Trong bối cảnh dịch bệnh khó khăn, cắt giảm và tối ưu hoá chi phí nhân sự của công ty là một trong những quyết định mang tính thời điểm và đúng đắn. Nhưng làm thế nào để cắt giảm thông minh?
Trong năm 2021, số lượng doanh nghiệp đăng ký hoạt động mới ở riêng Việt Nam đã lên tới con số hơn 116.8 nghìn. Việc tồn tại và phát triển trên một thị trường “đông con” như Việt Nam đã, đang và sẽ là một cuộc chiến khắc nghiệt với nhiều công ty. Dịch bệnh COVID – 19 như “thêm dầu vào lửa”, gây ra tăng trưởng âm tại nhiều quốc gia, đứt gãy chuỗi cung ứng toàn cầu và gây áp lực lớn lên nền kinh tế.
Để giúp doanh nghiệp vượt qua khủng hoảng, nhiều biện pháp ứng phó đã được Ban Điều hành các doanh nghiệp đưa ra như thay đổi chiến lược kinh doanh, cắt giảm bớt các chi phí, lương thưởng,.. và một trong số đó là tối ưu chi phí nhân sự. Tuy nhiên, làm thế nào để tối ưu đúng cách cũng là một câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp phải trăn trở, suy nghĩ. Sau đây sẽ là khái quát một số giải pháp tối ưu chi phí nhân sự để các doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng:
Đào tạo nhân viên
Các công ty càng ngày càng đòi hỏi nhân viên của mình có kiến thức về nhiều mặt khác nhau để có thể hoàn thành được những công việc với hàm lượng tri thức cao. Lấy ví dụ vị trí Chuyên viên phân tích nghiệp vụ – Business Analyst (BA) đòi hỏi người lao động có kiến thức về cả kinh tế, quản trị và công nghệ thông tin để hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách “cơ bản”; để có thể hoàn thành xuất sắc công việc, một BA cần có thêm kỹ năng giao tiếp, đàm phán thuyết phục, xử lý vấn đề, v.v…
Cũng chính vì vậy, tiền lương phải trả cho một BA là rất cao và muốn có một BA giỏi về team của mình là cả một cuộc chiến gay gắt giữa các chuyên viên nhân sự. Một công ty nhỏ và vừa không thể đầu tư đủ ngân sách để chiêu mộ sẵn những ứng viên “đa năng” như vậy, và việc cử nhân viên của mình đi đào tạo nghiệp vụ là một trong những giải pháp cho vấn đề này.
Ngoài đào tạo nhân viên, công ty cũng cần có những chương trình định hướng, tư vấn thường xuyên. Những dự án này không tốn nhiều ngân sách mà có thể mang lại những lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Việc công ty đầu tư vào chương trình đào tạo sẽ gia tăng tỷ lệ nhân viên ở lại làm việc lâu dài và cống hiến cho công ty. Mỗi doanh nghiệp không chỉ là nơi để thực hiện một công việc cụ thể, mà còn là môi trường để phát triển, thực hiện những mục tiêu của mỗi cá nhân và mục tiêu chung. Cảm thấy có thể phát triển được năng lực của bản thân thông qua những chương trình đào tạo sẽ tăng hình ảnh và thiện cảm với doanh nghiệp trong mắt nhân viên và thị trường lao động, từ đó gia tăng tỷ lệ chiêu mộ được ứng viên giỏi về cho công ty.
Ngược lại, nếu một nhân viên lựa chọn rời đi, những người ở lại có thể bị ảnh hưởng và thậm chí có xu hướng hành động tương tự. Đào tạo và định hướng sẽ giúp nhân viên cảm thấy gắn bó, xây dựng văn hóa doanh nghiệp thân thiết, đồng thời làm giảm chi phí nhân sự liên quan đến việc thay thế nhân viên.
Số hoá quy trình quản lý nhân viên
Theo một nghiên cứu trong ngành nhân sự, các quy trình tuyển dụng và quản lý thiếu hiệu quả sẽ gây thất thoát thêm 30% chi phí cho hoạt động nhân sự mỗi năm. Việc dành quá nhiều thời gian vào việc quản lý các hoạt động thủ công, trên giấy tờ rườm rà cũng tốn thêm thời gian và chi phí vận hành, tiềm ẩn rủi ro đình trệ công việc của tổ chức nói chung và của nhân viên nói riêng.
Giải pháp tối ưu nhất cho vấn đề này sẽ là áp dụng các Hệ thống tự động hoá quản lý nhân viên, công việc của công ty. Các phân hệ như quản lý nhân sự, quản lý công việc, quản lý tài liệu được tích hợp ngay trên một nền tảng duy nhất rút ngắn thời gian xử lý, đi lại, vận chuyển và chờ đợi, tiết kiệm tiền in ấn, văn phòng phẩm mà vẫn đảm bảo được an toàn thông tin doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một khoản ngân sách lớn trong việc quản lý nhân viên với chỉ tiền thuê bên cung cấp phần mềm có thể thay cho rất nhiều chuyên viên về nhân sự và vận hành.
WEONE là một trong số những Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp hàng đầu trên thị trường hiện nay. Với khả năng thích nghi với từng công ty thuộc nhiều loại hình tổ chức khác nhau, WEONE mang lại hiệu quả tuyệt vời trong tích hợp quản lý nhân viên với công nghệ dễ sử dụng, phù hợp với nhân viên của nhiều ngành nghề khác nhau. Chỉ với một app điện thoại hay trên một website tương tự trên máy tính, quản lý và nhân viên đã có thể thực hiện công việc của mình, tương tác với nhau mà không cần gặp mặt trực tiếp, tiết kiệm thời gian, tiền bạc và giảm nguy cơ dịch bệnh bùng phát.
Tối ưu các chính sách nhân sự
Các giám đốc hay quản lý nhân sự của các công ty thường gặp khó trong việc cân bằng lợi ích của nhân viên với khả năng tài chính của doanh nghiệp, không để lợi ích của bên nào vượt quá cán cân và ra khỏi tầm kiểm soát. Họ có nhiều nghiệp vụ để thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hoàn hảo, đưa ra những chính sách cân bằng nhân lực tối ưu, hoàn thiện để vừa đưa công ty thoát khỏi khó khăn do đại dịch, vừa đảm bảo lợi ích của công đoàn và người lao động.
Có nhiều cách để duy trì hệ thống phúc lợi nhân sự cân bằng trong một doanh nghiệp. Những người làm nhân sự cần tính toán phù hợp để đảm bảo bố trí nhân sự chính xác và đầy đủ, không để tình trạng thừa, thiếu, phân bố nhân sự không hợp lý, từ đó thất thoát ngân sách và gây khó khăn trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nếu cần thiết cần có những phương án cắt giảm như cân nhắc cắt ca, giảm giờ làm nếu cần thiết. Song song với đó là những biện pháp tăng năng suất làm việc như đào tạo và tự động hoá như đã đề cập.
Dù với tư cách nào đi chăng nữa, người đứng đầu hay người sở hữu doanh nghiệp, tầm nhìn phát triển tổ chức cần được triển khai theo cả hai hướng: rộng và sâu. Khi doanh nghiệp có thể phát triển theo chiều sâu, phát triển từ con người, từ những giá trị cốt lõi, tự nhiên quy mô và giá trị doanh nghiệp sẽ được nâng cao. Với mục tiêu là hướng tới lợi nhuận bền vững, những giám đốc, quản lý nhân sự cần có những chiến lược tối ưu nguồn nhân lực hiệu quả, cân bằng giữa lợi ích nhân viên và ngân sách, tiềm lực của công ty, từ đó đưa tổ chức và nhân viên tới bước phát triển mới.
