Để có thể cập nhật nhanh chóng và chính xác những thay đổi, dịch chuyển linh động trong bộ máy nhân sự của mỗi doanh nghiệp, thông báo thay đổi nhân sự là yếu tố cần trong quá trình vận hành. Ngoài mục đích thông báo tới nội bộ công ty, đối tác, khách hàng thì mẫu thông báo thay đổi nhân sư nội bộ còn mang vai trò gì? Chúng có vai trò gì trong việc đảm bảo lợi ích doanh nghiệp? Khám phá ngay trong bài viết dưới đây của WEONE.
Sơ lược về mẫu thông báo thay đổi nhân sự nội bộ
Trong doanh nghiệp, mỗi biểu mẫu đều mang những chức năng chính đó chính là thông báo và lưu trữ cũng như bàn giao thông tin quan trọng tới toàn thể cán bộ nhân viên công ty. Tương tự mẫu báo cáo nhân sự nội bộ cũng mang những vai trò chính như trên.
Ngày nay, khi văn hoá nghỉ việc đang là trào lưu trong giới trẻ thì nhiều doanh nghiệp thường xuyên phải đối mặt với tình trạng thay đổi, luân chuyển nhân sự. Yếu tố nhân sự thường có mối liên quan mật thiết tới công việc kinh doanh, làm ăn trong doanh nghiệp.
Bởi vậy những thay đổi của nhân sự phụ trách cần phải được thông báo cập nhật sớm nhất để đối tác, khách hàng của công ty có thể nắm bắt tránh xảy ra những hệ lụy đáng tiếc như lợi dụng danh nghĩa công ty để trục lợi
Thực tế đã cho thấy nhiều nhân sự cũ trong công ty có mối quan hệ tốt với các khách hàng thì họ hoàn toàn có thể tiếp tục duy trì các mối quan hệ đó hòng tư lợi cho chính bản thân mình sau khi nghỉ việc.
Việc thông báo thay đổi nhân sự nội bộ còn là cách để các công ty, doanh nghiệp có thể bảo đảm quyền lợi cho chính mình trong trường hợp nhân sự cũ đã không còn đáp ứng các điều kiện tiêu chuẩn. Điều này cũng giúp doanh nghiệp giữ được uy tín với các đối tác, duy trì được bộ máy vận hành trong trong nền kinh tế đào thải khốc liệt.
Mẫu thông báo thay đổi nhân sự nội bộ thường được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Nhân sự xin nghỉ việc vì các lý do khách quan hoặc chủ quan khác nhau: bãi nhiệm nhân sự, các nhân sự nghỉ việc do quá độ tuổi lao động.
- Do điều kiện công ty và xã hội mà bắt buộc phải tiến hành thay đổi cơ cấu cũng như thay đổi nhân sự phụ trách.
Cách thức hoàn hảo để soạn thảo thông báo thay đổi nhân sự nội bộ
Hiểu được vai trò quan trọng của mẫu thông báo thay đổi nhân sự, sau đây hãy khám phá ngay cách thức hoàn hảo nhằm xây dựng mẫu thông báo thay đổi nhân sự nội bộ.
Bố cục của mẫu thông báo thay đổi nhân sự nội bộ
Để đảm bảo được hình thức cũng như tính mạch lạc của văn bản hành chính, mẫu thông báo thay đổi nhân sự nội bộ cần phải tuân thủ một số những nguyên tắc cụ thể. Về cơ bản chúng cần phải đảm bảo được những thông tin sau:
+ Tên công ty: Thường trình bày ở phía trên cùng góc bên trái, viết hoa
+ Quốc hiệu – tiêu ngữ: Trình bày bên góc bên phải của thông báo, viết hoa,
+ Địa điểm, ngày, tháng, năm thực hiện thông báo
+ Tên thông báo: Thông báo về việc thay đổi nhân sự phụ trách
+ Thông tin căn cứ để thực hiện thông báo này. Gợi ý: Chúng có thể dựa trên: Bộ luật Lao động, Luật Doanh nghiệp hay các quyết định có liên quan, các điều lệ, đơn xin thôi việc, quyết định về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm của công ty/ doanh nghiệp cũng như các đơn vị kinh doanh khác.
+ Kính gửi: Ghi tên đối tượng nhận hoặc nơi nhận được thông báo thay đổi nhân sự này là ai? Thông thường mẫu thông báo thay đổi nhân sự nội bộ này sẽ được gửi đến khách hàng và đối tác của doanh nghiệp.
+ Nội dung chính của thông báo: Thông tin cơ bản về đối tượng nghỉ việc, lý do nghỉ việc, nhân sự sẽ tiếp nhận công việc, thông tin liên lạc cụ thể.
+ Phần kết: Bày tỏ được mong muốn tiếp tục hợp tác đối với các đối tác, khách hàng trong một thời gian sớm nhất.
+ Trình bày rõ ràng thời gian, địa điểm thực hiện thông báo thay đổi nhân sự
+ Chữ ký và đóng dấu xác nhận của Giám đốc công ty hoặc trưởng bộ phận phụ trách nhân sự.
Nội dung chính của mẫu thông báo thay đổi nhân sự nội bộ
Dù doanh nghiệp có môi quy mô nhỏ hay lớn thì mẫu thông báo thay đổi nhân sự cần phải được chăm chút, cẩn trọng với từng đề mục.
– Với mục thông tin của nhân sự đã rời khỏi doanh nghiệp, cần phải nêu rõ:
+ Họ và tên
+ Chức vụ, phòng ban làm việc trong công ty
+ Mã nhân viên
+ Thời gian làm việc trong doanh nghiệp: Từ ngày… đến ngày….
+ Kể từ ngày .., cá nhân không còn là nhân sự trong công ty, những giao dịch của cá nhân dưới danh nghĩa công ty là không hợp pháp
– Thông tin về nhân sự được bổ nhiệm thay thế
+ Họ và tên
+ Thông tin cá nhân: ngày/ tháng/ năm sinh, quê quán
+ Chức vụ đảm nhiệm
+ Thời gian đảm nhiệm tính từ ngày…
+ Phương thức liên lạc: email, số điện thoại di động
+ Tính từ ngày…., cá nhân sẽ đảm nhận vị trí trên trong công ty. Tất cả những hoạt động, nghĩa vụ và trách nhiệm của nhân sự cũ sẽ được bàn giao lại. Các đối tác, khách hàng làm việc với nhân sự cũ cũng sẽ được thông báo thông tin này để có điều chỉnh hợp lý trong phương án làm việc.
Mẫu tham khảo:
Tầm quan trọng của thông báo thay đổi nhân sự nội bộ
Mẫu thay thông báo thay đổi nhân sự nội bộ thường mang tính ứng dụng cao với nhân sự các cấp đặc biệt là những nhân sự cấp cao trong doanh nghiệp. Do đó, dù là lý do gì, việc soạn thảo mẫu thông báo thay đổi nhân sự cũng cần phải được cập nhật liên tục và chỉnh lý thường xuyên sao cho phù hợp với yêu cầu về văn phạm hiện đại.
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp hiện vẫn đang tiếp tục sử dụng những mẫu thông báo nhân sự cũ, lỗi thời về bố cục trình bày cũng như văn phong. Điều này sẽ gây mất thiện cảm, khó khăn trong quá trình tiếp nhận trong công ty cũng như đội ngũ đối tác, cần lưu ý để chấn chỉnh kịp thời.
Soạn thảo mẫu thông báo thay đổi nhân sự nội bộ uy tín, đầy đủ chính là cách thức doanh nghiệp tiến hành bảo vệ hình ảnh của bản thân, thể hiện trách nhiệm với đối tác. Đặc biệt thông qua những thông báo minh bạch, rõ ràng về nhân sự sẽ giúp hạn chế những hệ quả khôn lường như nhân viên cũ mượn danh nghĩa công ty để trục lợi cá nhân, làm ăn phi pháp.
Ngoài ra, đối với nhân sự trong công ty, không phải mọi cán bộ nhân viên đều có thể nắm rõ được tình hình nhân sự của các phòng ban khác. Thông tin về nhân sự luôn được cập nhật nhanh chóng sẽ giúp các nhân viên biết tự điều chỉnh bản thân hoặc đưa ra những đề xuất thích hợp liên quan đến vị trí của nhân sự cũ.
Như vậy trên đây chính là những thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo nên một mẫu thông báo thay đổi nhân sự nội bộ hoàn hảo.
Nhìn chung việc đưa ra các thông báo thay đổi nhân sự nội bộ phụ trách công việc của công ty là vô cùng cần thiết. Chúng chính là tác nhân gây ảnh hưởng tới các hoạt động giao dịch, quan hệ với đối tác, khách hàng, đối nội trong công ty. Do đó mẫu văn bản thông báo cần phải luôn được chú trọng cả về nội dung lẫn hình thức để tăng tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
