Những thói quen tốt sẽ giúp bạn hoàn thành mọi mục tiêu đã đề ra trong công việc đồng thời giúp bạn phát huy năng lực và tăng tốc lộ trình thăng tiến của bản thân. Nếu như bạn cảm thấy công việc chưa đạt được kết quả như kỳ vọng, hãy tham khảo 5 thói quen làm việc hiệu quả được gợi ý trong bài viết này.
Lập kế hoạch công việc
Nếu có sẵn một kế hoạch trong tầm tay, bạn sẽ tập trung hoàn thành từng công việc nhỏ ngay khi vừa thức dậy thay vì dành khoảng thời gian này để suy nghĩ xem mình cần phải làm gì. Jim Rohn – Diễn giả nổi tiếng người Mỹ từng chia sẻ: “Không bắt đầu các hoạt động trong ngày cho đến khi biết chính xác những gì bạn định thực hiện, đừng bắt đầu ngày mới nếu bạn chưa có kế hoạch trong tay.
Chính vì thế hãy lên kế hoạch làm việc cho bản thân muộn nhất từ tối hôm trước để bạn sẵn sàng hoạt động ngay khi thức dậy. Bạn sẽ hình dung một luồng công việc hiệu quả mỗi ngày. Nếu không sắp xếp các công việc sẵn có trong danh sách công việc cá nhân, năng suất làm việc sẽ bị ảnh hưởng bởi thiếu đi lộ trình làm việc khoa học.
Ưu tiên các công việc quan trọng
Để hoàn thành nhiều công việc hơn mỗi ngày, bạn nên phân biệt rõ ràng giữa công việc có giá trị thấp và công việc có giá trị cao. Khi xác định được sự khác biệt, hãy dành khoảng thời gian mà đầu óc minh mẫn nhất cho các công việc quan trọng – giá trị cao.
Thông thường, mọi người thường hứng thú với các công việc dễ dàng, nhưng đây lại là nguyên nhân khiến bạn bận rộn hơn nhưng không phát triển. Những công việc này có thể lấy ví dụ như trả lời email, sắp xếp tài liệu, phản hồi các cuộc gọi, tổ chức cuộc họp, công việc giấy tờ… Các công việc quan trọng sẽ rất có ích cho mục tiêu dài hạn, đó là những công việc chuyên môn cao, yêu cầu kinh nghiệm và mức độ tập trung để giải quyết công việc.
Khi trì hoãn các nhiệm vụ khó khăn để làm những công việc dễ dàng và thoải mái, bạn sẽ không còn thời gian để làm các công việc lớn và quan trọng nữa. Vòng luẩn quẩn này dẫn đến năng suất công việc thấp và tạo thành thói quen ngại việc trong tương lai. Tóm lại hãy đầu tư giờ làm việc hiệu quả nhất cho công việc được ưu tiên ở mức độ cao nhất.
Lập danh sách công việc ưu tiên
Khi có quá nhiều công việc được xem là quan trọng cần làm, bạn sẽ khó để biết nên bắt đầu từ đâu. Do đó, học cách sắp xếp các công việc ưu tiên sẽ tạo ra khác biệt cho cách bạn làm việc cũng như mức độ hoàn thành của công việc. Có nhiều người lúc nào cũng trong trạng thái miệt mài bận rộn không đâu nhưng công việc vẫn dở dang.
Bạn nên dành ít nhất 10 phút để liệt kê toàn bộ các đầu mục công việc cần làm, sau đó điền deadline cho từng công việc. Trong cuốn 7 thói quen của người thành đạt phát hành năm 1989, doanh nhân – diễn giả chính Stephen Covey khuyên nên phân loại công việc theo tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp: Khẩn cấp và quan trọng, quan trọng nhưng không khẩn cấp, Khẩn cấp nhưng không quan trọng, không khẩn cấp và không quan trọng
Hành động đúng, sử dụng năng lượng và phân phối thời gian hợp lý cho từng nhiệm vụ có thể giúp bạn đạt được điều mình muốn vào đúng thời điểm.
Hãy dành thời gian để nghỉ ngơi
Làm việc mà không nghỉ ngơi sẽ tăng mức độ mệt mỏi và căng thẳng khiến bạn khó giải quyết nốt những công việc quan trọng khác trong danh sách các công việc ưu tiên. Khoảnh khắc bạn dành thời gian thư giãn, bộ não và cơ thể sẽ phục hồi, nạp lại năng lượng và sẵn sàng với công việc hiệu suất cao.
Thời gian nghỉ ngơi có thể không cần quá dài, theo phương pháp quả cà chua Pomodoro, bạn hãy tập trung toàn lực để làm việc trong 25 phút sau đó nghỉ ngơi 5 phút, sau 4 lần nghỉ giải lao thì sẽ có 1 đợt nghỉ dài hơn từ 10-15 phút.
Ngoài ra, muốn duy trì năng suất làm việc cao nhất có thể, bạn cần giấc ngủ chất lượng. Thiếu ngủ khiến não mất tập trung và không đủ năng lượng cho cả ngày làm việc.
Áp dụng hệ thống quản lý công việc phù hợp
Làm việc không có hệ thống khiến bạn tiêu hao tinh thần, thể chất và cảm xúc hơn nhiều so với bạn tưởng tượng. Một hệ thống quản lý công việc phù hợp sẽ cung cấp khả năng sắp xếp và quản lý công việc khoa học. WEONE – Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp giúp giải quyết mọi bài toán về quản trị và vận hành của doanh nghiệp, đồng thời giúp nâng cao hiệu suất làm việc rất đáng kể.
Phân hệ quản lý công việc của WEONE cho phép doanh nghiệp quản lý công việc tập trung và duy nhất trên một nền tảng giúp công việc hoàn thành nhanh hơn, người dùng có thể khai thác mọi tính năng để quản lý công việc khoa học, hiệu quả.
WEONE giúp người dùng dễ dàng giao việc và phân bổ công việc; giám sát tiến độ mọi lúc mọi nơi, đồng thời theo dõi dashboard báo cáo tổng hợp để dễ dàng nắm được toàn bộ báo cáo chỉ bằng 1 click chuột.
Công việc được giao sẽ tự động cập nhật vào danh sách công việc cá nhân, người dùng có thể sắp xếp thứ tự công việc theo trình tự ưu tiên. Nhờ đó, bạn sẽ lên kế hoạch cho các công việc quan trọng trước qua nhiều hình thức thể hiện trên WEONE: Kanban, Gantt, lịch biểu.. mà không phải ghi chép thủ công nhiều bất tiện.
Hơn thế, hệ thống còn tự động cập nhật báo cáo tiến độ dưới nhiều dạng khác nhau, hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác dựa trên kết quả phân tích dữ liệu và thống kê & đo lường chính xác hiệu suất công việc của từng phòng ban/cá nhân.
Các tính năng trong phân hệ quản lý công việc của WEONE giúp cho doanh nghiệp, nhà quản lý và các nhân viên lên danh sách kế hoạch công việc, quản lý, giám sát và và cài đặt thông báo nhắc nhở công việc khác nhau. Từ đó, minh bạch trong việc tiến độ, hiệu suất công việc và nâng cao chất lượng làm việc.
Bài viết này đã giúp bạn khám phá 5 thói quen làm việc để nhanh chóng đạt được mọi mục tiêu đã đề ra. Hy vọng những thông tin trên trở nên hữu ích cho công việc của bạn, hãy áp dụng những thói quen làm việc hiệu quả ngay hôm nay!
