Với các phần mềm quản lý KPI doanh nghiệp có thể tiến gần tới mục tiêu phát triển bền vững, quản lý và cải thiện hiệu quả kinh doanh tốt hơn. Vậy phần mềm quản lý KPI hiệu quả dành cho các doanh nghiệp là những phần mềm nào?
Mỗi bộ phận phòng ban đều có những KPI cụ thể cần phải hoàn thành. KPI sẽ giúp quá trình hoàn thành công việc đạt chuẩn, hoàn thành đúng thời hạn đã định. Bởi vậy khi công nghệ đang ngày càng phát triển thì phần mềm quản lý KPI đã trở thành công cụ hữu ích giúp tối ưu quá trình vận hành của nhiều doanh nghiệp hiện nay.
1. Phần mềm quản lý KPI dùng để làm gì?
Phần mềm quản lý KPI chính là một phần mềm sẽ góp phần quan trọng trong việc phục vụ quản lý kết hợp với điều hành doanh nghiệp trong thực tế. Phần mềm sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong các hoạt động cốt lõi của công ty như kinh doanh, sản xuất… Bởi vậy nên phần mềm quản lý KPI sẽ giúp cho doanh nghiệp thiết kế chỉ tiêu cho bộ phận, phòng ban cụ thể, chính xác hơn.
Cùng với đó, chúng sẽ hỗ trợ trong công tác quản lý. Bởi những phần mềm này chính là công cụ thông minh giám sát quá trình thực hiện các chỉ tiêu đó rồi tiến hành báo cáo, phản hồi lại thông qua kết nối với người quản lý. Những báo cáo này có thể hiển thị dưới dạng dashboard – báo cáo tổng hợp, dễ theo dõi hoặc tiến hành báo cáo phản hồi lại theo từng chỉ tiêu cụ thể.
Điều này sẽ cho phép doanh nghiệp có thể dễ dàng dựa vào nguồn dữ liệu này mà so sánh cùng một chỉ tiêu giữa các kỳ khác nhau. Điều giúp các nhà quản lý dễ dàng nhìn ra sự phát triển hay những trì trệ còn tồn đọng mà đưa ra giải pháp, hướng đi đúng đắn, kịp thời.
2. Tại sao doanh nghiệp cần phần mềm quản lý, đánh giá KPI?
Có thể khẳng định rằng khi sử dụng phần mềm quản lý, đánh giá KPI thì rất nhiều những vướng mắc, tồn đọng trong doanh nghiệp sẽ nhanh chóng được tháo gỡ.
Thiết lập các chỉ tiêu hiệu suất chính hiệu quả
Việc có một phần mềm quản lý KPI sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ phù hợp của các mục tiêu đã đề ra trong quá trình hoàn thành KPI. Cụ thể phần mềm KPI sẽ giúp doanh nghiệp xác định các chỉ tiêu chính xác theo những tiêu chí dưới đây:
- Mức độ liên quan: phần mềm sẽ xác định rõ ràng rằng chỉ tiêu KPI có liên quan đến kết quả và hiệu suất của những người chịu trách nhiệm về chúng không?
- Điều chỉnh chiến lược: Phần mềm quản lý KPI sẽ giúp tìm ra mối liên kết giữa KPI và mục tiêu kinh doanh. Từ đó giúp cho nhân viên có thể hướng tới việc xây dựng chiến lược dài hạn để phát triển.
- Tính thực tế: Phần mềm quản lý KPI sẽ giúp nhìn ra rõ hơn những thách thức có thể gặp phải và tính khả thi của những mục tiêu đã đề ra.
- Xác định rõ ràng những mục tiêu quan trọng: phần mềm quản lý KPI sẽ giúp bạn đo lường để từ đó có thể dễ dàng xác định ra những mục tiêu mấu chốt nào tạo nên thành công của từng bộ phận cụ thể.
- Tính định hướng: Đôi khi dựa vào những số liệu thống kê, phân tích mà đưa ra những định hướng phát triển cụ thể trong tương lai.
Tất cả những lợi ích trên sẽ đảm bảo đưa ra những quyết định tốt nhất trong doanh nghiệp. Phần mềm quản lý KPI cho phép xác định các chỉ tiêu hiệu suất chính, gắn liền với các mục tiêu, đơn vị kinh doanh, quy trình và hoạt động. Dữ liệu ghi lại thường xuyên theo thời gian thực tế sẽ giúp đánh giá cụ thể chính xác hơn. Điều này tạo cơ hội để doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược hoạt động trong các trường hợp hoạt động kém hiệu quả hoặc cần thay đổi để nắm bắt cơ hội.
Tăng tinh thần trách nhiệm và thúc đẩy tinh thần nhân viên
Phần mềm quản lý KPI tốt có thể tăng năng lực, tinh thần của nhân viên của nhân viên. Những dữ liệu từ phần mềm KPI sẽ giúp lãnh đạo bám sát hiệu suất làm việc của một cá nhân hoặc nhóm, theo sát tiến độ. Điều này sẽ giúp nhà quản lý có thể nhanh chóng nắm bắt được những bộ phận, cá nhân nào đang hoàn thành tốt công việc của mình để kịp thời khen thưởng.
Việc nhân viên nhận được phản hồi tích cực, họ cảm nhận được thành quả làm việc của mình được ghi nhận sẽ là động lực thúc đẩy họ ngày càng phát triển. Nỗ lực hướng tới và đạt được các chỉ số hiệu suất chính mang lại cho nhân viên định hướng rõ ràng hơn và giúp họ tập trung vào việc đạt được các mục tiêu của mình.
Phần mềm quản lý KPI cho phép quản lý ở tất cả các cấp giám sát hiệu suất và kết quả của nhân viên đối với các hoạt động phát sinh từ đơn vị riêng kinh doanh của họ.
Phần mềm này sẽ giúp các nhà lãnh đạo của một doanh nghiệp xác định rõ ràng KPI cụ thể cho từng bộ phận, KPI nào là chỉ số chính để đánh giá năng lực, hiệu suất. Từ đó có thể giúp cho các phòng ban, cá nhân trong một bộ phận của họ tập trung vào những KPI quan trọng và có động lực hoàn thành chúng tốt hơn. Phần mềm sẽ xác định rõ ràng những mục tiêu nhỏ để từng bước hoàn thành mục tiêu KPI lớn từ đó trao cho nhân viên cơ hội được mục tiêu theo từng giai đoạn. Vô hình chung, điều này giúp nhân viên nhận thức rõ ràng được rằng họ đang được trao quyền kiểm soát và phát triển chính công việc của chính mình. Điều này sẽ giúp nhân viên nâng cao tinh thần trách nhiệm và hiệu suất làm việc.
Tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất công việc
Phần mềm quản lý KPI sẽ giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu cho nhân viên. Từ đó có thể tăng khả năng chấp nhận triển khai hệ thống chỉ tiêu KPI giúp nâng cao hiệu suất lao động.
Các dữ liệu sẽ được tự động cập nhật nhanh chóng trên hệ thống, từ đó tiến độ hoàn thành, những công việc đã được triển khai sẽ đều hiển thị rõ ràng. Từ đó, nhân viên không cần mất quá nhiều thời gian để báo cáo, giải trình nhưng nhà quản lý vẫn có thể nắm được những đóng góp cụ thể của từng nhân viên. Việc phân nhánh chi tiết công việc lớn thành nhiều công việc nhỏ sẽ đảm bảo được chất lượng công việc xuyên suốt. Điều này sẽ giúp cho chất lượng công việc được nâng cao. Khi ấy, hiệu suất công việc của mỗi nhân viên cũng sẽ đảm bảo hơn.
3. Những phần mềm quản lý KPI tốt nhất hiện nay
Phần mềm quản lý KPI miễn phí Simple KPI
Đây có thể được coi là “Phần mềm KPI đơn giản và đẹp mắt” đúng như những gì nhà cung cấp đã khẳng định khi cho ra mắt phần mềm này trên thị trường. SimpleKPI sẽ giúp doanh nghiệp có thể trực quan hoá rất nhiều dữ liệu liên quan tới KPI với nhiều công cụ hỗ trợ hữu ích như KPI dashboard, báo cáo chi tiết, phân tích dữ liệu, tích hợp dữ liệu,…
Tính năng nổi bật:
- Trong phần mềm có thể có những mẫu KPI cụ thể trong nhiều lĩnh vực phổ biến hiện nay. Dựa vào đó các doanh nghiệp có thể tận dụng chúng một cách linh hoạt trong việc xây dựng KPI cho doanh nghiệp mình. Hoặc cũng có thể tạo ra một hệ thống KPI hoàn toàn mới tuỳ thuộc vào mục tiêu chiến lược của từng doanh nghiệp.
- Phần mềm sẽ thông qua KPI dashboard để có thể xử lý, tiếp nhận tất cả những số liệu, dữ liệu phức tạp thành các đồ thị, biểu đồ, bảng xếp hạng trực quan, dễ hiểu. Và điểm đặc biệt là những số liệu tiếp nhận được sẽ luôn được cập nhật theo thời gian thực.
- Phần mềm cũng sẽ giúp nhà quản lý có thể nắm bắt được tiến độ KPI tổng thể trong những thời điểm cụ thể. Đồng thời thông qua phần mềm thì tiến độ KPI của từng phòng ban, cá nhân cũng được thể hiện rõ ràng. Những hiệu suất tốt nhất và tệ nhất sẽ được làm nổi bật để doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt và điều chỉnh hợp lý.
- Báo cáo trên phần mềm có thể xuất ra linh hoạt dưới nhiều định dạng khác nhau như Word, Excel, PDF.
- Đồng thời nhằm phục vụ cho việc đưa ra những chiến lược phát triển lâu dài thích hợp thì phần mềm cũng sẽ cung cấp chỉ số thể hiện tiến độ thực hiện KPI theo một quá trình để từ đó có thể dễ dàng nắm bắt được quá trình tăng trưởng của doanh nghiệp, tìm ra nguyên nhân cho những vướng mắc còn tồn đọng hay những thành công xuất sắc của mỗi doanh nghiệp.
Quản lý KPI chuyển nghiệp với phần mềm HandyKPI
HandyKPI có thể được coi là một cánh tay đắc lực giúp doanh nghiệp có thể biết được cụ thể hoạt động của đội nhóm trong lòng bàn tay. Và điểm đặc biệt đó chính là phần mềm này có thể hoạt động hiệu quả trên thiết bị di động.
Phần mềm HandyKPI luôn đơn giản hoá các chỉ số KPI giúp người sử dụng dễ nắm bắt. Phần mềm sẽ dữ lại những chỉ số thực sự cần thiết và quan trọng trong giao diện giản đơn, thân thiện. Cùng với đó số lượng biểu đồ hiển thị sẽ ít hơn, chỉ giữ lại thông tin cần thiết cho người quản lý
Tính năng nổi bật
- Không cần tiến hành việc nhập liệu thủ công KPI vào phần mềm, tài trực tiếp từ file Excel lên máy tính
- Qua ứng dụng trên di động hoặc ngay trên các file Excel công việc, nhân viên có thể điền thông tin và chúng sẽ được tự động đồng bộ lên hệ thống của HandyKPI. Giảm thiểu áp lực khi phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều tệp khác nhau khi viết báo cáo.
- KPI Dashboard của phần mềm đẹp mắt, trực quan, dễ dàng so sánh để nhìn ra xu hướng thay đổi qua từng giai đoạn phát triển khác nhau.
Betterworks
Đây là phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp thiết lập hiệu quả mục tiêu KPI, giao tiếp nội bộ tốt hơn, đặc biệt các đồng nghiệp có thể trao đổi để lại phản hồi để từ đó có thể đánh giá hiệu quả công việc một cách toàn diện hiệu suất công việc.
Bên cạnh đó, điểm đặc biệt là Betterworks còn phát triển ứng dụng trên các thiết bị di động thuộc hệ điều hành IOS.
Tính năng nổi bật
- Bằng việc sử dụng sơ đồ cây sẽ giúp trực quan hoá được mục tiêu tiến độ đạt được của từng bộ phận trong doanh nghiệp.
- Mỗi KPI đều được hiển thị rõ ràng mức độ hoàn thành công việc và thể hiện sự tiến bộ. Cùng với đó màu sắc, biểu tượng trong phần mềm cũng vô cùng sinh động, giúp tiến độ hoàn thành KPI hiện lên trực quan hơn.
- Với phần mềm Better hoạt động giao tiếp nội bộ được chú trọng nhiều hơn. Nhà quản lý và có thể trực tiếp tương tác với nhân viên xuyên suốt quá trình hoàn thành KPI. Đồng thời giữa các nhân viên cũng có thể tương tác với nhau để nhanh chóng hoàn thành KPI đề ra.
- Với mỗi KPI đều có các cột mốc riêng phản ánh tiến độ hoàn thành của nhân viên. Việc cập nhật tiến độ sẽ được tự động cập nhật nhanh chóng theo thời gian thực.
KPI Fire – Phần mềm quản lý KPI free
KPI Fire là công cụ đắc lực giúp các doanh nghiệp lên kế hoạch chiến lược, hiển thị báo cáo về KPI chi tiết, quản lý dự án và quản lý ý tưởng. Mục tiêu mà KPI Fire hướng tới đó chính là cung cấp cho các doanh nghiệp phương pháp quản trị tinh gọn, loại bỏ lãng phí, tối ưu hoá hệ thống vận hành.
KPI Fire sẽ giúp hỗ trợ nhà quản lý trong việc xây dựng mục tiêu, đưa ra ý tưởng của các dự án phù hợp với mục tiêu chiến lược. Tiến độ thực hiện các mục tiêu, dự án sẽ được hiển thị trực quan trên KPI dashboard giúp dễ dàng theo dõi tiến độ vận hành công việc của các doanh nghiệp.
Tính năng nổi bật:
- KPI Fire có thể giúp cho các thành viên có trong một nhóm có thể đưa lên những ý tưởng sáng tạo. Phần mềm sẽ lưu trữ tạo điều kiện để chúng có thể sử dụng trong các dự án tương lai.
- KPI dashboard hiển thị với màu sắc trực quan, biểu đồ cụ thể giúp cho người quản lý đánh giá nhanh chóng, dễ dàng về tiến độ hoàn thành KPI của các đội nhóm chính xác theo thời gian thực.
- Phần mềm cũng hoạt động như một phần mềm quản lý dự án đơn giản với các tính năng tiêu biểu như cập nhật trạng thái, mức độ ưu tiên công việc, deadline hoàn thành, ghi chú,… Điểm đặc biệt đó chính là phần mềm sẽ liên kết kết quả hoàn thành dự án với những chỉ số KPI đã đề ra. Cùng với đó nhà quản lý có thể theo dõi hiệu quả thực tế của dự án theo tháng, quý, năm.
- KPI Fire hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng và theo dõi chỉ số của mô hình Thẻ điểm cân bằng ngay trên hệ thống.
Như vậy trên đây là các phần mềm quản lý KPI vô cùng hiệu quả giúp doanh nghiệp có thể nhanh chóng nắm bắt cơ hội để ngày càng phát triển.
