Câu chuyện quản lý quen thuộc khi giao việc cho nhân viên: Làm thế nào để quản lý đúng người, đúng việc, đúng lúc vẫn luôn là bài toán hóc búa khiến các nhà lãnh đạo đau đầu. Sau đây là 5 tuyệt chiêu giải quyết gọn vấn đề này!
Quản lý công việc đúng cách – nỗi lo của những người quản lý
Theo John Hunt, Giáo sư của trường Kinh tế Luân Đôn chỉ ra rằng: “Chỉ có 30% lãnh đạo cho rằng họ có thể thực hiện tốt khả năng giao việc cho nhân viên. Và chỉ ⅓ trong số đó được cấp dưới nhận định là nhà lãnh đạo đã giao việc tốt.
Cách làm việc, quản lý truyền thống hiện nay đã và đang cho thấy nhiều bất cập. Quản lý trên nhóm chat, phân việc qua email hay trên các hội nhóm đem lại nhiều phiền phức như lạc mất thông tin, nhỡ việc, chậm deadline liên tục khiến chất lượng công việc đi xuống. Bên cạnh đó, những nhà quản lý còn không có căn cứ để đánh giá hiệu suất công việc của mỗi cá nhân, phòng ban.
Đó là lí do vấn đề quản lý công việc và hiệu suất trở thành chủ đề nóng trên mọi diễn đàn doanh nghiệp.
Tại sao phải đảm bảo giao việc cho nhân viên đúng người, đúng việc, đúng lúc?
1. Đảm bảo hoàn thành tiến độ công việc
Người lãnh đạo không nhất thiết phải là người có chuyên môn cao nhất mà họ có khả năng và tầm nhìn xa hơn cả. Lựa chọn giao việc cho đúng người và có hướng dẫn cụ thể sẽ đảm bảo công việc hiệu quả theo đúng tiến độ. Lúc đó nhân viên sẽ được phát huy năng lực của mình trên khía cạnh họ tự tin nhất và phát huy được điểm mạnh của bản thân.
2. Tiết kiệm thời gian
Công việc được giải quyết nhanh gọn, không mất thời gian sai, rồi sửa đi sửa lại nhiều lần, duyệt đi duyệt lại mãi không đến đâu. Mỗi nhân viên đều có thể được vận dụng và giải quyết vấn đề của riêng mình một cách ổn thỏa. Vì vậy sẽ tiết kiệm được khối thời gian tương đối lớn và giải quyết cả những thủ tục phê duyệt rườm rà.
3. Giảm căng thẳng, tạo động lực làm việc
Việc giao quá nhiều việc và giao việc nằm ngoài khả năng cũng như chuyên môn vô hình chung tại nên áp lực dẫn đến trạng thái overload, căng thẳng thường xuyên cho nhân viên của bạn. Họ cũng cần được quan tâm đến sức khỏe tinh thần, nếu tinh thần không phấn chấn thì làm việc cũng không thể có hiệu quả. Bên cạnh đó, nếu nhân viên được lãnh đạo giao cho công việc đúng chuyên môn, đây sẽ là động lực và là niềm động viên lớn khiến họ tự tin vào năng lực, khẳng định giá trị của bản thân cũng như cố gắng để đạt được kỳ vọng.
4. Lãnh đạo có thể tạo được đội ngũ kế cận trong tương lai
Khi giao việc cho đúng người, khi nhận được kết quả tốt so với mong đợi, quản lý sẽ có cơ sở để đánh giá, nhìn nhận xem ai là người thực sự có năng lực tốt hơn cả để lựa chọn, cất nhắc họ lên vị trí cao hơn trong tương lai. Như Einstein đã từng nói: Không thể đánh giá một con cá qua khả năng leo cây của nó. Nếu không mãi mãi nó chỉ là người thất bại. Chính vì vậy nên việc lựa chọn đúng người, đặt họ trong môi trường phù hợp với bản thân họ là điều tối quan trọng trước khi xem xét hiệu quả họ tạo nên.
5. Tạo mối quan hệ hòa hữu giữa sếp và nhân viên
Điều này tưởng chừng như nhỏ bé nhưng lại vô cùng quan trọng. Bởi lẽ mối quan hệ sếp và nhân viên chủ yếu dựa trên những liên hệ qua trình làm việc. Nhưng nếu ngay từ bước giao nhiệm vụ họ đã có sự bất đồng, không đúng ý, dẫn đến không hài lòng ở nhân viên, sau cùng là khi nhận kết quả không tốt đến với quản lý thì mâu thuẫn sẽ lại càng nhân lên gấp bội. Chính vì vậy để có thể duy trì không gian văn hóa công ty tốt đẹp, hợp tác cùng phát triển, nhất định không thể lơ là việc phân công đúng người.
5 tuyệt chiêu giao việc cho nhân viên đúng người, đúng việc, đúng lúc
Sau đây là 5 bí kíp quý giá mà rất nhiều lãnh đạo tài ba trên thế giới sử dụng trong việc “dùng người”.
1. Phân việc dựa trên khả năng
Mỗi người sinh ra là một bản thể hoàn toàn khác biệt với những điểm mạnh, điểm yếu, tư duy, khả năng hoàn toàn khác nhau. Và đương nhiên để có thể nắm bắt hết tất cả những điều này không hề dễ dàng. Lãnh đạo muốn giao việc cho đúng người thì cần chịu khó quan sát và có con mắt đánh giá khách quan, có khả năng lý giải vấn đề tốt để khám phá, phát hiện những tố chất, những điểm nổi bật của nhân viên mình. Điều này không chỉ khiến lãnh đạo có thể tìm kiếm những nhân tố mới, tài năng mà còn giúp nhân viên của mình có thêm nhiều niềm tin, động lực vào chính những gì họ đang có và cố gắng trau dồi nó.
2. Giao việc cho nhân viên đi kèm deadline
Trong lúc giao việc quản lý nên đính kèm thêm thời gian hoàn thành. Deadline không phải là điều khiến cho nhân viên khiếp sợ mỗi khi nghĩ đến mà là một mốc thời gian quy định cụ thể, minh bạch để họ sắp xếp thời gian một cách hợp lý hơn. Deadline được đưa vào đóng vai trò định hướng để nhân viên kiểm soát tình hình và công việc của chính bản thân họ.
Khi trao đổi với nhân viên, lãnh đạo đừng kiệm lời, hãy hướng dẫn cho nhân viên và cho họ cơ hội được thắc mắc, đặt câu hỏi, brainstorm, biết đâu sẽ có nhiều hơn 1 giải pháp được đưa ra. Giao việc cùng deadline là điều mà các quản lý thông minh nên làm để cấp dưới của mình rèn thói quen làm việc khoa học hơn.
3. Kiểm tra, giám sát thường xuyên
Để bảo đảm tiến độ công việc và có thể theo dõi tiến trình làm việc của nhân viên, các lãnh đạo nên chú ý kiểm tra, giám sát theo báo cáo một cách thường xuyên. Giám sát khác với việc soi xét hay can thiệp quá đà vào hoạt động chuyên môn của nhân viên, sẽ vô tình tạo sức ép hoặc cảm giác thiếu tin tưởng.
4. Không quên trao đổi với nhân viên về công việc đã giao
Sau khi giao việc cho nhân viên xong đừng phó mặc cho họ giải quyết tất cả vấn đề. Có thể không cần chỉ bảo từng li từng tí một nhưng cũng nên chú ý đến tình hình công việc mà họ đang thực hiện. Nếu thấy cần thiết hãy khen thưởng nếu như họ làm tốt và cổ vũ tinh thần để họ cố gắng nhiều hơn.
Sau khi công việc hoàn thành, bạn nên đưa ra phản hồi bằng các đánh giá nhận xét. Bên cạnh đó, bạn cũng nên lắng nghe những lời đóng góp của nhân viên để cân nhắc chỉnh sửa phương thức cũ, tìm hiểu các phương thức mới, cải thiện chất lượng và hiệu quả trong lần sau.
5. Xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên trong công ty
Xét trên nhiều phương diện khác nhau, nhân viên là những người bạn, người anh chị em trong một tập thể. Đây cũng có thể xem là một đại gia đình luôn đồng hành cùng nhau tháo gỡ khó khăn, giải quyết công việc một cách hiệu quả. Vì thế bạn đừng ngần ngại tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên bằng cách hỏi thăm, trò chuyện, chia sẻ và hỗ trợ khi khó khăn. Điều này sẽ giúp bạn trở nên tuyệt vời trong mắt nhân viên, đồng nghiệp và đối tác…
Giải pháp tháo gỡ tình trạng khó khăn trong quản lý công việc
WEONE là hệ thống tự động hóa doanh nghiệp được phát triển bởi công ty hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin và chuyển đổi số FSI. Phần mềm WEONE chuyên cung cấp các giải pháp quản trị và điều hành doanh nghiệp đơn giản hơn, tinh gọn hơn trên cùng một nền tảng để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả vận hành.
Nhận thấy những vấn đề to lớn mà những nhà quản lý đang gặp phải khi hoạt động bằng các phương thức truyền thống, WEONE cho ra đời tính năng quản lý công việc và quản lý quy trình thủ tục giúp nâng cao hiệu quả đến 70% nhờ:
– Quản lý công việc tập trung trên cùng một hệ thống, kiểm soát mọi công việc, cập nhật thông tin cực nhanh, mọi lúc, mọi nơi
– Giải quyết ách tắc gọn lẹ, không rườm rà, tiết kiệm 1000+ giờ và 40% chi phí
– Giao việc 1:1 theo quy trình, theo công việc hoặc dự án; trao đổi dễ dàng chỉ với 1 cú click chuột, cập nhật liên tục theo thời gian thực
– Thông báo nhắc nhở công việc tự động đến từng nhân viên, không lo quên việc, làm sai quy trình
– Cho phép đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của từng cá nhân/ phòng ban và gửi đến quản lý thông qua hệ thống bảng biểu báo cáo khoa học, thông minh kèm thống kê đo lường kĩ lưỡng.
– Kho thông tin được số hóa bảo mật, an toàn, phong phú, hạn chế tối đa mất mát, hư hỏng và thất lạc, nhân viên chẳng sợ phải “mò kim đáy bể” mỗi lần cần tra cứu.
Trên đây là 5 “tuyệt chiêu” giúp các nhà quản lý giao việc đúng người, đúng lúc. Hy vọng rằng với những thông tin mà chúng tôi cung cấp, các bạn có thể ứng dụng để cải thiện môi trường làm việc. Ngoài ra hãy sử dụng và trải nghiệm hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE để đơn giản hóa quản trị, nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc của doanh nghiệp
