễ và cũng không có “vùng tối” sẽ giúp quản lý doanh nghiệp hiệu quả và minh bạch và sáng tạo hơn so với thời kỳ trước đó.
3. Tối ưu hóa năng suất nhân viên
Theo nghiên cứu của Microsoft tại khu vực châu Á – Thái Bình Dương, chuyển đổi số sẽ làm 85% công việc trong khu vực sẽ bị biến đổi trong ba năm tiếp theo.
Thứ nhất, những việc có giá trị gia tăng thấp, hệ thống có thể tự động thực hiện mà công ty không cần tốn chi phí trả lương cho nhân viên thực hiện. Giờ đây những việc gây mất nhiều thời gian như sắp xếp scan tài liệu, số hóa thủ công bằng việc đánh máy tài liệu cũng thực sự bị thay thế bởi hệ thống tự động hóa và trình quản lý tài liệu nhanh gọn, dễ dàng.
Trước đây việc tìm kiếm tài liệu trong kho hay thư viện giấy mất rất nhiều công sức, lúc điều chỉnh và quá trình bảo quản thông tin cũng vô cùng khó khăn. Còn bây giờ nhờ chức năng quản lý tài liệu của WEONE với những bộ lọc thông minh với nhiều định dạng khác nhau hỗ trợ bạn tìm kiếm bất kể khi nào bạn muốn.
Nhờ chuyển đổi số mà nhân viên có thêm thời gian để nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ và thực hiện các công việc có giá trị gia tăng cao.
Thứ hai, chuyển đổi số cũng giúp người quản lý dễ dàng đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên thay vì quan điểm lỗi thời chú trọng đến thời gian đầu vào như trước đây. Nhờ hệ thống bảng biểu, đo lường, tiêu chí đánh giá rõ ràng, số liệu cụ thể nên mọi vấn đề đánh giá khen thưởng xử phạt không còn là nỗi lo của nhiều nhà quản lý, nhất là những người trẻ mới khởi nghiệp. Tức là chuyển đổi số còn có thể giải quyết được cả vấn đề còn người trong tổ chức.
4. Nâng cao khả năng cạnh tranh
Chuyển đổi số giúp tổ chức nâng cao khả năng cạnh tranh còn thể hiện ở việc tương tác nhanh chóng với khách hàng, chăm sóc cá nhân hóa khách hàng, phục vụ khách hàng tốt hơn,… Hiện nay bên cạnh dịch vụ, chăm sóc khách hàng, quảng bá, marketing, truyền thông cho sản phẩm là những yếu tố hết sức quan trọng để sản phẩm có thể đến với tay khách hàng.
Tuy nhiên nếu chỉ thực hiện thủ công theo các phương pháp giấy tờ truyền thông, doanh nghiệp khó có thể ghi điểm trong mắt khách hàng vì họ thường thích những điều gì mới mẻ hơn, chuyên nghiệp và sáng tạo hơn. Bên cạnh đó các đối thủ ngày càng nhiều, và trong cuộc đua này, “cá lớn không nuốt cá bé” mà “cá nhanh nuốt cá chậm”.
Quy trình chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp của FSI
1. Đánh giá tình trạng và xác định mục tiêu
Bước đầu tiên trong mọi quy trình là đánh giá doanh nghiệp về mọi mặt như: cơ sở hạ tầng kỹ thuật, nhân lực, tài chính, văn hóa công ty dựa trên những khảo sát và kinh nghiệm thực tế của lãnh đạo để biết được doanh nghiệp đã sẵn sàng để thực hiện quá trình này.
Đánh giá này cần làm rõ 3 câu hỏi:
– Công ty có thích nghi được với những thay đổi này không?
– Mức độ thích nghi đến đâu?
– Cần thay đổi và cải thiện những gì trước khi thực hiện chuyển đổi
Sau khi thực hiện xong, ban lãnh đạo sẽ đề ra mục tiêu chuyển đổi. Mục tiêu đảm bảo 5 tiêu chí theo mô hình SMART và đặc biệt phù hợp với bản thân doanh nghiệp. Đó phải là những mục tiêu được cân nhắc kĩ càng, có sự tính toán cụ thể để chuyển đổi số thành công.
2. Lập kế hoạch và chiến lược
Từ việc đánh giá tình trạng và xác định mục tiêu chuyển đổi số, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch rõ ràng cụ thể về: Những công việc cần làm; Thời gian thực hiện; Kết quả dự đoán; Rủi ro có thể xảy ra; Kế hoạch dự phòng bao gồm cả chi phí. Kế hoạch càng chi tiết càng dễ theo dõi giám sát và hạn chế sai sót.
Khi đã có kế hoạch, việc tiếp theo cần làm là xác định được chiến lược để hiện thực hóa những mục tiêu đã đặt ra một cách tốt nhất. Để xây dựng chiến lược cho doanh nghiệp, ban lãnh đạo có thể tham khảo các tài liệu, thống kê hoặc kinh nghiệm từ các doanh nghiệp khác đã chuyển đổi số thành công. Sau đó áp dụng sáng tạo vào doanh nghiệp mình để điều chỉnh phù hợp hơn.
3. Số hóa tài liệu, quy trình
Đây là bước cơ bản nhất trong quy trình chuyển đổi số ở doanh nghiệp. Tất cả các tài liệu giấy cần được chuyển hóa thành định dạng kỹ thuật số để phục vụ cho quá trình lưu trữ. Việc này không những giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý cũng như tìm kiếm được dữ liệu khi cần mà còn tăng độ bảo mật của tài liệu.
4. Chuẩn bị nhân lực chất lượng cao và văn hóa doanh nghiệp cởi mở
Chuyển đổi số không chỉ cần chú trọng về công nghệ mà còn cần quan tâm đến yếu tố con người. Để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần có nguồn nhân lực chất lượng cao với kiến thức chuyên môn chắc chắn và tư tưởng mở, luôn sẵn sàng thay đổi. Thêm vào đó, nhân viên trong doanh nghiệp cũng cần được đào tạo cách làm việc khoa học, hiệu quả và linh hoạt để có thể thích ứng được với chuyển đổi số.
Ngoài ra, môi trường làm việc và văn hóa làm việc của doanh nghiệp phải phù hợp, cởi mở để dễ dàng áp dụng chuyển đổi số. Điều này sẽ nâng cao hiệu quả làm việc, thúc đẩy sự đổi mới, sáng tạo, dám chấp nhận sự thay đổi của nhân viên khiến việc chuyển đổi số diễn ra thuận lợi hơn.
5. Đánh giá và cải thiện
Việc đánh giá này phải trả lời được các câu hỏi:
– Chuyển đổi số như thế này đem lại thay đổi gì cho doanh nghiệp, tích cực hay tiêu cực, con số nào cho thấy điều này?
– Mục tiêu đặt ra có đạt được hay không?
– Cần rút kinh nghiệm và cải thiện ra sao để đem lại hiệu quả hơn
Có như vậy doanh nghiệp mới có thể tiếp tục theo đuổi con đường này trong tương lai dài hạn, bằng không sẽ rất dễ thất bại và chán nản.
Trong quá trình chuyển đổi số, việc lựa chọn một doanh nghiệp đồng hành cùng doanh nghiệp không phải là điều dễ dàng. Trong suốt nhiều năm qua, khách hàng luôn tin tưởng, lựa chọn FSI là đơn vị hỗ trợ định hướng và triển khai lộ trình chuyển đổi số.
FSI đã dày công nghiên cứu và phát triển nhiều giải pháp số hóa tài liệu – một trong những khâu đầu tiên của chuyển đổi số, mang đến cho khách hàng trải nghiệm làm việc hiệu quả như: Hệ thống số hóa thông minh D-IONE; Công nghệ nhận dạng và bóc tách thông tin tự động IONE; Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu DocEye; Giải pháp phòng họp không giấy P-IONE…
Gần đây nhất, FSI tập trung nghiên cứu và cho ra đời Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE. Đây được xem là một trong những bộ giải pháp tiên tiến, bắt kịp với xu thế của xã hội khi không chỉ ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết các bài toán quản trị, mà còn thay đổi tư duy, cách thức vận hành doanh nghiệp.
WEONE hứa hẹn sẽ giải phóng nhân sự khỏi các tác vụ thủ công truyền thống, từ lâu đã tiêu tốn của doanh nghiệp một lượng tài nguyên lớn.
Bên cạnh đó, WEONE sẽ hỗ trợ ở mức cao nhất đến những người đứng đầu doanh nghiệp trong công tác điều hành, kiểm tra, giám sát công việc. Nhờ sự kết nối rộng rãi trên cùng một nền tảng duy nhất, sử dụng nhiều bảng biểu khoa học, thông minh, giao diện được thiết kế thân thiện, WEONE có thể giúp các quản lý thực hiện nhiều mục đích khác nhau như khen thưởng, xử phạt, xem xét báo cáo, ký duyệt, đánh giá hiệu suất chỉ qua màn hình và vài cú click chuột.
Liên hệ hotline 0904 805 255 để nhận được tư vấn chi tiết quy trình chuyển đổi số từ FSI
Trên đây là những vấn đề liên quan đến quy trình chuyển đổi số dành cho doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số lên ngôi. Chuyển đổi số không phải phép màu, và chỉ có thể thực hiện được nếu có sự tập trung đầu tư, chuẩn bị kỹ lưỡng từ mỗi đơn vị. Hy vọng những thông tin chúng tôi cung cấp sẽ hữu ích cho doanh nghiệp trên hành trình hiện đại hóa của các bạn.
