Càng phình to về quy mô, nhân sự, doanh nghiệp càng khó quản lý. Trong thời đại cá nhanh nuốt cá chậm, nếu cứ tiếp tục duy trì các nghiệp vụ thủ công, làm việc trên giấy tờ thì sẽ chẳng thể mở rộng hay bắt kịp ‘bước tiến’ thị trường khi các đối thủ đang vận hành ngày càng nhanh chóng, tối ưu hơn nhờ các giải pháp công nghệ.
Để thu hẹp khoảng cách với các doanh nghiệp lớn và giữ vững tốc độ tăng trưởng trước sự tấn công mạnh mẽ của đơn vị ‘đi sau’, vấn đề cốt lõi không chỉ nằm ở chiến lược tổng thể mà còn ở khả năng hiện thực hóa chúng. Thế nên với SMEs, để tiếp tục tăng trưởng về quy mô, tối ưu hóa hệ thống vận hành và tốc độ độ triển khai công việc chính là những ưu tiên then chốt.
Lúc này phần mềm công nghệ chính là những lời giải tốt nhất!
Vì sao SMEs nên ứng dụng phần mềm công nghệ vào quản trị doanh nghiệp & đổi mới cách thức vận hành?
Có nhiều hơn một lý do để các SMEs Việt Nam nên đưa công nghệ vào cải cách hệ thống quản trị. Trước hết đó là áp lực cạnh tranh khi thị trường ngày càng phẳng hóa. Không chỉ cạnh tranh với đối thủ trong nước, doanh nghiệp còn phải đề phòng trước các cuộc đột kích, thâm nhập của các tên tuổi nước ngoài – chẳng hạn Nhật, Hàn, Trung Quốc. Với lợi thế về hệ thống vận hành tự động, khoa học kế thừa từ các quốc gia tiên tiến, nhiều công ty nước ngoài dù ‘đi sau’ nhưng lúc nào cũng có thể ‘vượt lên dẫn trước’ ngay trên chính sân nhà của doanh nghiệp Việt.
Bởi vậy, khoan nói đến vận hành nhanh hơn, tối ưu hơn, hiệu suất hơn hay chi phí thấp hơn đối thủ, để cạnh tranh trước xu thế ‘chuyển đổi số’ mạnh mẽ như hiện tại, ít nhất doanh nghiệp phải ‘thu hẹp’ khoảng cách công nghệ đã!
Nhiều doanh nghiệp cũng băn khoăn liệu triển khai các phần mềm hỗ trợ có nên là ưu tiên cần cân nhắc khi vẫn đang quản lý tốt bằng sức người. Câu trả lời có thể là có hoặc không. Tuy nhiên, hãy nghĩ về bài toán vận hành của doanh nghiệp trong 3-5 năm trước và suy nghĩ về 3-5 năm tiếp theo, liệu cách thức quản lý ban đầu có còn đủ sức ‘lèo lái’ cho sự thay đổi về quy mô – Ví dụ như sự gia tăng gấp bội trong số lượng quy trình, công việc như báo giá, đấu thầu, mua bán, giao nhận, xuất hóa đơn, công nợ, tạm ứng chẳng hạn.
Đôi lúc, không nhất thiết cứ phải chờ tới quy mô 100-200 người mới thật sự cần ‘số hóa’ bộ máy điều hành. Thay vì nhìn nhận các hệ thống phần mềm như giải pháp khắc phục khó khăn, nhà lãnh đạo nên coi công nghệ như cách vận hành mới để những công việc đã tối ưu, còn có thể tối ưu hơn. Từ đó đơn giản hóa các bài toán tổng thể và tạo sức bật tăng trưởng, mở rộng quy mô khi thời cơ đến.
Với những SMEs hướng đến việc gọi vốn hay trên đà phát triển, mở rộng, việc tích hợp các hệ thống tự động vào vận hành doanh nghiệp càng sớm sẽ mang lại càng nhiều lợi ích. Chẳng hạn như:
- Giảm gánh nặng quản trị lên nhà quản lý – giải phóng khỏi vai trò quản lý, điều phối, giám sát thậm chí đốc thúc công việc, thay vào đó dành nhiều thời gian hơn cho việc định hướng và phát triển chiến lược đặc biệt là trong giai đoạn có nhiều cơ hội xen lẫn thách thức như hiện tại
- Giảm mâu thuẫn phòng ban – minh bạch về trách nhiệm và vai trò của mỗi cá nhân, bộ phận trong quy trình, công việc, tránh tình trạng đùn đẩy, đổ lỗi
- Tăng tính kỷ luật trong công việc – tính năng thông báo tự động, nhắc nhở và đánh giá tiến độ, hiệu quả công việc vừa giúp người quản lý đánh giá tình hình chung đồng thời vừa tránh tình trạng quên việc, trôi việc
- Thúc đẩy cộng tác nội bộ: thông qua sự thống nhất về quy trình, sự dùng chung về dữ liệu. Tất cả làm việc trên cùng một hệ thống, một mục tiêu, một quy trình, tạo sự trơn tru trong công việc
- Tối ưu hiệu suất vận hành: loại bỏ các công việc thủ công như thống kê báo cáo, nhập liệu, tìm dữ liệu, chuyển phát/ xử lý thủ tục giấy tờ…. Đồng thời cắt giảm các chi phí do sai sót hay làm đi làm lại do sai quy chuẩn…
- Đặt nền tảng cho sự tăng trưởng, mở rộng: tạo sự sẵn sàng khi quy mô doanh nghiệp, nhân sự vượt quá khả năng quản trị bằng sức người. Đặt nền móng bài bản ngay từ bước đầu sẽ tạo sức bật nhanh hơn trước những cuộc đua mới
Những trăn trở trên con đường chuyển đổi mô hình điều hành, quản trị
Dù ‘chuyển đổi số’, ứng dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp vào cải cách bộ máy điều hành đang là ‘câu khẩu hiệu’ được hô hào nhất mọi thời đại nhưng đây vẫn là tiến trình với nhiều trăn trở. Theo khảo sát của phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam VCCI:
- 55,6% SMEs lo lắng về chi phí ứng dụng công nghệ
- 38,9% thiếu cơ sở hạ tầng công nghệ số
- 32,3% thiếu nhân lực nội bộ để ứng dụng công nghệ số
Với đa số doanh nghiệp, việc số hóa cách thức quản trị, điều hành đối với nhiều doanh nghiệp vẫn chỉ dừng lại ở mặt phương hướng chiến lược mà chưa được cụ thể hóa bằng thực thi. Nhiều doanh nghiệp vẫn loay hoay chưa biết bắt đầu từ đâu và đặc biệt gặp khó khăn trong việc chọn lựa nền tảng khi mỗi đơn vị lại có một bài toán riêng, đặc thù riêng!
Bên cạnh đó, mỗi lần thay đổi và triển khai với phần mềm mới đều cần đánh đổi bằng thời gian, chi phí thậm chí là hiệu suất công việc trong thời gian đầu làm quen. Vì vậy các nhà lãnh đạo luôn cố gắng hạn chế tối đa các thay đổi không thiết yếu và tìm kiếm những giải pháp có thể đồng hành cùng doanh nghiệp trên chặng đường phát triển về quy mô để vừa hoạt động bài bản ngay từ bước đầu vừa linh động đáp ứng được những nhu cầu mới trong quá trình mở rộng.
Đại dịch Covid-19 cũng có thể được xem như yếu tố nửa thúc đẩy, nửa cản trở tiến độ chuyển đổi số tại Việt Nam:
- Không số hóa mô hình quản trị, vận hành doanh nghiệp có thể sẽ gặp nhiều trắc trở, gián đoạn trước các đợt giãn cách
- Muốn chuyển đổi, doanh nghiệp lại gặp bài toán nan giải về tính hiệu quả – chi phí và đòi hỏi thành công ngay trong lần đầu!
Trước sự co lại về ngân sách và siết chặt các khoản chi, việc đầu tư vào đâu, như thế nào đang trở thành những trăn trở lớn của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là SMEs Việt.
Đơn giản hóa bài toán quản trị doanh nghiệp với phần mềm WEONE
WEONE là hệ thống tự động hóa doanh nghiệp được phát triển bởi FSI – 1 trong 10 đơn vị đi đầu về các giải pháp chuyển đổi số với mục tiêu đơn giản hóa các thách thức điều hành, quản trị bằng công nghệ. Qua đó giúp tối ưu hiệu suất vận hành và giảm chi phí lãng phí cho các công việc thủ công, kém quan trọng nhưng lặp đi lặp lại trong quy trình thủ tục, quản trị công việc & kho tài liệu!
Một trong những ưu điểm nổi trội khiến WEONE trở thành phần mềm tối ưu cho SMEs là tính ‘đơn giản’. Nhiều phần mềm trên thị trường hiện nay đang khá ‘đồ sộ’ về quy mô và tích hợp nhiều chức năng không thiết yếu hoặc ít được dùng tới. Điều này dẫn tới sự phức tạp trong sử dụng cũng như ‘chảy máu ngân sách’ khi đầu tư 1 phần mềm lớn nhưng không khai thác hết công năng.
Đặt trọng tâm vào những tính năng thiết yếu trong điều hành, quản lý, WEONE mang đến các lựa chọn tinh gọn hơn giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí đầu tư và nâng cao tối thiểu 30-40% hiệu suất xử lý công việc. Ngoài ra với khả khả năng tích hợp chặt chẽ với các phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng, WEONE cũng giúp tạo ra những thay đổi lớn trong vận hành nhưng không mang tới quá nhiều xáo trộn khi đi vào triển khai sử dụng. Điều này cũng giúp giảm thiểu thời gian triển khai và làm quen với phần mềm mới, giúp các đội nhóm ứng dụng nhanh hơn vào thực tiễn.
Bên cạnh đó, khác với các phần mềm đóng trên thị trường, WEONE là giải pháp mở với khả năng tùy biến linh hoạt theo yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp. Thế nên thay vì phải chuyển đổi phần mềm khi doanh nghiệp ‘phình to’ về quy mô, nhà quản lý vẫn ‘an tâm’ sử dụng ngay cả khi khối lượng công việc hay quy trình thủ tục nhả vọt nhanh chóng trong vài năm tới.
Đồng hành dài hạn cùng doanh nghiệp trên hành trình phát triển, đơn giản dễ dùng, tìm hiểu ngay các tính năng nổi trội của WEONE để tối ưu quản trị và tăng cường lợi thế cạnh tranh trong thời kỳ mới!
