Việc áp dụng nguyên tắc 5S trong văn phòng giúp các doanh nghiệp nâng cao năng suất làm việc, tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả công việc. Vậy nguyên tắc 5S là gì? Đâu là cách thức vận dụng hiệu quả nguyên tắc này trong văn phòng? Bài viết dưới đây sẽ xoá bỏ những thắc mắc trên của doanh nghiệp.
Nguyên tắc 5S trong văn phòng là gì?
Nguyên tắc 5S có nguồn gốc từ Nhật Bản. Dựa trên những kinh nghiệm rút ra từ việc quản lý chất lượng công việc trong văn phòng thì nguyên lý này đã ra đời. Nguyên tắc này được ứng dụng trong công việc hàng ngày của nhân viên văn phòng nhằm cải thiện môi trường làm việc và nâng cao năng suất doanh nghiệp.
Theo tiếng Nhật Bản thì chúng ta có thể hiểu ý nghĩa của cái tên nguyên tắc 5S chính là: Seiso (Sạch sẽ), Seiton (Sắp xếp), Seiri (Sàng lọc), Shitsuke (Sẵn sàng) và Seiketsu (Săn sóc).
- Sàng lọc (Seiri): Sàng lọc và loại bỏ các loại vật dụng không cần thiết khỏi nơi làm việc
- Sắp xếp (Seiton): Sắp xếp mọi thứ trong văn phòng một cách ngăn nắp và tiện lợi
- Sạch sẽ (Seiso): vệ sinh sạch sẽ môi trường làm việc
- Săn sóc (Seiketsu): Có ý thức săn sóc, gìn giữ nơi làm việc
- Sẵn sàng (Shitsuke): sẵn sàng thay đổi, rèn luyện nề nếp thói quen tốt để hình thành môi trường làm việc lý tưởng.
Có thể thấy rằng nguyên tắc này chính là chìa khóa giải pháp ít tốn kém và hiệu quả trong việc huy động nhân và nâng cao chất lượng môi trường làm việc của nhân viên.
Tác dụng của nguyên tắc 5S trong văn phòng cho doanh nghiệp, công ty
Khi ứng dụng quy tắc 5S sẽ đem lại rất nhiều lợi ích vô cùng thiết thực cho doanh nghiệp:
- Loại bỏ hoàn toàn các tác nhân gây lãng phí trong công việc phát sinh từ việc tìm kiếm, sắp đặt, vận chuyển hoặc thay thế máy móc, trang thiết bị. Bên cạnh đó chúng cũng giúp giảm chi phí lưu kho các vật dụng – tài nguyên lỗi thời, các vật dụng đã hết giá trị.
- Cung cấp một môi trường làm việc ổn định với tinh thần cải tiến liên tục, cải thiện tình trạng an toàn và chất lượng.
- Với phương pháp 5S, những thiết bị máy móc được trang bị sẽ luôn được lau chùi và bảo dưỡng định kỳ, phát hiện những lỗi hỏng hóc có thể xảy ra để khắc phục, nhằm nâng cao hiệu suất máy móc. Từ đó có thể nâng cao chất lượng an toàn lao động.
- Khi ứng dụng phương pháp 5S, các nhân viên sẽ được tăng tính đoàn kết, nâng cao tinh thần tập thể. Vận dụng phương pháp này trong công việc sẽ giúp nhân viên giữ được thái độ tích cực và có trách nhiệm hơn trong công việc. Nhờ đó năng suất của doanh nghiệp có thể tăng lên đáng kể.
- Kiến tạo nên môi trường làm việc có kỷ luật lý tưởng, sạch sẽ và gọn gàng hơn. Nhờ phương pháp 5S mà nơi làm việc sẽ trở nên sạch sẽ và ngăn nắp gọn gàng hơn. Nếu doanh nghiệp ứng dụng được nguyên tắc này thành công sẽ khiến nơi làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn bao giờ hết.
- Mở ra nhiều cơ hội trong kinh doanh cũng như khiến nhân viên tự hào hơn về doanh nghiệp của mình, nâng cao niềm tự hào và niềm vui cống hiến.
Cách thức ứng dụng quy tắc 5S trong văn phòng
Để ứng dụng được nguyên tắc 5S tại nơi làm việc thì doanh nghiệp cần phải thực hiện các bước lần lượt dưới đây:
S1: Sàng lọc
Tại bước này nhân viên trong công ty cần phải cùng nhau dọn dẹp khu vực làm việc của mình, quan sát thật kỹ lưỡng để phân loại những thiết bị tùy theo mục đích sử dụng cũng như mức độ liên quan đến công việc. Với những đồ vật, thiết bị không cần thiết thì có thể đánh dấu và mặc định ngày tháng tiêu huỷ. Nếu một thời gian sau không ai đụng đến thì có thể chắc chắn thải bỏ mà không hề lãng phí.
Việc sàng lọc mức độ hư hỏng của đồ vật sẽ giúp doanh nghiệp có thể bước đầu tạo ra môi trường làm việc lý tưởng hơn, an toàn và khoa học.
S2: Sắp xếp
Bước tiếp theo đó chính là cần phải bố trí và sắp xếp các vật dụng theo tần suất sử dụng. Nếu những vậy dụng thường xuyên cần dùng thì bố trí ở nơi thuận tiện nhất cho nhiều người sử dụng còn những đồ vật ít dùng thì để để xa hơn. Từ đó có thể tiết kiệm thời gian di chuyển làm phân tán sự tập trung của nhân viên.
Để bước này có thể thực hiện được thì nhà quản lý có thể trao đổi với nhân viên cũng như kiến trúc sư để có thể tìm ra cách bố trí và sắp xếp các vật dụng một cách phù hợp và khoa học nhất.Trong bước này việc lập ra danh sách các vật dụng và vẽ sơ đồ nơi lưu trữ cũng sẽ giúp nhân viên thuận tiện hơn trong quá trình tìm kiếm, cất giữ các vật dụng văn phòng cần thiết.
S3: Sạch sẽ
Doanh nghiệp cần phải xử lý sạch sẽ văn phòng hàng ngày, hàng tuần một cách liên tục, thường xuyên. Việc vệ sinh cần phải tiến hành định kỳ chứ không đợi lau chùi, dọn dẹp. Bởi vậy nên có thể rèn luyện cho nhân viên thói quen mỗi ngày dành 5 phút lau chùi đồ vật.
Ngoài ra nhà quản lý cần phải lên kế hoạch kiểm tra thường xuyên để từ đó có thể kiến tạo và duy trì được môi trường làm việc gọn gàng và sạch sẽ. Việc duy trì sự sạch sẽ trong công ty sẽ khiến chất lượng công việc được nâng cao hơn.
S4: Săn sóc
Để có thể duy trì và giữ gìn được không gian làm việc sạch sẽ ngăn nắp theo nguyên tắc 5S thì cần phải tạo ra một lịch vệ sinh cụ thể với những tiêu chí rõ ràng để đánh giá được hiệu quả.
Nhà quản lý cần phải đề ra những yêu cầu cụ thể với nhân viên trong văn phòng để từ đó thể dễ dàng đánh giá. Đồng thời cần đặt ra mục tiêu vệ sinh cụ thể với nhân viên để khiến mục tiêu ấy trở nên trực quan và gần gũi hơn với nhân viên.
Thông qua những chỉ số cũng như những tiêu chuẩn đã đề ra để từ đó có thể hình thành nên phương pháp hành vi thực hiện giúp nhân viên có thể hướng tới thói quen săn sóc giữ gìn văn phòng sạch đẹp.
S5: Sẵn sàng
Có thể nói đây chính là giai đoạn khó khăn nhất đối với các nhân viên bởi họ phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định đã được giao. Và bước này cần phải thực hiện một cách tự giác không cần nhắc nhở hay ra lệnh.
Để có thể hoàn thiện được chữ S cuối cùng này nhân viên văn phòng cần củng cố thói quen của mình thông qua các hoạt động thường ngày từ đó xây dựng nên môi trường làm việc lý tưởng và kỷ luật, nâng cao giá trị của mỗi nhân viên cũng như toàn văn phòng.
Như vậy trên đây chính là những thông tin hữu ích giúp ứng dụng quy tắc 5S hiệu quả trong văn phòng của bạn. Nguyên tắc 5S sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc hiệu quả, lý tưởng, xanh sạch đẹp cũng như nâng tầm vị thế công ty.
