Các bước xây dựng quy trình bàn giao công việc chuẩn nhất cho doanh nghiệp

4.8/5 – (5 bình chọn)

Để xây dựng một quy trình bàn giao công việc hiệu quả cho mọi doanh nghiệp thì cần phải tiến hành ra sao. Những yếu tố quan trọng nào sẽ kiến tạo nên thành công của một quy trình bàn giao công việc. Bài viết dưới đây chính là câu trả lời hiệu quả. 

Quy trình bàn giao công việc là gì?

Trước khi bổ nhiệm hoặc tuyển dụng nhân viên mới vào bất kỳ vị trí nào doanh nghiệp cần yêu cầu nhân viên cũ bàn giao lại toàn bộ công việc người đó đang đảm nhận. Dựa vào đó nhân viên mới sẽ dễ dàng nắm bắt công việc và tiếp tục vận hành công việc trong tương. 

Như vậy có thể hiểu quy trình bàn giao công việc là quy trình được tiến hành giữa nhân viên cũ sắp xin nghỉ và nhân viên mới tới nhậm chức. Quá trình này bao gồm việc bàn giao chi tiết công việc cần đảm nhiệm cùng các hồ sơ, tài liệu liên quan…

Việc bàn giao công việc diễn ra suôn sẻ thì hoạt động trong công ty mới không bị gián đoạn.

quy trình bàn giao công việc
Phương thức xây dựng quy trình bàn giao công việc hiệu quả cho mọi doanh nghiệp

Tầm quan trọng của quy trình bàn giao công việc 

Quy trình bàn giao công việc luôn đóng vai trò quan trọng với mỗi một doanh nghiệp. Quy trình này như những chiếc ốc vít ráp nối những phần quan trọng trong một cỗ máy. Bởi vậy muốn doanh nghiệp hoạt động hiệu quả thì quy trình bàn giao công việc cần phải bàn bản và hiệu quả với nhân viên. 

Dưới đây là những lợi ích thiết thực mà một quy trình bàn giao công việc có thể đem tới

Duy trì hoạt động liên tục

Tính liên tục trong hoạt động của công ty là rất quan trọng. Một nhân viên rời đi nhưng các dự án cũng như hoạt động của công ty vẫn phải tiếp tục hoạt động. 

Công ty vẫn sẽ có cần phải đáp ứng các nhu cầu của khác, tiếp tục tạo ra lợi nhuận để có hiện thực hóa những mục tiêu trong tương lai. Do đó, cần phải đảm bảo rằng khi một người rời khỏi bất kỳ doanh nghiệp nhất định nào, cần có một quy trình bàn giao chính thức và thích hợp để hoạt động liên tục có hiệu quả.

Duy trì hiệu suất làm việc

Hiệu suất làm việc của nhân viên ở một vị trí luôn cần phải được đảm bảo ổn định. Tuy nhiên khi một nhân viên mới tiếp quản một vai trò mới trong một doanh nghiệp họ có thể cần thời gian để tìm hiểu cũng như thích nghi. 

Điều này có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp về khả năng đạt được các mục tiêu. Ví dụ, nếu một chuyên viên bán hàng rời công ty, một nhân viên mới có thể bị buộc phải mở mối quan hệ với khách hàng mới hoặc tiếp tục xây dựng mối quan hệ với khách hàng cũ. Điều này có ảnh hưởng trực đến doanh thu và khối lượng sản phẩm bán ra của doanh nghiệp.

Nhân viên thường cảm thấy chán nản, căng thẳng và không thể hoàn thành công việc như mong đợi nếu họ bị rơi xuống vực sâu mà không có đủ sự hỗ trợ. Do đó, thông qua một quy trình bàn giao nhân viên chính thức, một nhân viên mới có thể tiếp nhận công việc với tâm thế sẵn sàng cống hiến, vui vẻ, tích cực.

quy trình bàn giao công việc
Quy trình bàn giao công việc giúp duy trì hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp

Duy trì khách hàng quen thuộc

Mỗi nhân viên có thể có thông tin quan trọng liên quan đến khách hàng và họ thường phát triển sự gắn bó với một số cá nhân nhất định trong công ty. Vì thế quá trình bàn giao khách hàng cũng như những thông tin quan trọng trước khi nghỉ việc đóng vai trò quan trọng nhằm tiếp tục duy trì lượng khách hàng quen thuộc. Đặc biệt từ đó có thể đưa ra những thông điệp cũng như những yêu cầu liên quan tới công việc 

Không đánh mất thông tin quan trọng

Nhân viên nghỉ việc có thể đang nắm giữ các thông tin, quy trình và bằng sáng chế quan trọng của công ty. Nếu không có quá trình tiếp quản bàn giao suôn sẻ, những thông tin đó có thể bị mất. 

Một số thông tin mà nhân viên đang quản lý sẽ có liên quan đến các quy trình nội bộ. khi một nhân viên rời khỏi doanh nghiệp nếu  không thực hiện một quy trình bàn giao, tiếp quản đúng đắn thì chúng có thể bị thất lạc và biến mất hoàn toàn. 

Quy trình bàn giao công việc chuyên nghiệp sẽ giúp hạn chế việc đánh mất những thông tin quan trọng

Các bước trong quy trình bàn giao công việc

#1. Chuẩn bị 1 bản mô tả công việc cần bàn giao

Trước khi hướng tới một định hướng nghề nghiệp khác cho bản thân thì nhân viên cần phải chuẩn bị một bản mô tả công việc thật đầy để người mới có thể tiếp nhận vị trí ấy một cách thuận lợi.  

Dù người mới là một nhân viên có dày dạn kinh nghiệm nhưng mỗi một doanh nghiệp sẽ có kế hoạch làm việc khác nhau, yêu cầu khác nhau. Chính vì thế nên bản mô tả này sẽ giúp cho nhân viên mới có thể nhanh chóng hiểu được rằng bản thân mình cần phải hoàn thành những công việc cụ thể nào. Đó chính là nền tảng để có thể giúp doanh nghiệp phát triển hơn nữa. 

Bản mô tả công việc này cần nêu được rõ nhiệm vụ cần hoàn thành kèm theo cả mức KPI công việc, kỹ năng làm việc cần thiết để nhân viên mới đảm nhận tốt nhất. Có KPI cụ thể nhân viên mới có thể nhìn vào đó để cố gắng phấn đấu và cống hiến hết sức mình ở một môi trường mới mà không mất quá nhiều thời gian để thích nghi. 

quy trình bàn giao công việc
Trước khi nghỉ nhân sự cũ cần phải chuẩn bị một bản mô tả công việc cần bàn giao

#2. Chuẩn bị thật kỹ những thông tin liên quan tới công việc 

Những thông tin này đóng vai trò vô cùng quan trọng với nhân sự mới. Bởi thông tin được tiếp nhận càng chi tiết thì người mới mới có thể tiếp nhận nó một cách hiệu quả, đẩy nhanh tiến độ hiện tại của công việc. 

Một bản thông tin đầy đủ với công việc sẽ bao gồm: 

  • Một danh sách nói về deadline cơ bản mà người mới cần phải thực hiện
  • Chi tiết về các đầu việc cần phải hoàn thành mỗi ngày
  • Tất cả các thông tin liên quan tới các dự án đang hoạt động
  • Toàn bộ thông tin về các tài khoản đăng nhập (máy tính, hệ thống trong doanh nghiệp,…)
  • Tất cả các bản hợp đồng với đối tác cũng như thông tin liên quan tới khách hàng đang phụ trách 
quy trình bàn giao công việc
Thông tin liên quan tới công việc sẽ giúp nhân viên mới thích nghi nhanh hơn

#3. Thiết lập bản kế hoạch trong những tuần đầu tiên cho nhân sự mới

Một nhân viên mới sẽ luôn cần phải có một khoảng thời gian nhất định để có thể thích ứng với văn hoá công ty cũng như môi trường làm việc. Bởi vậy nên việc thiết lập sẵn sàng kế hoạch làm việc chi tiết trong những tuần đầu tiên cho nhân sự chính là một giải pháp hiệu quả cho vấn đề này. 

Nhờ bản kế hoạch này nhân viên có thể tiếp thu kiến thức cũng như nắm bắt công việc hiệu quả hơn. Đặc biệt điều này sẽ góp phần đảm bảo hoạt động của công ty vẫn sẽ diễn ra bình thường. 

Bên cạnh đó, người bàn giao công việc có nghĩa vụ phải thông báo với đối tác, khách hàng hiện tại về sự thay đổi nhân sự này để khách hàng cảm thấy họ được tôn trọng và không quá  bất ngờ. Việc sắp xếp một cuộc gặp gỡ giữa nhân viên mới và khách hàng cũng sẽ khiến cho doanh nghiệp cảm thấy dễ dàng giải quyết công việc. 

quy trình bàn giao công việc
Bản kế hoạch trong tuần đầu sẽ giúp quy trình bàn giao công việc hoạt động hiệu quả hơn

#4. Cần có sự hướng dẫn trực tiếp trong thời gian đầu

Cần phải có sự hướng dẫn trực tiếp trong thời gian đầu để có thể để người cũ có thể tiếp nhận công việc một cách trực quan với tâm thế tự tin nhất. Nhân viên mới có thể tới làm việc cùng người cũ một thời gian vừa để nhanh chóng thích nghi, vừa để nhận được sự chỉ dẫn trực tiếp. 

Trong trường hợp nhân viên cũ nghỉ một cách đường đột thì công ty cần phải chủ động cử một người nhân viên có kinh nghiệm chỉ dẫn trực tiếp công việc cho người mới trong một tháng đầu. Cùng nhau hỗ trợ và phát triển sẽ giúp hoạt động của doanh nghiệp không bị gián đoạn mà chất lượng công việc vẫn được đảm bảo. 

Như vậy để xây dựng quy trình bàn giao công việc hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm vững được những bước trên để có thể giúp quá trình vận hành không bị ảnh hưởng quá nhiều bởi những thay đổi nhân sự trong công ty. 

Bạn có biết, tại Việt Nam có tới hơn 80% lãnh đạo doanh nghiệp muốn chuyển đổi số và 65% doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư mạnh vào chuyển đổi số, tuy nhiên lại có đến 53,7% doanh nghiệp gặp vấn đề về các giải pháp làm việc nội bộ.

Để khắc phục tình trạng đó hãy trải nghiệm miễn phí Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE! Thử nghiệm hoặc đăng ký hỗ trợ tư vấn chuyên sâu 1-1 để giải quyết những vấn đề về quản trị doanh nghiệp TẠI ĐÂY!

Bài viết mới nhất

Đăng ký nhận tin

Để lại thông tin để nhận được nhiều thông tin thị trường mới nhất

Theo dõi Facebook

Tham gia cộng đồng

Cộng đồng Tư vấn-Hỗ trợ Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp

Đăng ký nhận thông tin từ WEONE

Đăng ký demo

Tư vấn trực tiếp

0904 805 255