Hoà nhập với môi trường làm việc là điều mà nhiều nhân viên mới mong muốn có được khi bước chân vào doanh nghiệp. Từ đó Onboarding ra đời nhằm kết nối doanh nghiệp và người lao động. Vậy Onboarding là gì? Một quy trình Onboarding hiệu quả sẽ bao gồm các bước nào? WEONE mời các bạn theo dõi bài viết sau đây để tìm hiểu chi tiết hơn nhé!
Onboarding là gi?
Onboarding hiểu đơn giản như một môn học đầu tiên dành cho người mới. Quá trình Onboarding giúp nhân viên mới nhanh chóng hoà nhập và thích ứng với môi trường làm việc. Nhân viên nhanh chóng bắt kịp vào guồng quay công việc đồng nghĩa với việc hiệu quả công việc sẽ cao. Đây cũng là điều mà nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty hoạt động trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, mong muốn.
Trên thực tế, doanh nghiệp chỉ nên áp dụng một hệ thống Onboarding xuyên suốt cho vòng tuần hoàn nhân sự của mình. Điều này không có nghĩa là doanh nghiệp cố thủ một hình thức đào tạo duy nhất. VIệc thay đổi và sửa chữa những điều không còn phù hợp là cần thiết nhưng ta cần đảm bảo rằng chúng dựa trên những giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp đã xây dựng.
Lợi ích khi áp dụng Onboarding đối với doanh nghiệp
Tất nhiên, Onboarding đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Một số có thể kể đến như sau:
Tiết kiệm phí đào tạo của doanh nghiệp
Với một Onboarding hiệu quả, nhân viên của bạn chắc chắn sẽ hoà nhập rất nhanh với môi trường công việc mới. Như vậy, doanh nghiệp thực tế chỉ mất 1 lần chi phí đào tạo thay vì nhiều lần và dàn trải như các phương pháp khác.
Giảm tỷ lệ nghỉ việc
Tại sao lại nói Onboarding tốt sẽ làm giảm tỷ lệ nghỉ việc?
Như chúng ta đã biết, chi phí để đào tạo và hướng dẫn người mới chưa bao giờ là ít đối với các doanh nghiệp. Vì vậy, nếu có thể giảm thiểu được tối đa sự biến động nhân sự là điều tốt nhất. Onboarding tốt sẽ giữ chân được nhân viên gắn bó lâu dài và cống hiến hết mình cho công ty. Hãy để họ có những ấn tượng và trải nghiệm ban đầu thật sự tốt đẹp. Khi đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tin tưởng vào sự trung thành của nhân viên.
Giảm lo âu và stress cho nhân viên mới
Lo lắng là tâm trạng thường thấy của bất kỳ ai khi bắt đầu một công việc mới. Trong đầu bạn sẽ luôn bộn bề những suy nghĩ: làm cách nào để hòa nhập tốt, làm cách nào để thể hiện bản thân mình trước ban lãnh đạo… Để tạo một tinh thần thoải mái cho người lao động, tốt nhất, hãy áp dụng một quy trình Onboarding phù hợp.
Tăng hiệu quả làm việc
Người mới chắc chắn sẽ mất một thời gian để thích nghi với công việc mới và thời gian đó ngắn hay dài phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã áp dụng Onboarding như thế nào. Nếu công ty bạn training tốt, nhân viên mới chắc chắn sẽ đem lại hiệu quả và hiệu suất công việc cao.
Xây dựng quy trình Onboarding hiệu quả cho doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình Onboarding khác nhau, phù hợp với hoạt động và hình thức kinh doanh của mình. Tuy nhiên, các bạn có thể tham khảo 4 bước cơ bản hình thành nên một quá trình Onboarding dưới đây:
1. Bước đầu tiên: Pre – Onboarding
Pre – Onboarding hay còn gọi là giai đoạn trước khi bước vào Onboarding chính thức. Đây không phải là bước đóng vai trò quan trọng nhất nhưng là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến quyết định của nhân viên. Và tất nhiên, quyết định của họ là có nên lựa chọn công ty bạn để gắn bó hay không? Vì vậy, trong giai đoạn tiền Onboarding này, chúng ta nên tạo cho người mới một sự thoải mái và thân thiện nhất định. Một số công việc cần làm để tạo ấn tượng tốt với nhân viên mới như sau:
- Chuẩn bị bút và sổ tay công ty cho nhân viên mới.
- Chuẩn bị trước đồng phục công ty.
- Chuẩn bị các tài liệu có liên quan đến nội dung công việc, văn hoá và môi trường làm việc…
- Chuẩn bị vị trí làm việc cùng các trang thiết bị (nếu có).
- Chuẩn bị sẵn bản hợp đồng thử việc, nội quy công ty…để nhân viên có thể tìm hiểu.
2. Bước thứ hai: Chào đón nhân viên mới
Hãy chào đón nhân viên mới của bạn với thái độ cởi mở và thân thiện. Điều này được đánh giá là một trong những kỹ năng mềm cần thiết của người quản trị nhân sự. Bạn cần nắm rõ tâm lý của người mới là háo hức bắt tay ngay vào công việc. Vì vậy, bước thứ hai này nên được rút ngắn một cách tối đa và biến ngày làm việc đầu tiên trở nên đơn giản. Một số công việc phòng hành chính có thể hướng dẫn nhân viên mới như sau:
- Giới thiệu các phòng, ban trong công ty và dẫn nhân viên đến chào hỏi ban lãnh đạo cùng các đồng nghiệp, nhân viên khác.
- Giới thiệu về quy chế lương, thưởng, chấm công, chế độ BHXH, nghỉ phép…
- Bàn giao chỗ ngồi và các đồ dùng, trang thiết bị cần thiết để nhân viên có thể bắt đầu ngay vào công việc.
- Cuối ngày, bạn có thể tổ chức một bữa tiệc ngọt nho nhỏ để chào đón nhân viên mới.
Nhân viên mới chắc chắn sẽ đưa ra những câu hỏi và thắc mắc trong ngày đầu tiên làm việc này. Hãy giải thích cho họ một cách ngắn gọn và rõ ràng nhất nhé!
3. Bước thứ ba: Đào tạo nhân viên
Training là vấn đề quan trọng nhất khi tiếp nhận nhân viên mới. Bạn cần đảm bảo quá trình training đạt hiệu quả cao nhất. Đạt hiệu quả cao ở đây được thể hiện qua cách tiếp cận công việc của nhân viên là nhanh hay chậm và sau quá trình training, hiệu suất công việc của nhân viên này là bao nhiêu.
Một số lưu ý khi đào tạo nhân viên mới như sau:
- Sắp xếp người training phù hợp: Như chúng ta đã biết, quá trình training cho nhân viên mới có thể bao gồm toàn bộ thời gian họ thử việc. Ngoài việc cần có một “giáo án” bài bản, việc truyền đạt lại những kinh nghiệm thực tế cũng đóng vai trò quan trọng trong giúp nhân viên mới tiếp cận nhanh hơn với công việc.
- Hỏi thăm về tình hình công việc: Sau thời gian thử việc, phòng nhân sự cần có những hành động quan tâm đến nhân viên của mình như việc hỏi han về tình hình công việc, các vấn đề còn tồn tại hoặc những thắc mắc của nhân viên. Tuy đây là hành động nhỏ nhưng chúng thể hiện sự tôn trọng đối với người mới.
- Đánh giá năng lực của nhân viên: Thông thường, sau 6 tháng kể từ khi bắt đầu làm việc, người quản lý sẽ có những nhận xét về nhân viên và quyết định xem họ có thực sự phù hợp với doanh nghiệp mình hay không. Trong trường hợp họ phải rời đi, bạn hãy thẳng thắn trao đổi và cho họ một lý do thật chính đáng.
4. Bước cuối cùng: Giúp đỡ nhân sự mới
Vậy là cho đến thời điểm này, nhân viên của bạn đã chính thức bắt đầu quen với công việc, đồng nghiệp và môi trường doanh nghiệp. Người quản lý trực tiếp cần đưa ra những mục tiêu rõ ràng và mong muốn nhân viên của mình đạt được. Hãy trao cho họ những kỳ vọng và niềm tin rằng họ sẽ làm tốt công việc. Bên cạnh đó, người quản lý, đồng nghiệp và phòng nhân sự luôn sẵn sàng giúp đỡ, hỗ trợ nhân viên mới trong quá trình làm việc.
Bất kỳ một quy trình, hệ thống Onboarding nào nhằm cũng mục đích giúp nhân viên mới có thể tiếp cận với công việc một cách nhanh nhất. Hy vọng với các thông tin về Onboarding là gì, bài viết sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp trong quá trình quản trị nhân sự. Chúc các bạn thành công!
