Sơ đồ Gantt là một trong những phương pháp thông dụng dùng để quản lý tiến độ công việc, dự án. Hiện nay đã có nhiều phương pháp hơn trong việc lập kế hoạch và quản lý nhưng biểu đồ Gantt vẫn là phương pháp được ưa chuộng áp dụng. Vậy sơ đồ Gantt là gì? Ưu nhược điểm cũng như cách vẽ và sử dụng nó ra sao? Hãy cùng chúng tôi tìm lời giải đáp chi tiết trong nội dung bài viết dưới đây nhé!
Sơ đồ Gantt là gì?
Sơ đồ Gantt còn được gọi là Gantt Chart, là công cụ cổ điển nhất nhưng vẫn được ứng dụng phổ biến trong quản trị tiến độ thực hiện dự án. Cụ thể, sơ đồ Gantt được dùng để hiển thị, trình bày công việc theo thời gian, ngày tháng. Gantt Chart gồm 2 phần chính là trục tung bằng thanh ngang thể hiện tên các công việc, trục hoành thể hiện các mốc thời gian cho những công việc đó.
Thêm vào đó, biểu đồ Gantt cũng giúp bạn dễ dàng nắm bắt được những thông tin quan trọng của từng mốc công việc và thời gian của mỗi dự án. Bởi vì nó có cách bố trí đơn giản, trực quan và rõ ràng.
Những thành phần chính có trong sơ đồ Gantt
Một biểu đồ Gantt Chart hoàn chỉnh sẽ gồm các thành phần chính như sau:
- Task list: Hiển thị các nhiệm vụ sẽ thực hiện trong dự án. Ví dụ: nghiên cứu tài liệu, chọn đề tài, viết đề cương chi tiết… Trong đó, danh sách liệt kê nhiệm vụ sẽ nằm ở trục dọc (trục tung) của biểu đồ.
- Timeline: Thể hiện tổng thời gian hoàn tất dự án, được chia thành các khoảng thời gian như ngày, tuần, tháng, năm. Dòng thời gian được thể hiện trên trục ngang (trục hoành) của biểu đồ.
- Bars: Cung cấp hình ảnh rõ ràng về thời gian, tiến độ công việc.
- Milestones: Liệt kê những cột mốc, sự kiện quan trọng cần lưu ý.
- Dependencies: Kết nối các nhiệm vụ lại với nhau theo một trật tự nhất định.
- Progress: Quy trình thực hiện.
- Resource assigned: Cho biết cá nhân hoặc nhóm chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ.
Ưu điểm và hạn chế của sơ đồ Gantt
Ưu điểm
- Quản lý cùng lúc nhiều thông tin: Với cách trình bày sơ đồ Gantt đơn giản, dễ hiểu gồm 2 trục tung và trục hoành làm việc chính. Sơ đồ sẽ giúp bạn hiểu rõ các thông tin cần thiết của dự án và quản lý chúng một cách dễ dàng. Cụ thể sẽ là các thông tin như thời điểm bắt đầu và kết thúc dự án, tiến trình, phân công các công việc, người chịu trách nhiệm thực thi dự án…
- Nâng cao năng suất: Cách phân công công việc, tiến độ thực hiện đều được thể hiện công bố công khai trong Gantt Chart. Điều này sẽ giúp mỗi cá nhân trong dự án hiểu được tầm quan trọng của từng giai đoạn trong dự án. Qua đó, các thành viên có thể chủ động hoàn thành công việc của với tinh thần trách nhiệm cao của nhân viên.
- Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả: Sơ đồ Gantt cung cấp cho người quản lý lập kế hoạch dự án và triển khai, để có cái nhìn tổng quan nhất. Nó sẽ giúp quản lý có thể điều phối công việc sao cho hiệu quả, chất lượng nhất cũng như đảm bảo các nguồn nhân lực được sử dụng hợp lý, tối ưu.
Hạn chế
- Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia được xây dựng: Nếu nhà quản lý tạo cấu trúc phân chia công việc cùng lúc với việc xây dựng Gantt Chart có thể mắc nguy cơ phải làm lại toàn bộ lịch biểu dự án nếu chẳng may có những sai sót hoặc thời gian ước tính sai trong quá trình tiến hành dự án.
- Chỉ hoạt động tốt với các dự án nhỏ: Khi công việc và thời gian kéo dài qua một trang khác, sơ đồ Gantt sẽ khó quan sát tổng thể hơn trên màn hình máy tính. Việc cập nhật thường xuyên cũng khiến nhà quản lý tốn nhiều thời gian, nhất là với các dự án lên đến hàng trăm công việc.
- Không đảm bảo tốt với việc xử lý các ràng buộc của dự án: Trong một dự án thường sẽ có 3 yếu tố ràng buộc cơ bản đó là: Thời gian, chi phí và phạm vi. Vì trọng tâm chính của sơ đồ Gantt là thời gian, thế nên chi phí và phạm vi sẽ không thể mô tả được trên sơ đồ đầy đủ. Thêm vào đó, nếu như sơ đồ có quá nhiều việc đan xen và liên tiếp nhau thì sẽ làm chúng ta khó nhận biết được những công việc nào cần phải ưu tiên thực hiện.
Lợi ích khi áp dụng sơ đồ Gantt trong việc quản lý dự án
Tránh nhầm lẫn
Khi mọi thứ đã quá rõ ràng hay những điều cần biết để hoàn thành một dự án đều được thể hiện hết trên sơ đồ Gantt thì chắc chắn bạn sẽ tránh được tối đa những nhầm lẫn, sai sót. Đảm bảo cho dự án vừa được hoàn thành đúng tiến độ, vừa mang lại sự thành công trong sự nghiệp của một nhà quản lý.
Biểu đồ Gantt thể hiện một bức tranh hơn về dự án với quy mô lớn hơn
Việc hiểu được sơ đồ Gantt sẽ giúp các nhà quản lý dự đoán trước được tương lai của một dự án. Bởi biểu đồ thể hiện một bức tranh toàn cảnh với phạm vi rộng lớn. Song song với đó, biểu đồ Gantt cũng miêu tả ra những điểm quan trọng của dự án, qua đó giúp bạn biết được hiệu quả công việc trong tương lai.
Tất cả nhân viên đều đi cùng một hướng
Gantt Chart sẽ giúp cho quản lý và đội ngũ nhân viên thực hiện được công việc một cách đồng lòng nhất, sát với khoảng thời gian cần phải hoàn thành. Đồng thời, những đối tượng liên quan cũng nắm bắt được thông tin về quy trình và diễn biến của dự án. Như vậy, sẽ không mất thời gian vào việc diễn đạt, trình bày hoặc giải thích những thông tin với nhân viên và giám đốc.
Xác định chính xác mối quan hệ giữa nhiệm vụ
Nhìn vào biểu đồ Gantt, chúng ta có thể dễ dàng thấy được những công việc nào đã hoàn thành, công việc nào đang tiến hành và công việc nào chưa được thực hiện. Khi đó, bất cứ ai trong đội ngũ này cũng đều thấy được những dòng chảy của dự án và người quản lý cũng dễ dàng xác định được những mối quan hệ giữa người thực hiện và công việc đó.
Hiểu được Gantt Chart là gì giúp bạn dự đoán được tương lai
Một biểu đồ Gantt cho phép nhà quản lý thấy được những bức tranh lớn hơn phạm vi của dự án như đã chia sẻ ở trên. Vì vậy, việc đánh giá cũng như miêu tả về những điểm quan trọng của dự án cũng trở nên dễ dàng hơn.
Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ Gantt trong quản lý dự án
Dưới đây là cụ thể các bước lập sơ đồ Gantt trong việc lập kế hoạch quản lý dự án bạn có thể tham khảo và áp dụng:
Bước 1: Liệt kê cụ thể các hạng mục công việc cần thiết
Trước tiên bạn hãy liệt kê tất cả các đầu mục công việc cần thiết cần để thực hiện dự án. Tiếp đến là xác định mục tiêu, kế hoạch, thời gian triển khai dự án để mang lại hiệu quả cao nhất.
Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các đầu việc
Thông qua Gantt Chart bạn có thể tổng quát mối quan hệ giữa các công việc. Sau khi bước 1 hoàn thành, bạn sẽ xác định xem công việc nào cần hoàn thành đầu tiên rồi tiếp đến các công việc khác nhưng cần đảm bảo rằng nó phải xảy ra theo trình tự hợp lý.
Ngoài ra, các công việc khác cũng được thực hiện song song. Càng nhiều các công việc song song thì tiến độ dự án của bạn sẽ sớm được hoàn thành.
Bước 3: Tiến hành vẽ sơ đồ Gantt
Khi đã có đầy đủ những dữ liệu cần thiết, lúc này bạn sẽ tiến hành tạo ra một sơ đồ Gantt. Bạn có thể vẽ bằng tay, sử dụng Excel, ngoài ra cũng có thể sử dụng các phần mềm vẽ sơ đồ Gantt chuyên nghiệp như: Microsoft Project, Gantt Chart Builder System…
Bước 4: Theo dõi và cập nhật tiến độ dự án
Sau khi triển khai và tạo ra sơ đồ Gantt hoàn chỉnh thì các nhà quản lý phải thường xuyên theo dõi và cập nhật các thay đổi để dự án được hoàn thiện và đi đúng hướng, để đạt năng suất cao. Bởi vì trong thời gian triển khai dự án sẽ xảy ra rất nhiều điều cần chỉnh sửa, sự thay đổi bất ngờ.
Trên đây là toàn bộ thông tin mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn về sơ đồ Gantt. Hy vọng, sẽ giúp bạn có được cái nhìn chi tiết, rõ ràng hơn và có thể dễ dàng tự tạo cho mình sơ đồ Gantt về kế hoạch công việc dưới dạng Gantt Chart.
