Trong khi số hóa, chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, hàng ngày có đến hàng triệu thông tin, dữ liệu được các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức cập nhật lên nền tảng số với những mục đích khác nhau. Vậy đâu sẽ là nền tảng, phần mềm lưu trữ, quản lý dữ liệu hiệu quả nhất hiện nay?
Thế nào là phần mềm Quản lý dữ liệu
Dữ liệu (data) có khái niệm tổng quát là tập hợp của các dữ kiện nhỏ hơn như số, từ, phép đo, quan sát hay những mô tả về một sự vật xác định. Hiện nay dữ liệu là một khái niệm được sử dụng trong các lĩnh vực khác nhau như tính toán hay công nghệ máy tính. Ở mỗi lĩnh vực, khái niệm này sẽ biểu trưng cho một dạng khác nhau.
Dữ liệu có tính ứng dụng cao trong đời sống. Đối với các doanh nghiệp, dữ liệu là tất cả những thông tin, chữ viết, con số giấy tờ, tài liệu, hình ảnh,video,… Dữ liệu có tính đa dạng và là hình thức thể hiện những thông tin trên.
Quản lý dữ liệu là quá trình thu thập thông tin, lưu trữ, phân quyền sử dụng và sử dụng dữ liệu theo cách mà cá nhân, tổ chức mong muốn. Phần mềm quản lý dữ liệu là phần mềm sẽ giúp con người thu gom tất cả thông tin dữ liệu, số hóa và lưu trữ trên một nền tảng số, đồng thời cho phép người dùng dễ dàng truy cập phần mềm để sử dụng các dữ liệu theo mong muốn.
>>>> Quản lý tài liệu tối ưu với Top 5 phần mềm quản lý tài liệu tiện dụng nhất cho doanh nghiệp
Vì sao các doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu?
Không lo hư hỏng, thất lạc và mất thời gian tìm kiếm
Đối với các dữ liệu là văn bản, chữ viết, con số, việc lưu trữ dữ liệu này dưới dạng giấy tờ sẽ dễ mang đến nhiều rủi ro, dễ hư hỏng và phải mất thời gian, chi phí để sắp xếp trong một không gian cố định, ngoài ra còn cần phải điều phối người phụ trách quản lý các kho dữ liệu, kho tài liệu như thế.
Ngoài ra, khi muốn tìm kiếm một dữ liệu nào đó thì rất mất thời gian do phải tra cứu các tài liệu. Đối với các dạng dữ liệu nhỏ như một con số thống kê, một câu nói thì việc tra đến hàng nghìn bộ tài liệu, giấy tờ, sổ sách khác nhau sẽ rất mất thời gian và ảnh hưởng đến công việc chung.
Bắt kịp xu thế chuyển đổi số
Hiện nay, các doanh nghiệp đang tiến hành chuyển đổi số và số hóa dữ liệu được coi là một trong những bước khởi đầu khi doanh nghiệp mong muốn ứng dụng công nghệ vào bộ máy điều hành – quản lý. Trong tương lai, các công ty, tổ chức sẽ hoàn toàn loại bỏ phương pháp lưu trữ bằng giấy tờ mà thay bằng lưu trữ trên các phần mềm số hóa, phần mềm quản lý dữ liệu
>>>> Xem ngay: Top 5 phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất
Top 3 phần mềm quản lý dữ liệu doanh nghiệp nên sử dụng
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đưa đến 3 loại phần mềm có tính năng hỗ trợ quản lý, truy xuất và quản lý dữ liệu một cách dễ dàng.
Phân hệ quản lý kho dữ liệu của Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE
WEONE là hệ thống quản trị và điều hành doanh nghiệp tự động được nghiên cứu và sản xuất bởi FSI, đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp, phần mềm hỗ trợ chuyển đổi số “Made in Vietnam”.
Phần mềm WEONE cung cấp một giải pháp quản trị và điều hành doanh nghiệp từ xa toàn diện từ nhân sự cho đến quy trình làm việc. Với các tính năng nổi bật như: Quản lý Quy trình – thủ tục, Quản lý Công việc, Quản lý tài liệu, WEONE trở thành một “hệ sinh thái nhỏ”, với đầy đủ các chức năng để vận hành một doanh nghiệp số.
Trong đó, phân hệ Quản lý tài liệu của WEONE không chỉ là công cụ tuyệt vời để doanh nghiệp quản lý các tài liệu thông thường mà còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các dạng dữ liệu khác như: văn bản, hình ảnh, video, âm thanh,… WEONE giúp người dùng trải nghiệm một kho lưu trữ dữ liệu cực kỳ chuyên nghiệp và hiệu quả.
Cụ thể:
- Tìm kiếm, truy xuất các dữ liệu nhanh chóng: Cấu trúc kho quản lý được phân chia rõ ràng, dễ dàng tìm kiếm bằng từ khoá mà không mất nhiều thời gian tìm kiếm như cách tra cứu sổ sách truyền thống. Người dùng cũng có thể download các dữ liệu về thiết bị cá nhân.
- Dễ dàng chia sẻ cho các phòng ban và nhân viên: Với việc sử dụng phân hệ quản lý kho tài liệu của WEONE, người quản lý, nhân viên có thể kết nối dễ dàng và nhanh chóng với tất cả dữ liệu đã được số hóa ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào chỉ với một thiết bị có kết nối Internet. Ngoài ra, tính năng phân quyền chi tiết được tích hợp, giúp thông tin dữ liệu được bảo mật an toàn hơn trong nội bộ.
- Quản lý các loại dữ liệu tập trung: Mọi dữ liệu của tổ chức, doanh nghiệp có thể được số hóa, lưu trữ trên hệ thống của phần mềm. Tính năng quản lý tài liệu này của WEONE còn có khả năng kết nối tới các máy scan và nhận thông tin về dữ liệu số, văn bản, hình ảnh khác nhau. Tiện lợi cho doanh nghiệp số hóa dữ liệu một cách nhanh chóng.
- Cắt giảm 30% chi phí vận hành nhờ việc thông tin dữ liệu luôn được cập nhật và chính xác trên cùng một hệ thống, không tốn không gian lưu trữ và các chi phí liên quan đến bảo tồn dữ liệu, từ đó gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Bảo mật, an toàn tuyệt đối do triển khai theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015.
>>>> Giao việc dễ dàng hơn với Phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất
Hệ thống Microsoft SQL
Microsoft SQL Server là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ được phát triển bởi Microsoft. Đây là một máy chủ cơ sở dữ liệu, một sản phẩm phần mềm có chức năng chính là lưu trữ và truy xuất dữ liệu theo yêu cầu của các ứng dụng phần mềm khác.
Mục đích sử dụng MS SQL bao gồm:
- Tạo cơ sở dữ liệu.
- Duy trì cơ sở dữ liệu.
- Phân tích dữ liệu bằng SSAS – SQL Server Analysis Services.
- Tạo báo cáo bằng SSRS – SQL Server Reporting Services.
- Thực hiện quá trình ETL (Extract-Transform-Load) bằng SSIS – SQL Server Integration Services.
Nhìn chung, đây là phần mềm quản lý dữ liệu chuyên dụng dành cho các đơn vị có nền tảng công nghệ thông tin mạnh, có thể sử dụng SQL như một công cụ để đánh giá, phân tích các dữ liệu. Hệ thống này hiện có 2 gói Miễn phí (được sử dụng như một bản trải nghiệm với số dữ liệu cho sẵn giới hạn) và Trả phí (với đầy đủ các tính năng, từ 209 đến 13,748 USD tùy theo mô hình của tổ chức)
Cơ sở dữ liệu Oracle
Oracle là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu đa mô hình, hỗ trợ nhiều cấu trúc để tổ chức, sắp xếp và lưu trữ dữ liệu. Một số tính năng chính của nó bao gồm lưu trữ dữ liệu, bảo mật cơ sở dữ liệu, phát triển ứng dụng, kiểm tra ứng dụng thời gian thực, phát triển mô hình học máy và trình soạn thảo SQL.
Các gợi ý trên có thể hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn một phần mềm lưu trữ, quản lý dữ liệu với những mục đích khác nhau. Với các doanh nghiệp Việt không có nền tảng IT mạnh có thể quan tâm đến Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE với các tính năng và mức giá phù hợp để quản lý và đánh giá các dữ liệu, tài liệu hiệu quả.
