Quản lý các hóa đơn, chứng từ hằng ngày là công việc thông thường của bộ phận kế toán – tài chính các doanh nghiệp, tuy nhiên công việc này thường tiêu tốn khá nhiều thời gian và công sức của nhân sự. Sự ra đời của những phần mềm công nghệ quản lý hóa đơn, chứng từ sẽ giúp các doanh nghiệp giải quyết các yêu cầu này một cách hiệu quả.
Phần mềm quản lý hóa đơn là gì?
Hoá đơn là một loại giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận.
Mặt khác, chứng từ là tài liệu bắt buộc phải có trong hoạt động của doanh nghiệp, là các giấy tờ, tài liệu ghi lại nội dung của một sự kiện giao dịch, một nghiệp vụ nào đó đã được hạch toán và ghi vào sổ kế toán của các doanh nghiệp.
Cả hóa đơn, biên lai, chứng từ đều là những loại giấy tờ quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh, tài chính – kế toán. Thông thường các loại giấy tờ này được bộ phận kế toán quản lý bằng sổ sách, kho lưu trữ tài liệu giấy thông thường. Thế nhưng trong thời đại số, việc làm này được thay thế bằng các phần mềm quản lý hóa đơn tiện lợi và tối ưu hơn rất nhiều.
Như vậy, phần mềm quản lý hóa đơn là một loại nền tảng cơ sở dữ liệu, tức một tập hợp thông tin được lưu trữ dưới dạng điện tử trên hệ thống máy vi tính được lập trình với khả năng ghi lại và theo dõi những thông tin về hóa đơn, chứng từ, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và tìm kiếm các hóa đơn một cách nhanh chóng, dễ dàng.
Phần mềm quản lý hóa đơn hỗ trợ được gì cho doanh nghiệp
Trước hết, cũng giống như những loại tài liệu, sổ sách khác trong môi trường doanh nghiệp, hóa đơn chứng từ cũng rất dễ bị hư hỏng do vấn đề về thời tiết, sự an toàn không gian lưu trữ, thất lạc do sắp xếp bảo quản không hợp lý… Do đó, khi số hóa các tài liệu này lên các nền tảng số, doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm về chất lượng bảo quản các loại tài liệu này.
Hơn nữa, với các phần mềm quản lý hóa đơn hiện nay, có thể hỗ trợ việc tìm kiếm và tra soát thông tin một cách dễ dàng. Chỉ với vài thao tác máy, nhân sự kế toán đã có thể lưu trữ, tìm kiếm và truy xuất hóa đơn.
Ngoài ra, trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, doanh nghiệp khi ứng dụng các phần mềm quản lý hóa đơn vừa không cần tốn kém các chi phí về nhân lực, tài sản lưu trữ vừa có thể dễ dàng nắm bắt được xu thế chuyển đổi số.
Các phần mềm nào có thể hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hóa đơn
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm có khả năng quản lý các loại hóa đơn, chứng từ, với các tính năng khác nhau. Trong bài viết này, chúng tôi liệt kê 03 phần mềm uy tín, có thể giúp doanh nghiệp giải bài toán lưu trữ hóa đơn bằng công nghệ số.
#1. Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE
WEONE là hệ thống quản trị và điều hành doanh nghiệp tự động được nghiên cứu và sản xuất bởi FSI – đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp, phần mềm hỗ trợ chuyển đổi số “Made in Vietnam”. Với WEONE, bạn có thể điều hành doanh nghiệp từ xa với rất nhiều tiện ích đến từ các phân hệ: Quản lý quy trình – thủ tục, Quản lý công việc, Quản lý kho tài liệu.
Các tính năng nổi bật của phân hệ Quản lý tài liệu trong việc quản lý hóa đơn, chứng từ phải được kể đến như:
- Scan hóa đơn, chứng từ một cách nhanh chóng: Không cần chuyển qua nhiều phần mềm hay lưu trữ trên máy tính rồi chuyển lại vào kho lưu trữ, WEONE hỗ trợ người dùng chuyển trực tiếp hình ảnh scan của hóa đơn từ máy scan vào kho lưu trữ.
- Tìm kiếm, truy xuất các hóa đơn, chứng từ một cách nhanh chóng: Sau khi scan hoặc đăng tải các hóa đơn, chứng từ lên kho tài liệu WEONE, các dữ liệu sẽ được cấu trúc, phân chia rõ ràng dựa trên nhu cầu người dùng, từ đó dễ dàng tìm kiếm bằng từ khoá mà không mất nhiều thời gian tìm kiếm như cách tra cứu sổ sách truyền thống. Người dùng cũng có thể download các dữ liệu hóa đơn, chứng từ về thiết bị cá nhân.
- Dễ dàng chia sẻ cho các phòng ban và nhân viên: Với việc sử dụng phân hệ quản lý kho tài liệu của WEONE, người quản lý, nhân viên có thể kết nối dễ dàng và nhanh chóng với tất cả dữ liệu đã được số hóa ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào chỉ với một thiết bị có kết nối Internet. Ngoài ra, tính năng phân quyền chi tiết được tích hợp, giúp thông tin dữ liệu được bảo mật an toàn hơn trong nội bộ.
- Quản lý các loại dữ liệu tập trung: Mọi dữ liệu của tổ chức, doanh nghiệp có thể được số hóa, lưu trữ trên hệ thống của phần mềm. Tính năng quản lý tài liệu này của WEONE còn có khả năng kết nối tới các máy scan và nhận thông tin về dữ liệu số, văn bản, hình ảnh khác nhau. Tiện lợi cho doanh nghiệp số hóa dữ liệu một cách nhanh chóng.
- Bảo mật, an toàn tuyệt đối do triển khai theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015.
- Giao diện thân thiện: Phần mềm WEONE là sản phẩm “Made in Vietnam” nên hoàn toàn phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp Việt, mong muốn tìm kiếm một phần mềm Việt hóa và dễ sử dụng. Doanh nghiệp cũng dễ dàng phản hồi lại ý kiến bất cứ lúc nào và sẽ được hỗ trợ cải thiện nhanh chóng.
Nhờ WEONE, doanh nghiệp có thể cắt giảm 30% chi phí vận hành nhờ việc thông tin dữ liệu luôn được cập nhật và chính xác trên cùng một hệ thống, không tốn không gian lưu trữ và các chi phí liên quan đến bảo tồn dữ liệu, từ đó gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
#2. Hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocEye
DocEye là phần mềm quản lý tài liệu, được nghiên cứu và phát triển dựa trên công nghệ quản trị tài liệu trên thế giới. Chính vì vậy, những dạng giấy tờ như hóa đơn, chứng từ… DocEye cũng có thể hoàn toàn xử lý lưu trữ một cách chuyên nghiệp.
Các tính năng cụ thể của DocEye giúp quản lý hóa đơn, chứng từ thông minh:
- Nhập và phân loại thông tin các hóa đơn theo mong muốn người dùng
- Bóc tách và nhận dạng tài liệu thủ công, tự động hoặc theo mẫu có sẵn
- Người dùng có thể tự kiểm tra thông tin sau khi đã bóc tách
- Thông tin các hóa đơn khi nhập vào được bóc tách và nhận dạng, sau đó chuyển vào kho chứa trung tâm hoặc các kho chứa khác
Với DocEye, có thể giúp các kế toán giúp tiết kiệm thời gian tra soát, tìm kiếm các thông tin và tiết kiệm từ 40 đến 70% chi phí cho các loại giấy tờ liên quan đến hóa đơn, chứng từ cho doanh nghiệp. Ngoài ra, DocEye còn có tính năng phân quyền, bảo mật hóa đơn, chứng từ an toàn, đảm bảo doanh nghiệp không bị lộ các thông tin mật quan trọng.
#3. F-Billing Revolution 2022
F-Billing Revolution 2022 một trong những giải pháp phần mềm lập hóa đơn nhanh nhất hiện có để tải xuống. Nó sẽ không chỉ giúp bạn chỉnh sửa các hóa đơn chuyên nghiệp mà còn có thể gửi email trúng ngay lập tức cho khách hàng của bạn dưới dạng PDF. Bạn có thể dễ dàng quản lý hóa đơn, khách hàng và theo dõi các khoản thanh toán. Chỉ cần một vài cú nhấp chuột và hóa đơn của bạn đã sẵn sàng để in hoặc gửi qua email.
Phần mềm cho phép người dùng có thể chọn từ nhiều mẫu hóa đơn dựng sẵn, phù hợp cho gia đình và doanh nghiệp nhỏ, nhiếp ảnh gia, luật sư, đại lý kỹ thuật số, đại lý du lịch, nhà hàng, tiệm bánh, dịch vụ phụ tùng ô tô, dịch vụ máy tính, nhà cung cấp dịch vụ và người làm nghề tự do.
Tuy nhiên, nhiều ý kiến cho rằng, phần mềm F-Billing Revolution 2022 có nguồn gốc từ nước ngoài nên có mức giá cao và nhà sản xuất nên điều chỉnh lại mức giá cho phù hợp hơn. Ngoài ra, giao diện hoàn toàn bằng tiếng Anh có thể sẽ gây trở ngại cho nhiều nhân sự kế toán không giỏi ngoại ngữ.
Như vậy, bài viết trên đã gợi ý 03 ứng dụng hỗ trợ lưu trữ hóa đơn một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Để việc vận hành và quản lý doanh nghiệp được thông minh và toàn diện, “Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE” sẽ là một trong những giải pháp tối ưu, hiệu quả nhất.
