Top 5 phần mềm quản lý hợp đồng tốt nhất cho doanh nghiệp

Quản lý hợp đồng là một phần công việc thiết yếu trong mỗi doanh nghiệp. Bởi vậy nên để có thể tìm được một phần mềm quản lý hợp đồng hiệu quả chính là băn khoăn chung của nhiều doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ là chìa khóa giúp ích cho mỗi doanh nghiệp tháo gỡ những vướng mắc hiện tại về vấn đề này

Phần mềm quản lý hợp đồng là gì?

Phần mềm quản lý hợp đồng là một thuật ngữ để mô tả các chương trình được thiết lập trên máy tính, dữ liệu và hướng dẫn khác nhau giúp hợp lý hóa và số hóa cách thức quản lý các thỏa thuận pháp lý để làm cho quy trình hợp đồng hiệu quả hơn. 

Ví dụ, phần mềm quản lý hợp đồng được sử dụng để tạo, thương lượng, ký kết, gia hạn và thu thập dữ liệu về các hợp đồng pháp lý. Phần mềm lưu trữ hợp đồng sẽ giúp các luật sư và doanh nghiệp mà họ có thể giải quyết khối lượng hợp đồng lớn.

Với phần mềm này, những hợp đồng trong doanh nghiệp sẽ được lưu trữ đồng bộ và chính xác, hợp đồng được phân chia theo từng loại. Các doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi tiến độ hợp đồng một các chính xác, giúp các dự án hoàn thành sớm hơn, tăng mức độ hài lòng của khách hàng, tăng tính chuyên nghiệp cho công ty.

Tại sao doanh nghiệp cần phần mềm quản lý hợp đồng?

Lợi ích đối với doanh nghiệp

Phần mềm quản lý hợp đồng doanh nghiệp sẽ đem tới rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cụ thể như:

• Tất cả các loại hợp đồng sẽ đều được doanh nghiệp thống nhất trên một phần mềm duy nhất. 
• Mọi quy trình đều được đảm bảo từ khâu tạo lập, xét duyệt cho tới khi hoàn thành và thanh lý hợp đồng. Khi sử dụng phần mềm các lỗi sai sẽ kịp thời được phát hiện, xử lý. Nhờ những phần mềm ấy sẽ đảm bảo hợp đồng được hoàn thành đúng tiến độ. 
• Hợp đồng sẽ được phân loại một cách khoa học dễ dàng tìm kiếm
• Phần mềm sẽ giúp tăng tính tương tác giữa nhà quản lý và nhân viên khi xử lý các vấn đề liên quan tới hợp đồng từ đó giúp cấp trên thuận lợi phê duyệt hợp đồng nhanh chóng.
• Bảo đảm an toàn cho hợp đồng: Một hợp đồng quan trọng trước đây chỉ đựng trong ngăn tủ rồi khoá thì nay với những công cụ quản lý hợp đồng thì chúng sẽ được bảo vệ sau lớp nhiều lớp mật khẩu an toàn

Lợi ích đối với nhân viên quản lý hợp đồng

Các phần mềm quản lý hợp đồng sẽ giúp các nhân viên phụ trách có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. 

• Tạo lời nhắc tự động để giúp nhân viên phụ trách chủ động hoàn thành công việc được giao
• Tính chuyên nghiệp được nâng cao, giúp hợp đồng được giao dịch một cách thuận lợi chính xác. 
• Những sai phạm dễ dàng bị phát hiện 
• Năng suất xử lý hợp đồng của nhân viên sẽ được nâng cao. 

Lợi ích đối với người tạo và xét duyệt hợp đồng

Phần mềm quản lý hợp đồng cũng sẽ trở thành công cụ đắc lực giúp người tạo và xét duyệt hợp đồng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. 

• Các phần mềm đều hỗ trợ tạo hợp đồng theo mẫu, những yêu cầu, tính pháp lý đều được chuẩn hoá, vừa đảm bảo tính bảo mật, vừa đảm bảo tính chính xác. 
• Công việc cần làm sẽ tự động nhắc nhở qua email giúp người tạo hợp đồng chủ động quản lý thời gian, khiến hợp đồng được diễn ra đúng hạn

Những phần mềm quản lý hợp đồng tốt nhất hiện nay

Dưới đây là top 5 phần mềm quản lý hợp đồng thân thiện và hiệu quả nhất cho doanh nghiệp.

WEONE  

WEONE là hệ thống tự động hóa doanh nghiệp cung cấp các giải pháp quản trị và điều hành doanh nghiệp đơn giản, toàn diện trên một nền tảng. Từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả quản lý và vận hành.

WEONE mang đến giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp đơn giản hóa các hoạt động quản trị, tối đa hiệu suất làm việc và giải quyết các bài toán khó trong vận hành cụ thể ở đây WEONE sẽ trở thành công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hợp đồng. 

Với phân hệ quản lý kho tài liệu, WEONE sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý hợp đồng với nhiều ưu điểm cụ thể: 

• Tạo lập kho quản lý hợp đồng doanh nghiệp và cá nhân: Doanh nghiệp có thể đẩy trực tiếp hợp đồng từ máy scan lên hệ thống hay đồng bộ thư mục từ máy tính cá nhân lên kho lưu trữ một cách dễ dàng
• Đồng thời WEONE cũng giúp phân loại các loại hợp đồng một cách khoa học theo từng loại riêng biệt tùy theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp
• Tính bảo mật cao vì phần mềm cho phép đặt thêm lớp mật khẩu bảo mật folder hoặc file thông tin. Từ đó giúp linh hoạt phân quyền, chỉnh sửa, xóa theo từng phòng ban. Vì vậy, đảm bảo mọi hợp đồng được bảo mật tuyệt đối và chỉ những người phụ trách mới có thể truy cập. 
• Cho phép nhiều người ghi chú, sửa đổi hợp đồng trực tiếp trên thư mục, lưu lại lịch sử các phiên bản chỉnh sửa thuận tiện cho việc tìm kiếm
• Hệ thống cho phép thêm mới các tài liệu liên quan tới hợp đồng giúp quá trình tra cứu, tìm kiếm nhanh chóng hơn

>> Đăng ký dùng thử bản Demo miễn phí tại đây

PandaDoc

Được thành lập vào năm 2011, PandaDoc giúp bạn giám sát toàn bộ vòng đời của các hợp đồng bằng phần mềm trực quan. Phần mềm có giá cả phải chăng, phù hợp với các công ty ở nhiều quy mô khác nhau.

• Phần mềm có những ưu điểm như:

• Hỗ trợ khách hàng 24/7 về các gói trả phí
• Không giới hạn tài liệu, chữ ký điện tử và người dùng
• 14 ngày dùng thử miễn phí
• Phần mềm có thể sử dụng cả trên thiết bị di động (hệ điều hành Android và IOS)

Tuy nhiên phần mềm sẽ tồn tại một số nhược điểm như:

• Thư viện nội dung chỉ khả dụng với gói Doanh nghiệp hoặc Doanh nghiệp
• Tính năng gửi hợp đồng cho nhiều đối tác, khách hàng, nhân viên liên qua sẽ cần phải tốn thêm chi phí
• Có nhiều hạn chế trong gói miễn phí

Phần mềm quản lý hợp đồng Agiloft

Agiloft chính là phần mềm hiệu quả trong việc quản lý hợp đồng các hợp đồng thương mai. 

• Phần mềm có những ưu điểm như: 
• Gói miễn phí phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ
• Dùng được nhiều tính năng

.Tuy nhiên phần mềm cũng có nhược điểm:

• Không có tính năng trò chuyện nội bộ
• Có nhiều mục trong mục tuỳ chọn dành cho người dùng nên dễ gây nhầm lẫn khi cài đặt

Concord

Phần mềm Concord cho phép các công ty gửi số lượng hợp đồng đi mà không giới hạn.

• Phần mềm có những ưu điểm:
• Không giới hạn hợp đồng, người xem, chữ ký điện tử và bộ nhớ
• Tính năng tải lên hàng loạt được áp dụng trên tất cả các gói
• 14 ngày dùng thử miễn phí 
• Tuy nhiên hợp đồng cũng tồn tại một số nhược điểm: 
• Yêu cầu về phiên bản tạo nhật ký dữ liệu dài
• Khó tích hợp các hợp đồng đã ký bên ngoài nền tảng

Phần mềm quản lý hợp đồng Juro

Đây là nền tảng quản lý hợp đồng end-to-end, cung cấp một gói miễn phí với chức năng đáng kinh ngạc. Cụ thể phần mềm đem tới nhiều ưu điểm nổi bật: 

• Gói miễn phí cho tối đa 50 hợp đồng một năm
• Trực quan để sử dụng
• Chữ ký điện tử gốc

Cùng với đó là một số nhược điểm như: 

• Các gói trả phí rất đắt
• Không sử dụng được trên các thiết bị di động
• Không thể gửi cùng một hợp đồng cho nhiều người cùng một lúc

Doanh nghiệp nên dùng phần mềm quản lý hợp đồng nào?

Như vậy nhìn chung các phần mềm trên chính là những giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý hợp đồng tốt hơn. Tuy nhiên, nhìn chung với nhiều những ưu điểm thuận lợi thì hệ thống WEONE vẫn tích hợp nhiều ưu điểm nhất, dễ dàng sử dụng với các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ cho tới quy mô lớn. 

Giao diện WEONE thân thiện với người dùng, dễ dàng sử dụng. Đội ngũ tư vấn nhiệt tình chuyên nghiệp có kinh nghiệm tư vấn cho nhiều đối tác lớn như Honda, Pepsi… Đặc biệt WEONE rất thuận tiện khi cần tìm kiếm, sửa đổi hợp đồng mà tính bảo mật cao cùng những tính năng phân quyền linh hoạt. Dù đang ở bất kỳ đâu, doanh nghiệp vẫn có thể tìm kiếm hợp đồng, sửa đổi hợp đồng qua laptop hoặc điện thoại di động. Rõ ràng, WEONE chính là phần mềm tối ưu nhất, phù hợp nhất nên được dùng để quản lý hợp đồng trong doanh nghiệp