Quản lý các quy trình thủ tục vô cùng quan trọng bởi nó sẽ liên quan đến quá trình vận hành – quản lý của công ty. Trước đây, doanh nghiệp phải tốn hàng tháng để thực hiện một quy trình – thủ tục nhưng đối với thời đại chuyển đổi số, tất cả sẽ được rút ngắn xuống nhiều lần.
Khó khăn của doanh nghiệp đối với việc quản lý quy trình, thủ tục hiện nay
Khi quy mô nhân sự ngày càng mở rộng thì nhà quản lý lại càng “đau đầu” vì không thể nắm được hàng trăm hàng nghìn tiến trình xử lý quy trình – thủ tục cùng một lúc.
Cụ thể, khi có quá nhiều quy trình thủ tục thì các phòng ban phối hợp làm việc với nhau dễ bị xử lý chồng chéo, ùn tắc ở nhiều điểm. Quá nhiều thủ tục, nhân viên khó thống nhất trong cách làm việc, không hiểu ý nhau dễ gây mâu thuẫn, đổ lỗi, tránh trách nhiệm, từ đó gây mất đoàn kết nội bộ và phá vỡ văn hóa doanh nghiệp.
Hơn nữa khi không quản lý tốt quy trình – thủ tục còn tốn kém chi phí in ấn, chi phí đào tạo, chi phí cơ hội, do công việc phát sinh nhiều sai sót. Cũng chính vì thế, doanh nghiệp gặp khó khăn trong xử lý – phối hợp công việc.
Ngoài ra, khi các yếu tố ngoại lai tác động như: thiên tai, dịch bệnh… các vấn đề trong quy trình càng khó xử lý và dễ dẫn tới tình trạng tắc nghẽn, đình trệ do quy trình – thủ tục bị giới hạn trong khuôn khổ không gian, khoảng cách địa lý.
Vai trò của các phần mềm quản lý quy trình – thủ tục
Quy trình là một chuỗi các nhiệm vụ có thể lặp lại, được thực hiện theo trình tự để đạt được một mục tiêu nào đó của doanh nghiệp, tổ chức. Quy trình công việc có thể bao gồm các hoạt động đơn giản như yêu cầu tạm ứng, thanh toán hóa đơn của nhân viên hoặc phức tạp như quản lý chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Thủ tục chỉ những việc phải làm theo một trình tự nhất định đã được quy định để tiến hành một công việc nào đó có tính chất chính thức.
Quản lý quy trình – thủ tục là việc giám sát, điều chỉnh tiến độ hoặc thực hiện các tác động lên quy trình – thủ tục sao cho các nhiệm vụ, tiến trình thực hiện được đúng và sớm đạt được mục tiêu.
Phần mềm quản lý quy trình – thủ tục là công cụ công nghệ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các yếu tố này sao cho nhanh gọn, chính xác mà không cần nhiều sự can thiệp của con người.
Các phần mềm quản lý quy trình – thủ tục có chức năng hỗ trợ xử lý và quản lý tiến độ của các quy trình – thủ tục này nhằm:
- Thúc đẩy sự nhanh nhẹn của doanh nghiệp, phối hợp công việc giữa các bộ phận và phòng ban thống suốt
- Liên tục theo dõi và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh
- Tăng cường sự tham gia của nhân viên vào mục tiêu phát triển chung của doanh nghiệp
- Nâng cao hiệu suất làm việc
- Cải thiện tối ưu vận hành doanh nghiệp
Top 5 phần mềm quản lý quy trình thủ tục tốt nhất cho doanh nghiệp
#1. Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE
Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE cung cấp các công cụ cần thiết cho doanh nghiệp quản trị và điều hành đơn giản, giúp tối ưu khả năng vận hành hiệu quả.
Phân hệ quản lý quy trình thủ tục của WEONE giúp doanh nghiệp chuẩn hóa, quản lý mọi quy trình thủ tục thực tế của doanh nghiệp lên hệ thống, nhằm tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, xử lý thủ tục, hồ sơ, nhanh chóng. Từ đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu vận hành, nâng cao năng suất.
Tính năng ưu việt của WEONE trong quản lý quy trình – thủ tục
Quản lý quy trình: Thiết lập, tạo mới quy trình nghiệp vụ thực tế của doanh nghiệp lên nền tảng số. Người dùng có thể tùy biến quy trình đường thẳng hay rẽ nhánh, tạo quy trình con lồng trong quy trình lớn giúp tiết kiệm thời gian xử lý công việc.
Quản lý thủ tục: Hỗ trợ doanh nghiệp tạo lập, cầu hình thủ tục thực tế của doanh nghiệp lên hệ thống.
Quản lý biểu mẫu: Tất cả các biểu mẫu có thể tạo trực tiếp ngay trên hệ thống. Mọi thông tin về biểu mẫu đã tạo – được duyệt hay không được duyệt đều được lưu trữ trên hệ thống để dễ dàng tìm kiếm lại.
Quản lý Form thông tin: Tạo mới, sửa, xóa, cấu hình form thông tin vào hệ thống giúp doanh nghiệp tạo dựng dữ liệu số phục vụ cho mục đích các công việc khác.
Quản lý hồ sơ đã đăng ký: Theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ, thống kê, phân loại từng loại hồ sơ một cách chi tiết từ đó nhân sự nhanh chóng bổ sung những hồ sơ còn thiếu.
Thống kê, báo cáo: Thống kê chi tiết tình trạng của quy trình thủ tục cần, giúp nhà quản trị nắm bắt mọi thông tin đồng thời thiết lập cảnh báo tự động. Khả năng thiết lập thời gian hoàn thành các nhiệm vụ trong quy trình, tự động gửi thông báo công việc đến các đối tượng liên quan trong quy trình (khi tạo lập quy trình mới, khi chuyển trạng thái Hoàn thành công việc…)
Tích hợp chữ ký số nội bộ: giúp giảm thời gian trình ký, phê duyệt hồ sơ, văn bản nội bộ .
Với WEONE, doanh nghiệp có thể giảm thiểu từ 40-70% chi phí cho các giấy tờ, tài liệu để thực hiện các quy trình, thủ tục. Hiệu suất công việc cũng được đẩy nhanh lên hơn 40 – 50% do nhân sự không mất thời gian đi lại xử lý các quy trình – thủ tục rườm rà hoặc các yêu cầu đơn giản như: xin nghỉ phép, tạm ứng,… cũng nhanh chóng được giải quyết mà không gặp các rào cản về địa lý.
#2. Phần mềm quản lý quy trình thủ tục Process Manager
Process Manager là giải pháp quản lý quy trình kinh doanh (BPM) dựa trên đám mây giúp người dùng theo dõi hiệu suất của công ty, đo lường tiến trình dự án, lập kế hoạch tài nguyên và quản lý hiệu quả lực lượng lao động. Giải pháp có các công cụ để tự động hóa quy trình kinh doanh, hợp lý hóa luồng thông tin, quản lý nhân viên và định cấu hình quy trình làm việc.
Giải pháp giúp ước tính thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành một dự án dựa trên hiệu suất trong quá khứ. Trình quản lý nhiệm vụ và danh sách việc cần làm cho phép người quản lý xác định các hoạt động hàng ngày và giao nhiệm vụ cho nhân viên. Các nhà quản lý cũng có thể xác định các nút thắt của quy trình, theo dõi các lĩnh vực cải tiến và làm nổi bật các lỗ hổng kỹ năng.
Các doanh nghiệp cũng có thể kết nối Trình quản lý quy trình với các ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), cho phép người dùng nhập và xuất dữ liệu trong thời gian thực. Các tính năng khác bao gồm báo cáo trực quan, nhận dạng khoanh vùng, theo dõi giờ có thể lập hóa đơn và không phải lập hóa đơn và đo điểm chuẩn của nhân viên.
#3. Quản lý quy trình thủ tục với Virtual Examiner – PCG
Virtual Examiner (Giám định viên ảo) – sản phẩm chủ lực của PCG Software, giám sát quy trình khiếu nại nội bộ của một tổ chức để tìm kiếm dữ liệu, báo cáo các hình thức thanh toán gian lận/lạm dụng, đồng thời tối đa hóa việc thu hồi tài chính. PCG Software’s Virtual Examiner đã cho phép các tổ chức chăm sóc sức khỏe nâng cao hệ thống xét xử các khiếu nại hiện tại của họ với hơn 31 triệu chỉnh sửa cho mỗi khiếu nại.
Giải pháp phần mềm giám sát quy trình xác nhận quyền sở hữu nội bộ của tổ chức, xác định các quyền sở hữu sai phạm và giảm chi phí cho việc mã hóa không đúng để tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
#4. Hệ thống quản lý quy trình thủ tục Monday.com
Monday.com là một trong những nền tảng cộng tác hàng đầu trên thị trường dành cho các nhóm cần không gian làm việc số hóa. Đây là phần mềm lý tưởng để quản lý tất cả công việc của bạn từ bán hàng đến quản lý dự án và danh mục đầu tư.
Lĩnh vực chính của Monday.com là sắp xếp hợp lý quy trình làm việc và giúp các nhóm và phòng ban liên kết với nhau. Thêm vào đó, nền tảng này giúp phân tích và hiển thị công việc một cách hợp lý, trực quan, vì vậy tất cả các thành viên trong nhóm đều dễ dàng theo dõi các trạng thái của dự án, biết nhiệm vụ và công việc tại bất kỳ thời điểm nào.
Khả năng tự động hóa monday.com của có thể tùy chỉnh. Khi bạn cần thông báo cho nhóm của mình, cập nhật trạng thái hoặc di chuyển nhiệm vụ theo quy trình làm việc, bạn đều có thể thực hiện trên monday.com. Có những hệ thống được tích hợp trong phần mềm để đảm bảo sẽ không có lỗi nhập thủ công, vì vậy bạn có thể ngừng lo lắng về các tác vụ lặp đi lặp lại.
#5. QNTRL
Được coi là một nền tảng điều phối quy trình làm việc tập trung vào quyền riêng tư và sẵn sàng cho doanh nghiệp được phát triển bởi Zoho Corporation. Qntrl là một công cụ mạnh mẽ giúp cải thiện khả năng hiển thị, kiểm soát và tự động hóa các quy trình của tổ chức.
Phần mềm được tạo ra cho những người giám sát các quy trình cho nhóm, bộ phận hoặc công ty của họ. Nó cho phép người dùng đơn giản hóa quy trình làm việc của họ bằng cách dễ dàng sắp xếp các tác vụ phức tạp.
Qntrl được phát triển để phục vụ nhu cầu của các tổ chức vừa, nhỏ và lớn. Nó cho phép họ sử dụng nền tảng tự động hóa quy trình làm việc đơn giản, dễ cấu hình và rất mạnh mẽ trong khi tránh chi phí cao cho khách hàng. Giải pháp cung cấp cả cái nhìn toàn cảnh và chi tiết về tất cả các quy trình làm việc của công ty.
Quy trình, thủ tục giải quyết nhanh chóng sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, nắm bắt nhanh chóng mọi cơ hội, giảm thiểu rủi ro gián đoạn từ các bước. Hãy sử dụng các phần mềm quản lý quy trình ngay hôm nay để tối đa hiệu suất của bạn.
