Đối với các doanh nghiệp, tuyển dụng là một hoạt động quan trọng và có ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của công ty. Việc thiết lập, chuẩn hóa một bộ máy quy trình hợp lý sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ đề xuất những bước để xây dựng một quy trình tuyển dụng thành công.
Quy trình tuyển dụng là gì?
Quy trình được hiểu là trình tự, thứ tự các bước thực hiện một hoạt động, công việc mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những yêu cầu cụ thể trong vận hành doanh nghiệp. Một quy trình thường được cấu tạo từ trước và sau đó các nhân sự sẽ làm theo.
Tuyển dụng là một quá trình tìm kiếm và lựa chọn các ứng viên phù hợp, có khả năng đáp ứng được công việc cần nhân sự. Quá trình này nhằm đảm bảo số lượng và chất lượng nhân sự của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nhanh chóng hoàn thành công việc với đủ nhân sự.
Quy trình tuyển dụng là toàn bộ xuyên suốt những công việc cần làm trong quá trình tuyển dụng, sắp xếp các bước làm một cách khoa học, hiệu quả, đem lại kết quả như mong đợi.
>>>> Xem ngay: 5 cấp độ của một nhà lãnh đạo vĩ đại
Vai trò của quy trình tuyển dụng trong bộ máy doanh nghiệp
Một doanh nghiệp mong muốn tuyển dụng nhân sự khi bất cứ phòng ban nào có sự thiếu hụt nhân sự và mong muốn mau chóng lấp đầy vị trí đó để đảm bảo hiệu quả công việc được tối ưu. Tuy nhiên, việc thực hiện tuyển dụng lại do phòng, ban Nhân sự (HR) của doanh nghiệp phụ trách. Chính vì thế, để quá trình này diễn ra linh hoạt, nhiệm vụ của các phòng ban được phân chia rõ ràng, tránh mâu thuẫn thì cần có một quy trình tuyển dụng chuyên biệt.
Hơn nữa, đối với các tập đoàn lớn, đa quốc gia thì việc tuyển dụng một nhân sự cần qua rất nhiều vòng loại khác nhau. Để các vòng loại diễn ra một cách chuyên nghiệp thì cần có một quy trình rõ ràng, tránh những nhầm lẫn.
Các bước thiết lập quy trình tuyển dụng hiệu quả cho doanh nghiệp
Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ đề xuất một quy trình tuyển dụng cơ bản, phù hợp với nhiều doanh nghiệp.
Thiết lập các bước cấu thành một quy trình tuyển dụng hiệu quả
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Trong các tổ chức, doanh nghiệp việc tuyển dụng là điều cần thiết để thu hút nhân tài mới, lấp đầy các vị trí trống. Quá trình này sẽ giúp doanh nghiệp có thêm nhiều những sáng tạo và sự cạnh tranh mới. Do đó, HR phải tham khảo ý kiến của các bộ phận, nhà quản lý và xác định nhu cầu tuyển dụng. Hoặc, trưởng phòng/trưởng bộ phận, ban lãnh đạo sẽ là người trực tiếp lập đề xuất tuyển dụng.
Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng, xây dựng hình mẫu nhân sự tương lai
Sau khi quyết định các vị trí tuyển dụng, HR cần xây dựng bản mô tả công việc cho vị trí cần tuyển, quyền lợi được hưởng, mức lương đề xuất, thiết lập các yêu cầu, kỹ năng mà ứng viên cần có. Sau đó, HR cần nộp kế hoạch tuyển dụng và có sự phê duyệt của ban lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp trước khi quyết định tìm ứng viên.
Bước 3: Tìm ứng viên và tuyển chọn hồ sơ
Sau khi được phê duyệt, HR sẽ sử dụng các phương pháp khác nhau để tìm ra các ứng viên phù hợp. Với những ứng viên đã đủ điều kiện tiêu chuẩn, HR sẽ liên hệ và hẹn phỏng vấn với các lãnh đạo cấp cao, trưởng bộ phận và ứng viên. Nếu hồ sơ chưa phù hợp, HR sẽ gửi thư từ chối một cách khéo léo sao cho vẫn giữ được hình ảnh đẹp của công ty trong mắt ứng viên.
Bước 4: Đặt hẹn phỏng vấn
Trong vòng phỏng vấn, HR cần liên hệ với trưởng bộ phận cần tuyển dụng hoặc lãnh đạo công ty hoặc tự mình trực tiếp phỏng vấn các ứng viên.
Bước 5: Đánh giá và đặt hẹn thử việc
Sau khi tổng hợp ý kiến đánh giá của các cá nhân tham gia phỏng vấn, bước cuối cùng trong quy trình sẽ là đánh giá và đặt hẹn thử việc/hoàn thành quy trình.
>>>>> Có thể bạn quan tâm: Nguyên lý tảng băng trôi trong quản trị nhân sự
Xây dựng sơ đồ tuyển dụng
Sơ đồ tuyển dụng sẽ sơ đồ hóa các bước quy trình trên thành dạng lưu đồ, theo trình tự các bước minh bạch, có người phụ trách rõ ràng và phương án nếu bước đó được thông qua hay không thông qua.
Một sơ đồ được chuẩn bị kỹ lưỡng có thể giúp bạn hình dung quy trình và giữ mọi thứ minh bạch. Việc hiểu rõ quy trình và biết bước tiếp theo sẽ giúp nhóm dễ dàng tìm kiếm các ứng viên tiềm năng và lọc ra những người tốt nhất.
Để lên một sơ đồ tuyển dụng chi tiết và logic thì bạn cần có sự tham khảo từ các doanh nghiệp khác nhau, phát huy các điểm mạnh và khắc phục các điểm yếu còn lại. Một số mẫu quy trình tuyển dụng bạn có thể tham khảo như sau:
Ứng dụng quy trình tuyển dụng hiệu quả nhất cho doanh nghiệp
Trong thời đại chuyển đổi số phát triển mạnh mẽ như hiện nay, doanh nghiệp khi thực hiện các quy trình nói chung và quy trình tuyển dụng nói riêng không cần phải lo lắng theo dõi thủ công tiến trình từng bước, kiểm tra người phụ trách và thúc giục nhân sự hoàn thành đầu việc của mình. Những bước này sẽ do công nghệ thực hiện và hoàn thành một cách chính xác.
Một trong những công cụ có thể hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện quy trình tuyển dụng hiệu quả là Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE với phân hệ Quy trình – Thủ tục, hỗ trợ người dùng triển khai tự động các bước theo lưu đồ quy trình.
Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE có thể giúp doanh nghiệp tạo lập quy trình tuyển dụng bao gồm cả những quy trình đơn giản cũng như phức tạp, nhiều vòng loại.
Các quy trình của WEONE cho phép tùy biến linh hoạt quy trình theo đường thẳng hoặc rẽ nhánh, không giới hạn, giúp thiết lập các quy trình theo đúng quy trình thực tế của doanh nghiệp, phù hợp với nhiều lĩnh vực hoạt động, loại hình doanh nghiệp hay đặc điểm cấu trúc phòng ban khác nhau. Bên cạnh đó, WEONE tích hợp chữ ký số nội bộ giúp việc lưu thông các văn bản, quyết định nội bộ một cách nhanh chóng.
Ngoài ra, phân hệ còn hỗ trợ đính kèm tài liệu, biểu mẫu trong từng bước, dễ dàng quản lý quy trình tuyển dụng thực tế của doanh nghiệp trên nền tảng số. WEONE nhắc nhở người dùng thực hiện các nhiệm vụ khi đến bước, đặt điều kiện xử lý tự động tại mỗi bước của quy trình giúp tiết kiệm thời gian phê duyệt, xử lý công việc.
Quy trình tuyển dụng là một trong những công việc thường xuyên nhưng lại đóng vai trò quan trọng. Để quản lý các quy trình tuyển dụng một cách chuyên nghiệp, doanh nghiệp hãy nhanh chóng ứng dụng chuyển đổi số và sử dụng các phần mềm chuyên dụng quản lý quy trình như WEONE. Thay đổi tư duy và hành động sẽ dẫn đến thành công cho doanh nghiệp của bạn!
