Đối với các nhân viên trong thời kỳ đại dịch, không điều kiện nào lý tưởng hơn việc được “work from home” cùng một quy trình làm việc thuận tiện và dễ dàng. Tuy nhiên, không có nhiều người biết cách tối ưu hoá quy trình làm việc một cách thuận tiện nhất có thể. Đâu là cách một người nhân viên giỏi quản lý và tối ưu quy trình làm việc của họ?
Tầm quan trọng của tối ưu hoá quy trình làm việc
Quy trình làm việc được hiểu đơn giản là trình tự các bước để hoàn thành một công việc, thủ tục nào đó. Quy trình làm việc sẽ khác nhau theo từng đầu mục khác nhau, trên từng công ty khác nhau. Mỗi công ty sẽ có một “bộ kit” quy trình làm việc riêng mang đậm nét bản sắc, văn hoá và thể hiện trình độ của công ty đó. Tất cả nhân sự trong công ty sẽ đều phải follow quy trình làm việc đã được định sẵn để đảm bảo tính đồng bộ của hoạt động công ty và đi đúng hướng theo kế hoạch Ban Lãnh đạo đề ra.
Theo từng giai đoạn phát triển của công ty, thông thường doanh nghiệp sẽ có xu hướng càng ngày càng tối ưu hoá quy trình làm việc của mình. Tức là rút ngắn quy trình so với trước kia với hiệu suất không đổi hoặc tăng lên. Việc cố tình giữ nguyên quy trình làm việc, không thay đổi trong suốt một thời gian dài sẽ làm cho nhân viên cảm giác lạc hậu, bị bỏ lại phía sau so với sự phát triển không ngừng nghỉ của thị trường, công ty và chính bản thân nhân viên. Bên cạnh đó, sự đình trệ trong update quy trình làm việc sẽ gây cho doanh nghiệp sự lãng phí tài nguyên nghiêm trọng, hiệu quả sản xuất và hoạt động của công ty sẽ kém đi rõ rệt.
Ngoài ra, việc tối ưu hoá quy trình làm việc còn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, quản lý và cả nhân viên như: nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc trong doanh nghiệp, tiết kiệm tài nguyên: thời gian, chi phí cho những quy trình rườm rà, không cần thiết; tạo cho doanh nghiệp lợi thế trên thị trường; cuối cùng là nhờ được chuẩn hoá quy trình, công ty có thể giảm được nhiều rủi ro không đáng có. Sau đây sẽ là một số cách giúp nhân viên xác định được hướng đi tối ưu hoá quy trình của mình:
Một số nguyên nhân gây nghẽn tắc trong quy trình thường gặp
Điểm nghẽn quy trình là những rắc rối, rườm rà, khó khăn trong quy trình làm việc mà nhân viên gặp phải. Thông thường sẽ có một số nguyên nhân dẫn đến điểm nghẽn mà nhân viên và doanh nghiệp thường đối mặt như sau:
#1. Quy trình rườm rà
Với nhiều công ty với hệ thống phòng, ban dày đặc, liên kết phức tạp và số lượng nhân viên đông đảo, việc thiết kế ra một quy trình được chuẩn hoá là cực kỳ khó khăn. Vì vậy các công ty thường gặp phải lỗi phức tạp hoá quy trình làm việc với nhiều quy định, bước làm thừa thãi, không đáng có. Đôi khi việc quá lề mề trong khâu thủ tục cũng sẽ làm doanh nghiệp và nhân viên bỏ lỡ nhiều cơ hội quý giá. Doanh nghiệp và nhân viên nên nghiêm túc xem xét, tối ưu và xây dựng lại những quy trình này để tránh gây đình trệ và thiệt hại thêm cho doanh nghiệp
#2. Hệ thống kém tương thích
Các công ty có tầm nhìn áp dụng những hệ thống quản lý công ty tự động đang là một xu hướng không thể bỏ qua trong lĩnh vực công nghệ. Tuy nhiên, không phải công ty nào cũng tìm được những công nghệ, ứng dụng phù hợp với hệ thống quy trình của mình. Đặt niềm tin nhầm chỗ có thể dẫn tới lãng phí chi phí, thời gian và nhiều nguồn lực khác của công ty. Các công ty cần điều chỉnh lại hệ thống, thâm chí thay thế nhà cung cấp nếu cần thiết, tránh gây thiệt hại tích tụ về lâu về dài
#3. Thiếu tính liên kết
Tính liên kết giữa các phòng ban là một trong những yếu tố quan trọng hỗ trợ cho một quy trình tinh gọn, hiệu quả có thể toả sáng. Khi đã có một quy trình tốt, công ty cần áp dụng ngay và luôn vào trong hoạt động hàng ngày của mình. Tuy nhiên, thiếu giao tiếp, phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong doanh nghiệp với nhau là một thách thức không nhỏ trong vận hành doanh nghiệp. Điều này làm cho liên kết quy trình bị đứt đoạn và chậm trễ.
Sau khi đã xác định hết các điểm nghẽn, công ty cần đặt ngay mục tiêu xử lý triệt để chúng, rút kinh nghiệm qua quá trình làm việc và có những biện pháp thay thế để không bị trống khuyết quy trình.
Cách tối ưu quy trình làm việc hiệu quả nhất
Cách 1: Chuẩn hoá quy trình làm việc
Chuẩn hoá quy trình hiểu đơn giản là hoạt động làm cho các quy trình làm việc, sản xuất của một tổ chức trở nên tinh gọn nhất có thể, loại bỏ các bước dư thừa và lấy đó làm chuẩn cho các công đoạn, quy trình khác trong hệ thống. Chuẩn hoá quy trình là việc xác định quy chỉnh tiêu chuẩn cho hoạt động doanh nghiệp, phải được rút kinh nghiệm, hoàn thành, phát triển trong quá trình làm việc của nhân viên. Chuẩn hoá quy trình là một trong những trọng tâm của quá trình tối ưu hoá, mang lại sự chuyên nghiệp và tiết kiệm tài nguyên doanh nghiệp. Tuy nhiên, chuẩn hoá chỉ nên được dừng lại ở một mức độ nhất định, tạo điều kiện cho những sự đổi mới sáng tạo của nhân viên.
Cách 2: Số hoá quy trình làm việc với WEONE
Như đã đề cập, số hoá quản lý đã và đang trở thành một xu hướng quản trị & công nghệ không thể bị bỏ qua trong năm 2022. Phương án tiết kiệm và tối ưu nhất của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, những tổ chức không chuyên môn hoặc không đủ nguồn lực để tự mình áp dụng quy trình số hoá chính là tìm đến những công ty hàng đầu trong lĩnh vực chuyển đổi số trên thị trường. Thông qua sản phẩm của các công ty này, quy trình có thể được thiết kế đồng bộ, tinh gọn phù hợp với tất cả các phòng ban của công ty.
Một trong những sản phẩm nổi bật trên thị trường hiện nay là WEONE, một sản phẩm của Công ty FSI – Doanh nghiệp Top 10 thị trường Việt Nam về chuyển đổi số công nghệ cao. Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE mang đầy đủ các phân hệ bao quát hoạt động của một công ty, giúp khách hàng sử dụng tuỳ ý thiết kế quy trình làm việc của mình ngay trên nền tảng của sản phẩm: Phân hệ quản lý công việc, Quy trình thủ tục, Quản lý kho tài liệu, v.v…
Việc đặt ra một quy trình làm việc chuẩn hoá mà linh hoạt, hiệu quả là một yêu cầu vô cùng quan trọng với doanh nghiệp. Ban Lãnh đạo công ty cần có nhiều phương pháp theo dõi, rút kinh nghiệm, sửa đổi quy trình thường xuyên để đạt được hiệu suất làm việc cao nhất từ nhân viên.
