Việc xây dựng quy trình theo dõi tiến độ công việc có hệ thống, chi tiết rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp giám sát và hoàn thành hiệu quả các dự án một cách dễ dàng. Vậy làm thế nào để xây dựng được quy trình theo dõi tiến độ công việc hiệu quả? Qua bài viết này, WEONE sẽ chia sẻ đến bạn đọc quy trình chi tiết nhất để giúp bạn xây dựng một quy trình theo dõi tiến độ công việc toàn diện nhất.
Vì sao cần phải theo dõi tiến độ công việc?
Một trong những kỹ năng quan trọng mà doanh nghiệp nào cũng cần phải có đó là theo dõi tiến độ công việc. Nó giúp cho doanh nghiệp giám sát chi tiết công việc của nhân viên, xác định được quá trình thực thi để bám sát mục tiêu. Việc theo dõi tiến độ công việc hiệu quả sẽ đảm bảo độ chính xác và đáp ứng hỗ trợ kịp thời cả về số lượng và chất lượng của công việc như:
- Nâng cao tinh thần làm việc, phối hợp một cách ăn khớp giữa các bộ phận và đúng trình tự mà không bị nhầm lẫn các công việc giữa các phòng ban.
- Theo dõi tiến độ sẽ giúp các cấp quản lý kiểm soát được tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện.
- Khi kiểm soát, theo dõi tiến độ công việc hiệu quả, cá nhân/ doanh nghiệp sẽ phải cập nhật tiến độ công việc liên tục giúp tiết kiệm thời gian và có cái nhìn bao quát về năng lực cũng như tình trạng làm việc của nhân viên. Từ đó, đưa ra những phương hướng cải thiện, nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc một cách tốt nhất, rõ ràng nhất.
- Giảm thiểu tối đa trạng thái mệt mỏi, căng thẳng và áp lực trong công việc. Nhất là khi phải đối mặt với thời gian hoàn thành một số lượng lớn các công việc. Từ đó, giúp nhân viên có động lực, hứng thú làm việc và có trách nhiệm hơn trong công việc của mình.
- Khi có các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc, nhanh chóng tìm được nút thắt, tránh gây tình trạng đổ lỗi lẫn nhau hay quy trách nhiệm về cho tập thể.
- Theo dõi tiến độ công việc giúp các cá nhân/doanh nghiệp hoàn thành được các mục tiêu đề ra một cách hiệu quả và nhanh chóng, giảm khả năng trì hoãn công việc.
Phương pháp theo dõi, quản lý tiến độ công việc nhân viên hiệu quả
Dưới đây là quy trình theo dõi, quản lý tiến độ công việc của nhân viên trong doanh nghiệp bạn có thể tham khảo và áp dụng:
Vạch kế hoạch làm việc và các mục tiêu cần quản lý tiến độ
Công việc đầu tiên trước khi bắt đầu thực hiện một dự án hay một công việc nào đó thì bạn cần vạch ra những kế hoạch và mục tiêu cho công việc của mình. Việc thiết lập kế hoạch sẽ giúp bạn thực hiện trình tự công việc sao cho hiệu quả nhất và khoa học nhất, là thước đo giúp bạn theo dõi tiến trình làm việc một cách dễ dàng.
Chuẩn bị và đánh giá các nguồn lực triển khai dự án
Yếu tố quan trọng giúp quá trình thực hiện và quản lý tiến độ dự án đạt hiệu quả là chuẩn bị và đánh giá nguồn lực hiện có trước khi thực thi. Nguồn lực ở đây gồm:
- Số lượng nhân sự thực hiện và phân công công việc cho từng người.
- Ngân sách để thực hiện các công việc và chi phí dự trù cho từng hạng mục.
- Các nguyên vật liệu, trang thiết bị, vật tư,…
Khi đã xác định, liệt kê được nguồn lực để triển khai, người quản lý hay trưởng dự án có nhiệm vụ giao việc và đánh giá các nguồn lực để thực hiện công việc.
Phân chia từng giai đoạn, thời gian cụ thể cho công việc
Việc phân chia ra từng giai đoạn cụ thể cho mỗi một công việc hay một dự án là điều vô cùng cần thiết. Phân chia công việc ra từng giai đoạn, sẽ giúp bạn dễ hình dung hơn hệ thống công việc, phân bổ các công việc, nhân lực, thời gian hợp lý cho từng giai đoạn. Chính điều này sẽ giúp bạn giảm thiểu sai sót, tránh nhầm lẫn, phức tạp trong công việc.
Đánh giá các kết quả làm việc trong từng giai đoạn
Phần lớn các nhà quản lý chỉ đánh giá các công việc, dự án khi đã hoàn thành. Tuy nhiên, việc đánh giá kết quả làm việc của từng giai đoạn sẽ giúp hình dung cụ thể nhất cho tiến độ công việc, tiến độ dự án. Từ đó, nhà quản lý sẽ có đánh giá khách quan, đưa ra được những phương hướng và giải pháp tốt nhất cho quá trình làm việc.
Khi đánh giá các kết quả làm việc cho từng giai đoạn, bạn cần xác định được đã và chưa làm được những gì, những ưu điểm và hạn chế của bản thân. Để từ đó có thể định hình được các công việc của mình trong tương lai.
Lưu trữ hồ sơ làm việc cụ thể, rõ ràng
Trong mỗi công việc hay những dự án lớn, việc lưu trữ hồ sơ rất là quan trọng. Nó là bằng chứng cho cả quá trình làm việc, trong nhiều trường hợp, nó còn thể hiện được quá trình làm việc của bản thân. Hồ sơ làm việc có thể là những văn bản, những quy chế, quyết định quan trọng đến công việc. Chính vì vậy, bạn cần phải lưu trữ hồ sơ công việc trong quá trình làm việc.
Cách lập báo cáo theo dõi tiến độ công việc chi tiết
Tùy thuộc vào từng ngành nghề bạn làm việc mà có các bảng báo cáo tiến độ công việc khác nhau. Bảng báo cáo tiến độ công việc chuẩn, hoàn chỉnh cần đảm bảo có đầy đủ cấu trúc các phần, cụ thể như sau:
- Tóm tắt đánh giá: Phần này giúp bạn bao quát lại toàn bộ quá trình thực hiện nhiệm vụ. Trong đó, bạn cần đánh giá một cách trung thực giữa các thành tích đã làm được và các phần còn thiếu sót.
- Giới thiệu bối cảnh báo cáo: Cung cấp một bối cảnh cho bảng báo cáo, phác thảo cấu trúc cho nội dung, phạm vi và các phương thức sử dụng.
- Nội dung: Đây là phần quan trọng nhất và cần được trình bày chi tiết về nguyên nhân, thảo luận hướng khắc phục và đề xuất các kiến nghị cho từng vấn đề. Nội dung của báo cáo sẽ gồm các nội dung sau:
- Tên doanh nghiệp, đơn vị mà cá nhân đang làm việc.
- Tên nhân viên thực hiện báo cáo, chức vụ và phòng ban công tác.
- Thời gian, địa điểm thực hiện viết báo cáo.
- Nội dung các công việc đã được xử lý và các công việc còn tồn đọng
- Kết quả thực hiện công việc.
- Kết luận: Tổng hợp bản báo cáo một cách rõ ràng, súc tích và đưa ra định hướng cho công việc tiếp theo.
Ngoài ra, khi lập báo cáo bạn cần phải cẩn thận và xem xét một cách chi tiết, tránh một số lỗi sau: lỗi sai chính tả, lỗi định dạng khi làm bản mềm, có quá nhiều hoặc quá ít thông tin…
Giải pháp theo dõi tiến độ công việc hiệu quả cho doanh nghiệp
Với phân hệ quản lý công việc của WEONE, việc quản lý theo dõi tiến độ công việc của nhân viên sẽ từng bước được hiện thực hoá dễ dàng hơn bao giờ hết. Thấu hiểu được những khó khăn các doanh nghiệp bán lẻ thường gặp phải trong quá trình triển khai, giao việc,… WEONE sẽ giúp nhà quản lý giao việc vô cùng linh hoạt: giao việc 1:1, giao việc liên phòng ban, giao việc theo nhóm, giao việc theo quy trình. Từ đó, mọi đầu việc đều có thể nhanh chóng được triển khai dưới hình thức phù hợp.
Ngoài ra, tiến độ công việc của mỗi nhân viên đều được cập nhật chi tiết dưới nhiều dạng biểu đồ khác nhau kanban, bảng, lịch, gantt, theo ngày kết thúc. Điều này không chỉ giúp ban lãnh đạo có thể phân bổ nguồn lực phù hợp với đặc thù từng vị trí mà hiệu suất làm việc của mỗi nhân viên đều được ghi nhận một cách chính xác minh bạch ngay trên hệ thống.
Trên mọi thiết bị từ điện thoại di động hay máy tính, nhà quản lý đều có thể nhanh chóng bao quát công việc tại từng cửa hàng trên hệ thống bán lẻ mọi lúc, mọi nơi vô cùng thuận tiện. Đặc biệt giao diện dễ sử dụng nên mọi nhân viên đều có thể ứng dụng phần mềm nhanh chóng tại phân khúc công việc của mình.
Trên đây là tất tần tật những thông tin liên quan về theo dõi tiến độ công việc. Việc quản lý theo dõi tiến độ công việc rất quan trọng, do đó, bạn cần có những phương pháp hợp lý và khoa học để thực hiện nó một cách hiệu quả nhất. Hy vọng với các nội dung WEONE chia sẻ sẽ thật sự hữu ích đối với bạn.
