5 kỹ năng phân chia công việc mà nhà lãnh đạo không nên bỏ qua 

5/5 – (2 bình chọn)
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Phân chia công việc khoa học sẽ giúp nhân viên của bạn phát huy đúng năng lực và thế mạnh để hoàn thành mục tiêu công việc chung. Bài viết này sẽ chia sẻ bí quyết phân chia công việc hiệu quả nhất giúp đội nhóm của bạn  tăng năng suất làm việc, hoàn thành mọi mục tiêu trong công việc. 

Phân chia công việc là gì?

Phân chia công việc là kỹ năng quan trọng của nhà quản lý bao gồm phân tích, sắp xếp và giao nhiệm vụ/ quyền hạn công việc cho từng thành viên trong nhóm hoặc phòng ban. Người có nhiệm vụ phân chia công việc phải đảm bảo tính minh bạch, phù hợp với từng thành viên để hiệu quả công việc được nâng cao. 

Flat style modern teamwork, workforce staff infographic concept. Conceptual web illustration of business people on cog wheels. Vector illustration

Lợi ích của phân chia công việc 

Phân công nhiệm vụ hợp lý trong nhóm sẽ mang lại rất nhiều lợi ích đến tình hình công việc và các thành viên trong nhóm. Dưới đây là một vài lợi ích cụ thể

Khai thác tối đa năng lực của từng thành viên

Việc khai thác tối đa năng lực của từng thành viên trong nhóm là cách hiệu quả để nâng cao hiệu suất công việc. Bên cạnh chuyên môn, mỗi nhân viên có một thế mạnh riêng phục vụ cho công việc của họ, nhà quản lý khi nắm được những điều này sẽ giúp công việc được giao đúng người đồng thời để nhân viên sáng tạo và hài lòng với nhiệm vụ của mình. 

Nếu như không có phương thức phân chia công việc hiệu quả, những năng lực của nhân viên vô tình sẽ bị bỏ phí khi không có cơ hội khai thác đúng thời điểm. 

Thúc đẩy nhân viên phát triển năng lực 

Không chỉ giúp các mục tiêu công việc được hoàn thành đúng kế hoạch, phân chia công việc sẽ giúp từng thành viên được rèn luyện và nâng cao năng lực bản thân. Những yếu tố này khi được bổ trợ xuyên suốt sẽ làm tăng sức mạnh của đội nhóm, khai phá tiềm năng nhân sự đáng kể. 

Thúc đẩy năng lực của nhân viên là cách hiệu quả để doanh nghiệp giữ chân nhân tài 

Tiết kiệm thời gian và chi phí 

Việc giao công việc phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được cả thời gian và chi phí. Thời gian hoàn thành công việc/ dự án nhanh hơn, nâng cao chất lượng công việc. Từ đó các chi phí thực hiện dự án và giải quyết mọi vấn đề phát sinh cũng được giảm bớt. 

Để việc phân công trở nên hiệu quả, nhà quản lý phải theo sát và cung cấp đầy đủ nguồn lực, phương tiện để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho nhân viên của mình. Sau đây là những kỹ năng phân chia công việc hiệu quả dành cho các lãnh đạo có thể tham khảo 

5 kỹ năng phân chia công việc hiệu quả 

Xác định mục tiêu công việc rõ ràng

Trước khi phân chia công việc cho mỗi nhân viên, nhà quản lý cần biết nhân viên đó có mục tiêu gì, định hướng như thế nào về sự phát triển trong công việc. Nhà quản lý cần nhiều thời gian để tương tác trực tiếp với nhân viên của mình, mô tả cho từng người về dự án, giải thích cho nhân viên hiểu rõ nội dung công việc. 

Khi việc xác định trở nên rõ ràng, các thành viên sẽ chủ động hình thành ý tưởng riêng xem công việc nào phù hợp với mình để cuộc trao đổi có kết quả. Chỉ khi nhân viên hiểu rõ công việc của họ thì mục tiêu chung mới được thực hiện dễ dàng.

Chia sẻ công việc

Chia sẻ công việc thường được ứng dụng khi làm việc theo nhóm. Cho dù bạn là nhà lãnh đạo với trách nhiệm cao nhất thì cũng không nên quá cầu toàn và giành quá nhiều công việc về mình. Đồng thời không nên bắt nhân viên phải tuyệt đối làm việc theo ý mình hay hỏi nhân viên phải cập nhật tiến độ công việc hàng giờ, hàng ngày. 

Bên cạnh đó, chia sẻ công việc cũng chính là trao cho nhân viên cơ hội thể hiện tính sáng tạo và chủ động hoàn thành công việc chung của cả công ty. Bất kỳ ai khi tham gia công việc cũng có trách nhiệm giống nhau, giúp nhân viên cảm thấy được công nhận và có động lực hơn trong công việc. 

Chia sẻ công việc là kỹ năng giúp quản lý công việc một cách khoa học

Ở một số công ty lớn hiện nay, lãnh đạo thường giao việc cho các nhóm trưởng để nhóm trưởng tự chịu trách nhiệm với đầu mục công việc được giao cho nhóm mình. Nên theo dõi, quan sát chứ đừng xen vào công việc của từng nhóm khi nó vẫn suôn sẻ và nằm trong tầm kiểm soát của nhóm trưởng. 

Trao quyền cho nhân viên

Không chỉ đào tạo kiến thức chuyên môn, nhà quản lý cần trang bị thêm cho nhân viên những kỹ năng và các công cụ để nhân viên xử lý nhanh nhạy mọi công việc phát sinh ngoài phạm vi, đặc biệt những vấn đề gây ảnh hưởng tới uy tín và hình ảnh của công ty hoặc trải nghiệm của khách hàng. 

Khi được nhà quản lý trao quyền, nhân viên sẽ tự có thói quen chủ động giải quyết các vấn đề phát sinh mà từ bỏ tư duy đổ lỗi hoặc phụ thuộc quá nhiều vào lãnh đạo. Họ có quyền làm chủ mọi hành động đồng thời phải chịu trách nhiệm về kết quả. Khi mắc sai lầm, họ sẽ tìm mọi cách khắc phục theo hướng tốt nhất và cũng có nhiều kinh nghiệm hơn. 

Bên cạnh đó, một kỹ năng nữa mà nhà quản lý nên để tâm đó là giúp nhân viên suy nghĩ, hành động như trách nhiệm của một lãnh đạo. Khi không may khách hàng không hài lòng với dịch vụ, hãy để nhân viên nói chuyện, trao đổi với khách hàng, thể hiện rằng nhân viên được giao toàn quyền quyết định. Khi sếp tin tưởng nhân viên, sếp sẽ tạo cho họ một sự tự tin và điều đó sẽ cải thiện một cách đáng kể kết quả làm việc của họ.

Hãy truyền cho nhân viên sự tự tin để đảm bảo trách nhiệm cao nhất trong công việc của họ 

Tìm biện pháp giải quyết thay vì tìm lý do 

Khi đã phân chia công việc cho nhân viên, khi công việc không may gặp trục trặc, cả nhóm cần ngồi lại họp bàn và tìm ra phương án giải quyết. Khuyến khích mọi nhân viên đều đưa ra ý kiến và đề xuất để giải quyết vấn đề một cách nhanh nhất. Không nên tốn quá nhiều thời gian để lục lại các lý do và quy trách nhiệm cho bất kỳ ai bởi trong nhóm ai cũng có trách nhiệm tương đương nhau. 

Áp dụng hệ thống quản lý công việc

Phân hệ quản lý công việc của WEONE cho phép doanh nghiệp quản lý công việc tập trung và duy nhất trên một nền tảng giúp công việc hoàn thành nhanh hơn.

Màn hình trực quan của WEONE giúp người dùng dễ dàng theo dõi các công việc trong danh sách công việc cá nhân/ phòng ban/ đội nhóm 

WEONE giúp người dùng dễ dàng giao việc và phân bổ công việc; giám sát tiến độ mọi lúc mọi nơi, đồng thời theo dõi dashboard báo cáo tổng hợp để dễ dàng nắm được toàn bộ báo cáo chỉ bằng 1 click chuột. 

Các công việc được giao sẽ tự động cập nhật vào danh sách công việc cá nhân, người dùng có thể sắp xếp thứ tự công việc theo trình tự ưu tiên. Nhờ đó, bạn sẽ lên kế hoạch cho các công việc quan trọng trước để tập trung giải quyết trước. 

Hơn thế, hệ thống còn tự động cập nhật báo cáo tiến độ dưới nhiều dạng khác nhau, hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác dựa trên kết quả phân tích dữ liệu và thống kê & đo lường chính xác hiệu suất công việc của từng phòng ban/cá nhân.

Quản lý công việc WEONE là sản phẩm quy tụ, sáng tạo từ nền tảng của các phần mềm ghi chú công việc, phần mềm nhắc nhở công việc. Các tính năng trong phân hệ quản lý công việc giúp cho doanh nghiệp, nhà quản lý và các nhân viên lên danh sách kế hoạch công việc, quản lý, giám sát và và cài đặt thông báo nhắc nhở công việc khác nhau. Từ đó, minh bạch trong việc tiến độ, hiệu suất công việc và nâng cao chất lượng làm việc.

Điểm nổi bật mà phân hệ quản lý công việc của WEONE mang lại là người dùng có thể tạo công việc theo quy trình và theo dõi các công việc dựa trên bảng biểu. Các bảng biểu đa dạng có chức năng giúp người dùng quan sát tiến độ, deadline công việc, hiệu suất làm việc,… theo mong muốn của mình. 

Phân chia công việc đóng vai trò quan trọng với bất kỳ nhà lãnh đạo nào, không chỉ giúp xây dựng đội nhóm vững mạnh mà còn giúp cải thiện hiệu suất làm việc một cách đáng kể. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về phân chia công việc. 

Bạn có biết, tại Việt Nam có tới hơn 80% lãnh đạo doanh nghiệp muốn chuyển đổi số và 65% doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư mạnh vào chuyển đổi số, tuy nhiên lại có đến 53,7% doanh nghiệp gặp vấn đề về các giải pháp làm việc nội bộ.

Để khắc phục tình trạng đó hãy trải nghiệm miễn phí Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE! Thử nghiệm hoặc đăng ký hỗ trợ tư vấn chuyên sâu 1-1 để giải quyết những vấn đề về quản trị doanh nghiệp TẠI ĐÂY!

Bài viết mới nhất

Đăng ký nhận thông tin từ WEONE

Đăng ký demo

Tư vấn trực tiếp

0904 805 255