Bạn đã từng nghe đến một ứng dụng có thể quản lý mọi công việc của bạn như một cô thư ký một cách hiệu quả chưa? Nó giúp bạn lên kế hoạch, quản lý và sắp xếp thời gian hợp lý, mang lại kết quả như mong đợi, giúp công việc của bạn trở nên khoa học hơn và tránh tình trạng lúc nào cũng căng thẳng, hối hả với deadline. Để làm được điều này thì ứng dụng Trello là một sự lựa chọn tuyệt vời. Vậy Trello là gì và có công dụng như thế nào trong việc quản lý công việc cũng như sắp xếp thời gian? Hãy cùng WEONE tìm hiểu về Trello cũng như cách sử dụng Trello hiệu quả trong việc quản lý các dự án của bạn nhé!
Phần mềm Trello là gì?
Trello là một công cụ quản lý công việc khi làm việc theo nhóm, giúp việc thiết lập và quản lý các đầu việc vô cùng logic và hiệu quả. Khi sử dụng Trello, các thành viên trong nhóm chỉ cần nhìn qua là có thể nắm bắt được toàn bộ thông tin và công việc của mình.
Trello là công cụ quản lý công việc đang được sử dụng nhiều nhất ở Việt Nam hiện nay. Với ứng dụng Trello, dù bạn đang ở bất kỳ nơi đâu chỉ cần có kết nối internet là bạn đã có thể theo dõi tiến độ công việc của bản thân hoặc các thành viên trong nhóm của mình.
Cách ứng dụng phần mềm Trello trong quản lý công việc
Tạo danh sách công việc
Sau khi tạo board (bảng) xong, bạn cần hệ thống và tổ chức lại các nhiệm vụ . Trello có sẵn các danh sách để bạn có thể lựa chọn phù hợp với nhiều task. Tuy nhiên nếu bạn muốn tự tạo danh sách công việc thì hãy thực hiện theo các bước đơn giản sau đây:
- Bước 1: Mở Board đang cần tạo List công việc. Ở phía bên phải của List, bạn hãy chọn vào Add a list.
- Bước 2: Sau khi đặt tên cho List thì nhấn vào Add List.
- Bước 3: Phía bên dưới của List có nút Add a card, bạn chọn và tiếp tục tạo mới.
Cách tạo thẻ ghi chú
Để thêm Card (thẻ) vào trong List, bạn cần làm như sau:
- Bước 1: Ở bên dưới List, chọn vào Add a card.
- Bước 2: Nhập tiêu đề cho Card.
- Bước 3: Nhấn Add Card.
Thêm thành viên và giao việc
Khi làm việc nhóm, bạn có thể chỉ định từng người vào một Card nhất định hoặc thêm nhiều người dùng vào một Card để mọi người dễ dàng theo dõi. Cách thêm ai đó vào một Card cũng cực kỳ đơn giản, cụ thể như sau:
- Bước 1: Chọn Card muốn chỉ định cho các thành viên trong nhóm.
- Bước 2: Phía bên phải của thẻ, chọn vào Members.
- Bước 3: Tìm kiếm thành viên trong nhóm của bạn và nhấn vào từng thành viên để thêm họ vào.
Đặt Deadline
Và để đặt deadline cho công việc và nhắc nhở các thành viên, bạn thực hiện như sau:
- Bước 1: Nhấn vào Card cần đặt deadline.
- Bước 2: Phía bên phải của thẻ, chọn vào Due Date.
- Bước 3: Lựa chọn deadline từ công cụ lịch, thêm thời gian và chọn Save.
Cách tạo dự án mới
Cách thực hiện để tạo một dự án mới cụ thể như sau:
Bước 1: Tại góc trên bên phải bạn chọn vào dấu + và chọn Create Business Team.
Bước 2: Bạn chọn Change để cập nhật tính năng Private hay Public, với Public mọi người đều có thể tìm và nhìn thấy dự án của bạn kể cả Google.
Ngoài ra, Trello còn có rất nhiều tính năng hay khác nữa, bạn hãy đăng ký và sử dụng ngay để khám phá nhé.
Ưu nhược điểm của phần mềm Trello trong quản lý công việc
Ưu điểm của Trello là gì?
Đơn giản
Ưu điểm đầu tiên phải nhắc đến của Trello chính là sự đơn giản. Trello như là một nơi để ghi chú những việc cần làm một cách dễ dàng mà ai cũng có thể sử dụng được. Các khái niệm trong công cụ Trello không hề phức tạp, các thao tác cũng đơn giản, không gây lúng túng cho người sử dụng như khi dùng các công cụ công nghệ khác.
Khi công việc đã hoàn thành thì chỉ với thao tác kéo bạn đã có thể chuyển từ Doing sang Done. Hay chọn vào trong List To – Do cũng có thể giúp bạn bắt đầu ghi chú ngay công việc mới cần làm. Trong Trello bạn và các thành viên trong nhóm đều nhìn thấy công việc của mình hay công việc của toàn nhóm để có cách phân bổ, sắp xếp hợp lý.
Miễn phí
Khi sử dụng công cụ Trello này người dùng sẽ được miễn phí mà vẫn được trải nghiệm đầy đủ các tính năng, đáp ứng mọi nhu cầu khác nhau. Vì vậy, Trello là công cụ quản lý công việc tốt nhất, được xem là công cụ lý tưởng cho những người mới khởi nghiệp kinh doanh.
Theo dõi trực quan
Phần mềm Trello được thiết kế dựa trên phương pháp quản lý dự án Kanban, nên các giai đoạn của công việc sẽ được phân chia thành các danh sách như các to-do list. Và chỉ cần nhìn vào giao diện, là các nhà quản lý đã nắm bắt ngay được tiến độ dự án một cách trực quan nhất.
Khả năng tích hợp lớn
Một ưu điểm không thể bỏ qua của Trello là khả năng tích hợp vô cùng lớn khi sử dụng bản trả phí. Đối với gói Free thì chỉ cung cấp cho người dùng 10MB dung lượng file đính kèm nhưng với gói Business có thể cung cấp cho bạn lên đến 250MB.
Nhược điểm của Trello là gì?
Không phân cấp bậc thành viên quản trị
Khi sử dụng Trello, một trong những điều khiến người dùng không hài lòng đó là mọi thành viên tham gia trên công cụ này trong công việc hay dự án đều có quyền chỉnh sửa, giao việc, xóa bỏ các phần đã đánh dấu trước.
Trong các doanh nghiệp cần có những giới hạn phân quyền hoạt động khác nhau đối với các cấp CEO – Trưởng phòng – Nhân viên…thì Trello sẽ không đáp ứng được điều này. Đây có thể là nhược điểm lớn nhất của Trello vì nó có thể phá vỡ tính chặt chẽ và bảo mật thông tin của doanh nghiệp.
Môi trường giao tiếp kém
Mặc dù các thành viên trong nhóm có thể trao đổi trong các Card nhưng lại thiếu một giao diện riêng cho các bình luận chung về toàn bộ dự án. Khi muốn post bình luận tại Card, họ không thể dùng bằng phím Enter, mà cần phải dùng chuột ấn “Lưu” – đây là một lỗi cản trở trải nghiệm của người dùng.
Không phù hợp để dùng quản lý thời gian
Giao diện duy nhất của Trello được thiết kế trải theo chiều ngang, làm cho người dùng sẽ cảm thấy khó khăn trong việc quản lý thời gian chính xác của các công việc. Hơn nữa, các Card thiết kế độc lập cũng gây nên trở ngại trong việc quản lý mối quan hệ giữa các đầu việc. (Ví dụ: bạn sẽ khó xác định được việc nào sẽ làm trước, việc nào làm sau, việc nào phải làm xong thì mới có thể tiếp tục làm được việc khác).
Để tối ưu lại những yếu tố này, bạn sẽ cần những phần mở rộng – tích hợp với ứng dụng Gantt Chart (trong phiên bản trả phí của Trello).
Thiếu báo cáo công việc
Trello được xem là công cụ lý tưởng cho làm việc nhóm, nhưng lại không đáp ứng được những tính năng thiết yếu đối với vai trò của một người Quản lý, trong đó phải kể đến việc báo cáo. Người quản lý sẽ khó theo dõi được công việc đã hoàn thành được bao nhiêu % so với dự kiến, những cá nhân nào đang đảm bảo được tiến độ phần công việc được giao…
WEONE – Phần mềm quản lý công việc hoàn hảo thay thế Trello
Phân hệ quản lý công việc của WEONE cho phép doanh nghiệp quản lý dự án, quản lý công việc tập trung và duy nhất trên một nền tảng giúp công việc hoàn thành nhanh hơn.
Các tính năng nổi bật của phân hệ quản lý công việc WEONE bao gồm: Dễ dàng giao việc và phân bổ công việc cho người cụ thể hoặc nhóm người, theo vị trí công việc và phòng ban thực hiện; giám sát tiến độ mọi lúc mọi nơi, dashboard báo cáo tổng hợp dễ dàng nắm được toàn bộ báo cáo chỉ bằng 1 click chuột.
Hơn thế, hệ thống còn tự động cập nhật báo cáo tiến độ dưới nhiều dạng khác nhau, hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác dựa trên kết quả phân tích dữ liệu và thống kê & đo lường chính xác hiệu suất công việc của từng phòng ban/cá nhân.
Quản lý công việc WEONE là sản phẩm quy tụ, sáng tạo từ nền tảng của các phần mềm ghi chú công việc, phần mềm nhắc nhở công việc. Các tính năng trong phân hệ quản lý công việc giúp cho doanh nghiệp, nhà quản lý và các nhân viên lên danh sách kế hoạch công việc, quản lý, giám sát và và cài đặt thông báo nhắc nhở công việc khác nhau. Từ đó, minh bạch trong việc tiến độ, hiệu suất công việc và nâng cao chất lượng làm việc.
Điểm nổi bật mà phân hệ quản lý công việc của WEONE mang lại là người dùng có thể tạo công việc theo quy trình và theo dõi các công việc dựa trên bảng biểu. Các bảng biểu đa dạng có chức năng giúp người dùng quan sát tiến độ, deadline công việc, hiệu suất làm việc,… theo mong muốn của mình.
Trello là một công cụ quản lý công việc tuyệt vời đối với rất nhiều người. Nó như một thư ký hỗ trợ bạn quản lý công việc hiệu quả hơn. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn Trello là gì và cách sử dụng Trello thế nào để hiệu quả nhất. Chúc các bạn thành công!
