Một doanh nghiệp mỗi ngày phải xử lý hàng trăm bộ hồ sơ, số lượng giấy tờ chất đống ngày càng nhiều gây khó khăn trong tìm kiếm, sắp xếp và quản lý. Vậy đâu là phương pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp khi quản lý và lưu trữ hồ sơ? Hãy cùng WEONE tìm hiểu trong bài viết dưới đây!
Quản lý, lưu trữ hồ sơ là gì?
Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức.
Vai trò của việc quản lý hồ sơ
- Giảm chi phí mua sắm thiết bị
- Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời
- Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.
- Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng.
- Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân viên chuyển bộ phận, nghỉ việc…
Tại sao doanh nghiệp cần quản lý lưu trữ hồ sơ?
Mất nhiều thời gian, công sức và kinh phí
Theo thống kê cho thấy một ngày có khoảng 80% công chức bàn giấy lãng phí khoảng nửa giờ để tìm kiếm tài liệu và 60% giành một giờ hoặc nhiều hơn để làm các công việc mà đồng nghiệp khác đã và đang thực hiện. Hơn nữa, do tất cả mọi việc đều được lưu lại bằng giấy từ các thông tin ghi chép đến công văn, văn bản, tài liệu nên một năm doanh nghiệp phải trả một khoản chi phí lớn cho văn phòng phẩm: bút, mực, giấy, kẹp ghim, in, ấn…
Hiệu quả công việc thấp, ảnh hưởng đến môi trường
Với những bất cập trên cho thấy việc quản lý văn phòng ảnh hưởng rất nhiều đến sự phát triển của doanh nghiệp. Không chỉ vậy, công tác quản lý văn phòng truyền thống nhiều giấy tờ còn gián tiếp ảnh hưởng đến môi trường khi phải sử dụng số lượng giấy lớn dẫn đến việc chặt phá nhiều cây cối để làm giấy.
Thiết bị lưu trữ thô sơ, thiếu hiệu quả
Trong những năm qua công tác quản lý văn bản, tài liệu, hồ sơ, giấy tờ theo cách quản lý truyền thống đã bộc lộ nhiều hạn chế
– Thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác xử lý lưu trữ còn thô sơ và thủ công, chủ yếu là bảo quản trong kho, lộn xộn và khó tìm.
– Khối lượng hồ sơ ngày càng tăng, diện tích lưu kho sẽ ngày càng quá tải và việc mất mát thất lạc hồ sơ là rủi ro rất dễ xảy ra.
Đâu là giải pháp cho doanh nghiệp trong việc quản lý hồ sơ?
Để khắc phục những khó khăn khi lưu trữ hồ sơ, doanh nghiệp nên sử dụng những phần mềm quản lý hồ sơ. Bên cạnh việc mang lại hiệu quả cao cho công tác quản lý, thuận tiện cho người dùng trong việc tìm kiếm, lưu trữ, nó còn giúp doanh nghiệp nâng cao tính liên kết giữa các bộ phận, phòng ban; tạo tác phong làm việc chuyên nghiệp, nhanh chóng, chính xác. Đặc biệt giúp các doanh nghiệp tiết kiệm phần lớn chi phí thuê nhân sự và kho lưu trữ.
Những lợi ích của phần mềm quản lý hồ sơ có thể kể đến như:
– Cho phép lập và quản lý các loại hồ sơ khác nhau theo nhu cầu sử dụng của từng bộ phận như: hồ sơ điện tử, hồ sơ dự án, hồ sơ công việc,…
– Tiết kiệm thời gian tìm kiếm hồ sơ tài liệu
– Bảo mật an toàn nhờ cơ chế phân quyền cho các đối tượng liên quan đến tài liệu
– Chỉnh sửa, cập nhật hồ sơ nhanh chóng
– Chia sẻ thông tin dễ dàng
– Cho phép phân quyền để tổ chức thư mục lưu trữ hồ sơ;
– Cho phép tải (upload) các văn bản tài liệu vào hồ sơ (hỗ trợ nhiều định dạng tệp khác nhau: pdf,ps, tif, html, rft, doc, docx, xlsx, xls, ppt, pptx, gif, jpeg,…)
– Cho phép người dùng có thể liên kết, copy các công việc, văn bản, tài liệu trên hệ thống vào hồ sơ;
– Cho phép người dùng được phân quyền có thể cộng tác, chỉnh sửa các tài liệu trong hồ sơ;
– Cho phép tìm kiếm được hồ sơ, tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau ;
– Cho phép tìm kiếm toàn văn trong các file tài liệu dưới dạng văn bản như Word, Excel,
– PowerPoint, PDF…
Phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ tốt nhất hiện nay
Dưới đây là gợi ý của WEONE về những phần mềm quản lý hồ sơ tốt nhất hiện nay. Các bạn cùng tham khảo nhé!
Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE
Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE là phần mềm được phát triển bởi FSI – Top 10 doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, giải pháp Chuyển đổi số, WEONE mang đến giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp đơn giản hóa các hoạt động quản trị, tối đa hiệu suất làm việc và giải quyết các bài toán khó trong vận hành.
Doanh nghiệp của bạn có đang tốn hàng chục triệu đồng cho việc bảo quản tài liệu?
Nhân viên của bạn có đang tốn 2 đến 3h mỗi ngày để tìm tài liệu?
Dữ liệu, tài liệu là một trong tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp nhưng hiện nay 90% doanh nghiệp chưa thực sự quan tâm đến việc bảo quản nguồn tài nguyên quý báu này. Từ đó dẫn đến việc khó khăn trong tìm kiếm, bảo quản, lưu trữ.
Thấu hiểu nỗi đau thầm kín này của doanh nghiệp, giải pháp quản lý tài liệu của WEONE giúp doanh nghiệp quản lý kho tài liệu tập trung trên một hệ thống với đa dạng loại tài liệu, từ hồ sơ, giấy tờ, hợp đồng, phiếu, đơn từ,… Thay vì dành một lượng lớn thời gian để tra cứu văn bản trong kho truyền thống, thì chỉ bằng vài cú click chuột, tìm kiếm theo từ khóa là bạn có ngay tài liệu mình cần.
Doanh nghiệp với những yêu cầu khắt khe về bảo mật cũng không cần lo lắng vì WEONE đã tích hợp việc phân quyền chi tiết, cho phép đặt mật khẩu và theo dõi lịch sử chỉnh sửa để đảm bảo sự an toàn cho dữ liệu của bạn.
Phần mềm quản lý hồ sơ Microsoft Access
Microsoft Office Access, thường được gọi tắt là MS Access hoặc đơn giản là Access, là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ do hãng Microsoft giữ bản quyền. Access thường được đóng gói cùng các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office và được sử dụng rộng rãi trong các máy tính cài hệ điều hành Windows.
Microsoft Access giúp cập nhật, chỉnh sửa thông tin nếu cần thiết và xuất dữ liệu báo cáo. Giống như Microsoft Excel, MS Access cho phép xem và chỉnh sửa dữ liệu. Nhưng Access cho phép bạn thực hiện các tác vụ phức tạp hơn, làm việc với một mảng thông tin lớn hơn.
Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ DocEye
Phần mềm quản lý tài liệu DocEye do công ty cổ phần Đầu tư thương mại và Phát triển công nghệ FSI – doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực số hóa, chuyển đổi số tại Việt Nam nghiên cứu và phát triển dựa trên những công nghệ quản trị tài liệu trên thế giới. Với 15 năm kinh nghiệp, FSI là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa hàng đầu Việt Nam.
Tính năng của phần mềm quản lý hồ sơ DocEye có thể kể đến như thu thập sữ liệu thông tin nhanh chóng và quản lý tài liệu lưu trữ hiệu quả:
– Thu nhận dữ liệu thông tin
- – Nhập và phân loại thông tin
- – Bóc tách và nhận dạng tài liệu thủ công, tự động hoặc theo mẫu có sẵn
– Quản lý tài liệu lưu trữ
- – Dễ dàng tìm kiếm tài liệu bằng các thao tác đơn giản
- – Chia sẻ tài liệu được lưu trữ cho một hoặc nhiều người
- – Tạo luồng xử lí công việc, theo dõi và phân tích việc thực hiện các luồng xử lí
- – Báo cáo thống kê tài liệu và thống kê người dùng
Trên đây là những thông tin về top 3 phần mềm quản lý hồ sơ tốt nhất hiện nay với mức giá hợp lý. Hy vọng các bạn có thể lựa chọn cho mình một phần mềm phù hợp và hoạt động hiệu quả. Chúc các bạn thành công!
>>> Có thể bạn quan tâm:
