Cách quản lý thời gian giúp tăng cường hiệu quả công việc

5/5 – (2 bình chọn)

Quản lý thời gian là một việc làm tưởng chừng như rất đơn giản nhưng thực ra không hề dễ dàng như bạn vẫn nghĩ. Nó đòi hỏi bạn phải có đủ kỹ năng và khả năng tư duy Logic để đưa ra các sắp xếp hợp lý cho quỹ thời gian hạn hẹp của mình. Ngay sau đây, WEONE sẽ giúp bạn xác định được từng đường đi nước bước để có kế hoạch quản lý hiệu quả nhất nhé.

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là một trong số những kỹ năng mềm không thể thiếu trong cuộc sống, kỹ năng quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và xác định thời gian hoàn thành kế hoạch đó một cách hiệu quả và tối ưu nhất. Một kế hoạch quản lý thời gian tốt là một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể cho từng giai đoạn nhỏ với deadline rõ ràng và phân công công việc hợp lý.

Kỹ năng quản lý thời gian rất quan trọng với mô hình doanh nghiệp, công ty

Cùng một khối lượng công việc như vậy với thời gian yêu cầu là như nhau nhưng có người thoải mái hoàn thành công việc với kết quả tốt mà vẫn có thời gian nghỉ ngơi trong khi lại có những người loay hoay khi không biết mình phải làm gì trước tiên rồi bị nhấn chìm trong áp lực và căng thẳng. Do vậy, kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả là yếu tố không thể xem nhẹ nếu muốn thành công và thăng tiến trong sự nghiệp.

Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian

Biết cách quản lý thời gian, phân loại công việc sẽ giúp bạn sắp xếp các kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày dựa vào mức độ quan trọng và theo thứ tự ưu tiên. Ưu tiên và kết hợp các nhiệm vụ với quỹ thời gian có sẵn là một cách để bạn làm việc mà không tốn quá nhiều công sức.

kỹ năng quản lý thời gian
Biết cách quản lý thời gian giúp đạt hiệu quả cao trong công việc

Một người muốn thành công, việc quan trọng đầu tiên mà người đó cần làm là quản lý thời gian sao cho thật Logic và khoa học. Bởi thực tế cho thấy việc quản lý tốt quỹ thời gian vàng đem đến rất nhiều những lợi ích sau đây:

  • Tăng cường hiệu suất làm việc: Công việc và thời gian thường gắn liền với nhau. Nếu bạn biết cách sắp xếp thời gian, bạn có thể hoàn thành công việc quan trọng trước sau đó đến những công việc phụ có liên quan. Hiệu suất làm việc theo đó sẽ được tăng cường một cách tối đa. 
  • Tránh xa căng thẳng, mệt mỏi: Khi bạn biết cách sắp xếp thời gian hợp lý, bạn sẽ không bị áp lực vì deadline đã đến nơi mà công việc vẫn ngập đầu. Nhờ vậy mà tình trạng căng thẳng, mệt mỏi cũng được hạn chế một cách tối đa. 
  • Có thêm quỹ thời gian để tận hưởng cuộc sống: Cuộc đời mỗi người chúng ta không chỉ có công việc mà còn có nhiều thú vui khác. Nếu bạn biết cách bố trí thời gian làm việc khoa học, bạn sẽ có thêm nhiều thời gian nữa để làm những việc mình yêu thích như du lịch, làm đẹp, vui chơi cùng bạn bè và người thân.
  • Tránh hình thành thói quen xấu: Bạn biết không việc không biết sắp xếp cuộc sống sẽ dẫn đến nhiều thói quen xấu như tạo nên tính lề mề và tư duy công việc kém. Ngược lại, bạn sẽ loại bỏ được những thói hư tật xấu này để bản thân trở nên hoàn hảo hơn.

Cách quản lý thời gian giúp tăng cường hiệu quả làm việc

Để quản lý thời gian hiệu quả bạn cần phải sử dụng nhiều biện pháp kết hợp. Dưới đây là những việc quan trọng nhất mà bạn cần phải làm:

Thiết lập thời khóa biểu cá nhân trước khi đi ngủ

Thiết lập thời gian biểu cá nhân trước khi đi ngủ

Buổi tối trước khi chìm vào giấc mộng đẹp, bạn hãy lập sẵn “to-do-list” (những việc cần hoàn thành) cho ngày hôm sau. “To-do-list” sẽ nhắc bạn cần phải làm gì và nên phân bổ thời gian như thế nào cho từng việc. Lần lượt hoàn thành những việc này sẽ giúp bạn từng bước đạt được các mục tiêu từ công việc hằng ngày đến những kế hoạch trong tương lai đấy.

kỹ năng quản lý thời gian
Bí kíp quản lý thời gian hiệu quả

Sắp xếp công việc theo nguyên tắc lớn trước nhỏ sau

“Lớn trước nhỏ sau” có nghĩa là bạn cần ưu tiên những công việc quan trọng trước rồi mới đến những công việc ít quan trọng hơn. Bạn có thể phân loại công việc theo 3 cấp độ sau đây:

  • Khẩn cấp: Bao gồm những công việc cần hoàn thành ngay như báo cáo đến deadline, dự án đến tiến độ hoàn công hoặc đơn giản như trả lời các Email quan trọng nhất.
  • Quan trọng: Những công việc nằm trong danh mục này thường quan trọng với bạn nhưng không hề khẩn cấp như tập thể dục, chăm sóc sức khỏe hoặc tham dự buổi tiệc nào đó vào khung giờ xác định trong ngày.
  • Bình thường: Công việc bình thường là những công việc mang tính giải trí và hưởng thụ thường gắn với nhu cầu cá nhân. Nó diễn ra hằng ngày nhưng không mấy khẩn cấp hay quan trọng như xem phim, nghe nhạc, lướt web công nghệ để mua sắm thiết bị điện tử,…

Tuyệt đối không trì hoãn

Khi đã có thời gian biểu và kế hoạch trong tay, bạn phải thực hiện đúng với những gì mà mình đã hoạch định sẵn. Tuyệt đối không được có tâm lý trì hoãn khiến cho quỹ thời gian bị lệch lạc so với dự định ban đầu. 

Sử dụng dịch vụ quản lý thông minh

Phân hệ quản lý công việc của WEONE cho phép doanh nghiệp quản lý công việc tập trung và duy nhất trên một nền tảng giúp công việc hoàn thành nhanh hơn.

quản lý thời gian
Phân hệ quản lý công việc cho phép doanh nghiệp quản lý công việc tập trung và duy nhất trên một nền tảng

Các tính năng nổi bật của phân hệ quản lý công việc WEONE bao gồm: Dễ dàng giao việc và phân bổ công việc cho người cụ thể hoặc nhóm người, theo vị trí công việc và phòng ban thực hiện; giám sát tiến độ mọi lúc mọi nơi, dashboard báo cáo tổng hợp dễ dàng nắm được toàn bộ báo cáo chỉ bằng 1 click chuột.

Hơn thế, hệ thống còn tự động cập nhật báo cáo tiến độ dưới nhiều dạng khác nhau, hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác dựa trên kết quả phân tích dữ liệu và thống kê & đo lường chính xác hiệu suất công việc của từng phòng ban/cá nhân.

Quản lý công việc WEONE là sản phẩm quy tụ, sáng tạo từ nền tảng của các phần mềm ghi chú công việc, phần mềm nhắc nhở công việc. Các tính năng trong phân hệ quản lý công việc giúp cho doanh nghiệp, nhà quản lý và các nhân viên lên danh sách kế hoạch công việc, quản lý, giám sát và và cài đặt thông báo nhắc nhở công việc khác nhau. Từ đó, minh bạch trong việc tiến độ, hiệu suất công việc và nâng cao chất lượng làm việc.

Điểm nổi bật mà phân hệ quản lý công việc của WEONE mang lại là người dùng có thể tạo công việc theo quy trình và theo dõi các công việc dựa trên bảng biểu. Các bảng biểu đa dạng có chức năng giúp người dùng quan sát tiến độ, deadline công việc, hiệu suất làm việc,… theo mong muốn của mình.

Bạn có biết, tại Việt Nam có tới hơn 80% lãnh đạo doanh nghiệp muốn chuyển đổi số và 65% doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư mạnh vào chuyển đổi số, tuy nhiên lại có đến 53,7% doanh nghiệp gặp vấn đề về các giải pháp làm việc nội bộ.

Để khắc phục tình trạng đó hãy trải nghiệm miễn phí Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE! Thử nghiệm hoặc đăng ký hỗ trợ tư vấn chuyên sâu 1-1 để giải quyết những vấn đề về quản trị doanh nghiệp TẠI ĐÂY!

Bài viết mới nhất

Đăng ký nhận tin

Để lại thông tin để nhận được nhiều thông tin thị trường mới nhất

Theo dõi Facebook

Tham gia cộng đồng

Cộng đồng Tư vấn-Hỗ trợ Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp

Đăng ký nhận thông tin từ WEONE

Đăng ký demo

Tư vấn trực tiếp

0904 805 255