Chuyển đổi số cùng các công nghệ hiện đại đã trở thành điều kiện tiên quyết ảnh hưởng tới khả năng cạnh tranh và tồn tại của nhiều doanh nghiệp logistics hiện nay. Đối diện với sự thật rằng công nghệ mới cùng các giải pháp sáng tạo sẽ nâng cao hiệu suất và cải thiện chất lượng và đảm bảo hiệu quả của chuỗi cung ứng hàng hóa. Vậy giải pháp nào sẽ giúp chuyển đổi số hiệu quả, linh hoạt? Cùng WEONE khám phá ngay trong bài viết dưới đây.
1. Chuyển đổi số logistics là gì?
Trên thế giới, chuyển đổi số bắt đầu được nhắc đến nhiều vào khoảng năm 2015 và trở nên phổ biến hơn từ năm 2017. Ở Việt Nam, chuyển đổi số bắt đầu được nhắc đến nhiều vào khoảng năm 2018. Thủ tướng Chính phủ đã tiến hành phê duyệt Chương trình Chuyển đổi số quốc gia vào ngày 03/6/2020.
Theo thông tin từ trang Tech Republic – Tạp chí trực tuyến, cộng đồng xã hội dành cho các chuyên gia CNTT, khái niệm chuyển đổi số 4.0 chính là “cách sử dụng công nghệ để thực hiện lại quy trình sao cho hiệu quả hơn hoặc hiệu quả hơn.”
Microsoft khi nhắc tới khái niệm này lại khẳng định rằng: “Chuyển đổi số là việc tư duy lại cách thức các tổ chức tập hợp mọi người, dữ liệu và quy trình để tạo những giá trị mới.”
Như vậy, chuyển đổi số chính là quá trình tích hợp công nghệ số hiện đại vào tất cả các lĩnh vực trong doanh nghiệp. Điều này hướng tới việc thay đổi cơ bản cách thức vận hành và cung cấp nhiều hơn giá trị cho khách hàng. Đây cũng chính là một sự thay đổi trong văn hóa đòi hỏi các tổ chức phải liên tục thử nghiệm và sẵn sàng đối mặt với thất bại để vươn tới thành công.
2. Thực trạng chuyển đổi số logistics hiện nay
Hiện nay khi chuyển đổi số ngành logistic trở thành nhu cầu tất yếu, nhiều doanh nghiệp đã chủ động tiếp cận ứng dụng nhiều những công nghệ hiện đại trong quá trình vận hành. Dưới đây là những công nghệ phổ biến nhất được các doanh nghiệp ngành logistic ứng dụng.
#1 e-AWB
E -AWB là viết tắt của cụm từ vận đơn hàng không điện tử. Đây được coi là một trong những giải pháp số hoá hiệu quả của ngành logistic. Có thể hiểu e-AWB chính là phiên bản số, đã được tiêu chuẩn hóa của vận đơn hàng không bằng giấy.
Nó sẽ có nhiệm vụ giúp theo dõi và xử lý dữ liệu hàng hóa dễ dàng và nhanh chóng hơn, đồng thời nâng cao tính minh bạch, đảm bảo an ninh, giảm thiểu tối đa chi phí cũng như sự chậm trễ khi giao hàng. Nhiều doanh nghiệp đã áp dụng hiệu quả phương pháp này trong quá trình chuyển đổi số và dự kiến sẽ có 80% doanh nghiệp trong ngành sử dụng công nghệ này trong tương lai.
#2 Ứng dụng AI và Máy học
AI và máy học (Machine Learning) sẽ là một phần không thể thiếu trong chuyển đổi số logistic vì nó giúp các công ty hậu cần sử dụng và phân tích các dữ liệu liên quan một cách chính xác nhất, sau đó xác định các lỗi kỹ thuật có thể xảy ra nhằm hướng tới cải thiện hoạt động. Trong khi AI thu thập dữ liệu, máy học (Machine Learning) sẽ có nhiệm vụ phát hiện ra các mẫu thông tin bất thường, có khả năng xảy ra lỗi. Như vậy bằng cách sử dụng các thuật toán những tác nhân tiêu cực gây ảnh hưởng tới thành công của các doanh nghiệp sẽ được loại bỏ.
Máy học có thể thu thập các mẫu liên quan đến mức tồn kho, chất lượng của nhà cung cấp, dự báo nhu cầu, lập kế hoạch sản xuất, quản lý vận chuyển, v.v., Đồng thời, nó cũng cung cấp cho các công ty kiến thức và hiểu biết sâu sắc để giảm chi phí vận chuyển, cải thiện hiệu suất của nhà cung cấp và giảm thiểu rủi ro cho nhà cung cấp.
Như vậy, việc triển khai AI & Machine Learning có thể cung cấp cho các doanh nghiệp những hiểu biết cần thiết để giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu suất và cũng như giảm thiểu chi phí vận chuyển hàng hóa.
#3 Triển khai Blockchain
Một trong những công nghệ vượt trội mà các công ty logistic không thể bỏ qua là Blockchain. Một nhà quản lý của SotaTek Blockchain Development Services tuyên bố rằng công nghệ này có thể mang lại những lợi ích to lớn cho Logistics, chẳng hạn như giúp các giao dịch minh bạch, bảo mật hơn với tính năng phân quyền.
Khi nói đến các giao dịch minh bạch, có nghĩa là mọi tài liệu, từ giấy gửi hàng, danh sách đến vận đơn, sẽ được tự động điền một cách chính xác và kịp thời nhờ hệ thống do blockchain vận hành. Do đó, nếu bạn là khách hàng của dịch vụ vận chuyển, bạn có thể nhìn thấy toàn bộ quá trình từ khi giao hàng đến khi hàng đến, sau đó đưa ra quyết định phù hợp về tỷ lệ giá cả chất lượng tốt nhất và đơn vị vận chuyển uy tín có thể hợp tác lâu dài trong tương lai. Nhờ công nghệ blockchain, các kiểm toán viên có thể giám sát quy trình hàng hóa được phân phối và tìm ra biện pháp cải thiện phù hợp khi có lỗi phát sinh.
Hơn nữa, tất cả các thay đổi trong tất cả các tài liệu đều được ghi lại một cách chính xác, lưu trữ tự động trên hệ thống. Công nghệ blockchain còn giúp tiến hành phân cấp thông tin với khả năng cung cấp cho mỗi thành viên bên trong chuỗi chìa khóa cho dữ liệu bắt buộc trong quá trình giám sát vận chuyển của một mặt hàng nào đó. Do đó, tích hợp blockchain trong chuyển đổi số logistic có thể đảm bảo rằng không có tài liệu nào bị mất, bị phá hủy hay bị trộn lẫn bởi bất kỳ lý do nào.
#4 Công nghệ đám mây
Tích hợp công nghệ đám mây là một cách thức chuyển đổi số logistic hiệu quả. Công nghệ này giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất hoạt động, tối ưu hoá quá trình vận hành. Nhờ điện toán đám mây mà các doanh nghiệp có thể quản lý chặt chẽ quy trình vận chuyển cụ thể trong các hoạt động:
- Theo dõi xe thời gian thực trong quá trình vận chuyển
- Quy hoạch không gian hậu cần
- Quản lý đơn đã được vận chuyển
#5 Xe tự lái và xe nâng tự động
Ngày nay, các xe nâng tự động đã trở nên vô cùng phổ biến trong các kho hàng, cảng, nhà ga hàng không và các dây chuyền hậu cần khác. Cùng với đó sự hiện diện của những chiếc xe tải tự động, tự chịu trách nhiệm bảo quản hàng hoá cũng đã không còn quá xa lạ.
Hình ảnh các các kiện hàng được bốc dỡ bằng xe nâng không người lái và đưa vào kho bằng băng chuyền tự động có cánh tay robot hỗ trợ đang dần trở nên phổ biến hơn trong chuyển đổi số logistic. Nhiều doanh nghiệp đã đầu tư áp dụng các loại xe cộ và máy móc hiện đại này để hướng tới mục tiêu giúp tiết kiệm được một số lượng lớn tiền thuê nhân viên và các tài xế mà hiệu suất làm việc luôn được đảm bảo ở mức cao nhất.
3. Những khó khăn khi chuyển đổi số logistics
Theo khảo sát năm 2018 của Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ Logistics Việt Nam, mức độ ứng dụng khoa học công nghệ tại các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics còn chưa cao. 30% các ứng dụng công nghệ thông tin hiện đang được sử dụng tại các doanh nghiệp này chỉ đơn thuần là các ứng dụng cơ bản với những chức năng riêng biệt, không có tính thống nhất phụ trách các mảng như quản lý giao nhận, kho bãi, trao đổi dữ liệu điện tử, quản lý vận tải hay khai báo hải quan (chiếm từ 75% – 100%)… Có thể thấy khó khăn chính trong việc chuyển đổi số logistic liên quan tới vấn đề tài chính, con người và việc lựa chọn công nghệ thích hợp.
Chi phí dành ra để đầu tư cho chuyển đổi số thường rất lớn dao động trong khoảng từ 200 triệu đến hàng chục tỷ đồng cho việc triển khai các giải pháp logistics. Mà khoảng hơn 80% Hội viên của Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ Logistics Việt Nam là các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ với số vốn hạn chế nên gặp trở ngại vô cùng lớn trong quá trình chuyển đổi số.
Các phần mềm tiêu chuẩn quốc tế chưa ứng dụng được nhiều tại Việt Nam do ứng dụng vào hoàn cảnh thực tế hoạt động logistics ở Việt Nam chưa thực sự phù hợp với hoạt động dịch vụ của mỗi doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp trong ngành cũng chưa thực sự tin tưởng vào các cơ chế bảo mật, mức độ an toàn thông tin hay khả năng thanh toán qua phần mềm, hệ thống,… Đặc biệt việc thay đổi thói quen làm việc từ lãnh đạo cho tới nhân viên trong doanh nghiệp là vô cùng khó khăn. Chính vì vậy muốn chuyển đổi số hiệu quả, trước hết cần giải quyết nhận thức của doanh nghiệp.
Đứng trước những khó khăn vô cùng lớn khi chuyển đổi số doanh nghiệp ngành logistic , thực tế đã đặt ra yêu cần một giải pháp hiệu quả, phù hợp để có thể giải quyết được tất cả những trở ngại trên.
4. Giải pháp chuyển đổi số logistics
Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE sẽ là giải pháp hoàn hảo giúp các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics có thể an tâm tiến hành chuyển đổi số. WEONE cung cấp các giải pháp quản trị và điều hành doanh nghiệp đơn giản, toàn diện trên một nền tảng, giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả quản lý và vận hành.
Với 4 phân hệ chính bao gồm: quản lý quy trình thủ tục, quản lý công việc, quản lý kho tài liệu, quản trị hệ thống sẽ giúp các doanh nghiệp logistic có thể tiến hành chuyển đổi số toàn diện, thống nhất ngay trên một hệ thống. Tuỳ thuộc vào số lượng nhân viên, nhu cầu doanh nghiệp trong quá trình vận hành mà doanh nghiệp sẽ chi trả mức tiền tương ứng. Từ đó giải quyết được những trở ngại tài chính mà đa số các doanh nghiệp SMEs hoạt động trong ngành logistic thường gặp phải khi tiến hành chuyển đổi số.
Với phân hệ quản lý quy trình – thủ tục, mọi quy trình liên quan tới quá trình vận chuyển hàng hoá, bốc xếp hàng hoá, tiến hành giao nhận, lưu lại hồ sơ xuất nhập khẩu,… tất cả đều sẽ được số hoá ngay trên Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE. Khi sử dụng WEONE doanh nghiệp ngành logistics sẽ được trải nghiệm quy trình số hoá, rẽ nhánh linh hoạt, mọi bước trong quy trình đều có thể thiết lập một cách chính xác, phù hợp với thực tế hoạt động của doanh nghiệp. Trong mỗi thủ tục đều quy định rõ ràng nhiệm vụ từng nhân viên hoặc phòng ban phụ trách cùng với thời gian xử lý rõ ràng để giúp quy trình có thể tiến hành từng bước nhanh chóng tránh tình trang delay kéo dài ảnh hưởng tới việc giao nhận hàng hoá của khách hàng.
Phân hệ quản lý công việc của WEONE sẽ giúp nhà quản lý logistic có thể dễ dàng giao việc 1:1 cho mọi nhân viên trên hệ thống, cho phép tạo công việc con thuộc công việc thông thường đã tạo. Điểm đặc biệt là khi giao việc xong, hệ thống sẽ gửi thông báo và cập nhật vào danh sách công việc của cá nhân. Nhân viên giữa các phòng ban khác nhau cũng có thể tiến hành giao việc khi cần, hoặc tạo nhóm công việc vô cùng linh hoạt phù hợp với đặc thù của ngành logistics.
Đặc biệt nhà quản lý thông qua phân hệ quản lý công việc của WEONE có thể nắm bắt, theo dõi tiến độ dưới nhiều dạng biểu đồ khác nhau kanban, bảng, lịch, gantt, theo ngày kết thúc, hạn chế tối đa tình trạng đợi báo cáo thúc giục nhân viên mỗi khi giao việc. Nhờ dữ liệu công việc của từng nhân viên trên hệ thống của WEONE, lãnh đạo doanh nghiệp có thể nắm bắt chính xác hiệu suất làm việc của từng nhân viên, từ đó phân bổ nguồn lực sao cho cân đối, phù hợp quy trình vận chuyển của từng loại hàng hoá.
Đặc biệt với cảnh báo, nhắc việc thông minh giúp nhân viên hạn chế tối đa tình trạng chậm trễ trong khâu giao hàng, xử lý nhanh chóng công việc liên quan tới vận hành nội bộ, giao nhận hàng hóa, từ đó tối ưu được thời gian vận chuyển.
Phân hệ quản lý kho tài liệu của WEONE sẽ giúp doanh nghiệp logistics có thể kết nối máy scan để đẩy trực tiếp tài liệu từ máy scan lên hệ thống. Mọi tài liệu trong doanh nghiệp logistic như hồ sơ nhập khẩu hàng hoá, hồ sơ thanh toán quốc tế, giấy tờ liên quan tới quá trình vận chuyển hàng hoá,… đều dễ dàng số hoá phân loại phù hợp theo từng folder, thư mục phụ thuộc vào bộ phận tương ứng. Từ đó giúp hồ sơ được sắp xếp khoa học, ngăn nắp, tiết kiệm không gian làm việc, tối ưu hoá chi phí bảo quản, lưu trữ hồ sơ như theo phương thức truyền thống.
Đặc biệt Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE cho phép đặt thêm lớp mật khẩu bảo mật folder hoặc file thông tin, vô cùng linh hoạt phân quyền, chỉnh sửa, xóa theo từng phòng ban nên các tài liệu mật, giới hạn người truy cập, chỉnh sửa, mọi tài liệu quan trọng như hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hoá, tài liệu hợp tác quan trọng,… Bởi vậy các tài liệu mật đều được bảo đảm an toàn tuyệt đối với WEONE. WEONE cam kết giúp doanh nghiệp yên tâm vận hành và phát triển xuyên suốt quá trình sử dụng sản phẩm.
Lãnh đạo doanh nghiệp logistic có thể an tâm sử dụng WEONE xuyên suốt quá trình phát triển doanh nghiệp bởi tính thuận tiện và linh hoạt. Với WEONE, dù ở bất cứ đâu, trên máy tính hay smartphone, nhà quản lý đều có thể tiến hành giám sát chi tiết quy trình vận chuyển hàng hoá, thời gian xử lý đơn hàng của từng nhân viên được giao, điều hướng các quy trình vận chuyển hàng hoá. Ngoài ra, các thủ tục phát sinh với các đơn hàng nước ngoài cũng hoàn toàn có thể giải quyết thông qua việc tạo một quy trình riêng với đội ngũ nhân viên dày dặn để xử lý kịp thời thông qua WEONE.
Với nhiều lợi ích to lớn, WEONE sẽ giúp các doanh nghiệp ngành logistics xử lý các quy trình vận chuyển hàng hoá một cách nhanh chóng, thuận tiện. Nhờ Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE, hiệu suất công việc mỗi nhân viên được nâng lên, rút ngắn thời gian giao hàng, tối ưu hoá chi tối đa chi phí vận hành. Có thể nhận thấy, WEONE chính là lựa chọn tối ưu nhất cho mọi doanh nghiệp logistics trên hành trình chuyển đổi số để thành công!
