Xây dựng môi trường làm việc ‘không khoảng cách’ để linh hoạt hơn trước mọi tình huống là giải pháp tốt nhất để ‘sống chung’ với đại dịch. Trước sự thất thường của các đợt bùng phát, càng nhanh chóng tìm ra cách thích ứng, doanh nghiệp càng sớm đi vào ổn định để sẵn sàng cho sự ‘chuyển mình’ !
5 bài toán lớn trong mô hình làm việc bình thường mới
Để phản ứng nhanh với những kịch bản xấu trước các đợt bùng phát bất ngờ và biến khoảng cách vật lý không còn là trở ngại lớn trong vận hành, doanh nghiệp buộc phải trở nên linh hoạt hơn theo nhiều cách khác nhau! Theo dữ liệu khảo sát trước và trong đợt bùng phát lần thứ 4:
- 38% doanh nghiệp tham gia khảo sát đã bắt đầu triển khai mô hình nửa văn phòng, nửa làm từ xa.
- 27% tìm cách giảm lượng nhân viên tới văn phòng.
- 91% doanh nghiệp cũng tin tưởng mô hình làm việc không khoảng cách sẽ là xu hướng ổn định trong tương lai.
- 74% nhân sự cũng ủng hộ và mong muốn doanh nghiệp đưa ra mô hình làm việc linh hoạt hơn kể cả khi đại dịch kết thúc.
Đi qua những nốt trầm kéo dài của chỉ thị giãn cách, lãnh đạo doanh nghiệp là người thấu hiểu tầm quan trọng của việc quản lý và vận hành từ xa hơn ai hết. Và để không chỉ ‘sống chung’ mà còn ‘sống tốt’ trước các tình huống bất lợi trong tương lai, xóa bỏ khoảng cách trong vận hành, quản trị sẽ tiếp tục là kế hoạch ưu tiên triển khai trong thời gian tới.
Tuy nhiên, ở mặt ngược lại của vấn đề, trong 358 doanh nghiệp tham gia khảo sát, vẫn có 8% tổng số lãnh đạo chưa công nhận tính hiệu quả của việc cộng tác từ xa. Đứng dưới góc độ nhà quản lý, điều này cũng dễ hiểu khi song song với những lợi ích của việc ‘linh động hóa’ và chuyển đổi nhanh cách thức vận hành, doanh nghiệp cũng phải đối mặt với nhiều thách thức như:
1. Thiếu công cụ hỗ trợ quản lý, giám sát tiến độ công việc
Ban lãnh đạo khó lòng nắm bắt tiến độ công việc được giao, gặp nhiều điểm mù trong quản trị khiến doanh nghiệp vận hành không được trơn tru, gây áp lực lên cả sếp và nhân viên bởi các cuộc họp liên tục hay tình trạng thiếu tập trung, quên việc, trôi việc ở nhiều đội nhóm. Thực tế ghi nhận trong giai đoạn giãn cách vừa qua, 31% doanh nghiệp thiếu công cụ làm việc từ xa; 43.17% thiếu tính kỷ luật khi làm việc tại nhà.
2. Quy trình rườm rà, nhiều thủ tục, giấy tờ
Việc đề xuất, phê duyệt trở nên chậm trễ trước tình trạng luân phiên nhân sự tại văn phòng, đồng thời phụ thuộc phần lớn vào sự có mặt của cấp quản lý, lãnh đạo. Bên cạnh đó nhiều quy ước chưa thống nhất, mỗi phòng ban làm theo cách riêng của mình cũng tạo nhiều ma sát nội bộ đồng thời gây nhiều trở ngại cho người quản lý.
3. Đứt gãy trong khâu giao tiếp khiến hiệu suất công việc đi xuống
Phản hồi chậm, ngắt quãng khiến việc cộng tác phòng ban khó càng thêm khó khi làm việc từ xa nhất là lúc cần triển khai các công việc vừa nhanh, vừa gấp! Tình trạng ‘thoắt ẩn thoắt hiện’ của nhân sự cũng là một phần nguyên do khiến nhiều lãnh đạo không an tâm khi cho một bộ phận công ty làm việc tại nhà.
4. Khó khai sử dụng thác tài liệu khi không lên văn phòng
Hồ sơ giấy tờ lưu trữ tản mác, mỗi phòng ban, chi nhánh quản lý tài liệu độc lập theo cách riêng dẫn tới sự thiếu sự đồng bộ và bất tiện trong khai thác thông tin. Không có không gian lưu trữ và quản lý tài liệu tập trung kết hợp với sự đứt gãy trong giao tiếp, nhiều công việc, quy trình vốn đã chậm lại càng thêm chậm!
5. Lực cản nội bộ do các trải nghiệm xấu với nhiều giải pháp công nghệ
Các phần mềm chuyển đổi số quá cồng kềnh phức tạp, có những chức năng phần thiếu phần thừa, thay vì ‘tối ưu hiệu suất’ lại khiến công việc hàng ngày thêm tốn thời gian và không có hiệu quả rõ rệt. Đây cũng là nguyên do tạo nên sự nghi ngại trong nội bộ doanh nghiệp và cảnh giác trước những thay đổi về công nghệ, phần mềm, đặc biệt là với những mô hình truyền thống hay có đội ngũ nhân sự lớn tuổi.
WEONE – Lời giải mới cho các thách thức đương thời trong điều hành & quản trị doanh nghiệp
WEONE là hệ thống tự động hóa doanh nghiệp được phát triển bởi FSI dựa trên quá trình làm việc sát sao cùng các CEO. Theo đó, để tăng sức chống chịu của doanh nghiệp trước các chỉ thị giãn cách, chuyển đổi số là ‘liều vaccine’ tất yếu.
Từ góc nhìn của WEONE, chuyển đổi số phải được triển khai có chiến lược và có lộ trình rõ ràng, từ đơn giản đến phức tạp; từ ứng dụng quan trọng, cấp thiết tới khả năng mở rộng trong tương lai. Bởi vậy, WEONE luôn tập trung vào những chức năng trọng yếu nhất với tính chọn lọc cao để từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách, tránh lãng phí ở các hệ thống cồng kềnh, không khai thác hết công năng.
Thấu hiểu tính cấp thiết trong số hóa mô hình làm việc và các thách thức đương thời, WEONE mang đến giải pháp gồm nhiều tích hợp nhiều tính năng thiết yếu giúp đơn giản hóa điều hành, quản trị và xóa bỏ khoảng cách khi cộng tác từ xa thông qua tự động hóa các hoạt động thiết yếu như quy trình thủ tục, quản lý công việc, quản lý kho tài liệu. Mang tới lời giải mới cho bài toán quản trị đương thời, ưu điểm của WEONE là:
- Quản trị công việc tập trung trên một nền tảng: Giảm sự phân mảnh khi sử dụng cùng lúc nhiều ứng dụng phần mềm. Cung cấp góc nhìn 360 độ từ tổng quan đến chi tiết quy trình, tiến độ và hiệu suất công việc mỗi cá nhân, đội nhóm với các báo cáo, thống kê trực quan. Từ đó giúp nhà quản lý an tâm điều hành từ xa, giảm tần suất họp mà không lo chậm trễ kế hoạch hay phát sinh mâu thuẫn nội bộ
- Số hóa quy trình, thủ tục: Thay thế hoàn toàn các thủ tục bàn giấy bằng quy trình số với tính minh bạch cao về thời gian và trách nhiệm của từng nhân sự liên quan – chẳng hạn như đề xuất, ký duyệt, tạm ứng, thanh toán…. Quy trình thủ tục có thể tùy chỉnh không giới hạn theo yêu cầu, đặc thù riêng hoặc tối ưu hóa thời gian, nguồn lực thông qua các thiết lập tự động, ví dụ như phê duyệt, chuyển tiếp hoặc thông báo tới bên liên quan.
- Đơn giản hóa thách thức về quản trị và khai thác tài liệu: Tạo kho lưu trữ trực tuyến, an toàn bảo mật giúp nhân sự truy cập và khai thác sử dụng thông tin từ bất cứ đâu chỉ với 1 click. Đồng thời tạo không gian ‘cộng tác’ chung cho phép nhân sự chỉnh sửa, ghi chú thậm chí thay thế, đính kèm các tài liệu mới nhưng vẫn có thể truy xuất, khôi phục file gốc. Trong những trường hợp giãn cách bất ngờ hay công ty nằm trong vùng ‘giăng dây’, đây cũng là chức năng giúp ‘cứu cánh’ nhiều doanh nghiệp!
- Phù hợp cho mọi quy mô và giai đoạn phát triển của doanh nghiệp: WEONE là giải pháp mở với khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu sử dụng của mỗi doanh nghiệp từ lúc mới thành lập được một vài năm cho đến khi phình to, nhân rộng về quy mô, nhận sự. Đồng thời với khả năng tích hợp với các phần mềm, hệ thống sẵn có của doanh nghiệp, WEONE cũng giúp quá trình triển khai ban đầu diễn ra nhanh chóng, thuận tiện hơn và không gây ra quá nhiều xáo trộn.
Bên cạnh đó, một trong những ưu điểm nổi bật của hệ thống là sự đơn giản – đơn giản trong triển khai, đơn giản trong giao diện, đơn giản trong cách sử dụng. Với ngôn ngữ thuần Việt, dễ hiểu, dễ dùng, đội ngũ nhân sự – dù mới tốt nghiệp ra trường hay đã có thâm niên kinh nghiệm – đều có thể ứng dụng nhanh mà không tốn nhiều thời gian làm quen, đào tạo. Điều này cũng góp phần xóa bỏ phần nào các trở ngại trong tâm lý cũng như lực cản nổi bộ trước những ứng dụng công nghệ mới!
Nhìn chung, đại dịch đã đang và sẽ còn mang đến nhiều ảnh hưởng sâu, rộng tới doanh nghiệp Việt. Trước những hạn chế về ngân sách, những ưu tiên sống còn trong thay đổi, doanh nghiệp càng cần phải tỉnh táo cân nhắc về những chiến lược thích ứng quan trọng. Và trong bối cảnh đó, WEONE luôn đồng hành cùng doanh nghiệp với những giải pháp tập trung vào trọng điểm để giải tỏa các khó khăn trong thời kỳ ‘tái thiết’ và xóa bỏ mọi khoảng cách, rào cản trong vận hành.
