5 bước đơn giản để xây dựng hệ thống quy trình tự động trong doanh nghiệp

5/5 – (5 bình chọn)
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Tất cả các doanh nghiệp đều tìm cách để hoạt động hiệu quả hơn, cải thiện lợi nhuận, tối đa hóa lợi tức đầu tư. Loại bỏ các quy trình thủ công và tự động hóa chúng thông qua các phần mềm quản lý giúp DN giúp hiện thực hoá điều đó một cách nhanh chóng

Theo một kết quả khảo sát năm 2019, 2/3 trong tổng số 12.249 doanh nghiệp tại Việt Nam đã thực hiện tự động hóa trong một số công việc. Lý do để các doanh nghiệp tập trung vào công cuộc tự động hóa là giảm chi phí tuyển dụng, đào tạo lao động mới và bắt nhịp tốt trong chuỗi cung ứng toàn cầu.

Báo cáo của Formstack năm 2018, tiết lộ rằng các nhà quản lý dành trung bình 8 giờ mỗi tuần cho các tác vụ dữ liệu, báo cáo thủ công. Cũng trong báo cáo, 25% người trả lời đã dành trung bình khoảng 20 giờ mỗi tuần cho những công việc thủ công.

Theo một cuộc khảo sát McKinsey toàn cầu được thực hiện vào năm 2018, 57% người được hỏi đã bắt đầu tự động hóa quy trình kinh doanh tại tổ chức của họ và có ý định tập trung vào việc mở rộng hơn nữa. Kết quả của cuộc khảo sát cũng cho thấy rằng các hơn 40% tổ chức lớn dẫn đầu trong việc thực hiện tự động hóa quy trình so với các công ty nhỏ là (25%).

Tự động hóa quy trình là gì? Và nó có vai trò gì trong quá trình phát triển của doanh nghiệp

Tự động hóa quy trình là ứng dụng công nghệ nhằm tự động các quy trình làm việc thường ngày, loại bỏ các tác vụ thủ công, tạo ra sự xuyên suốt quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp đảm bảo mọi luồng công việc diễn ra trôi chảy mà không gặp bất kỳ rào cản nào.

Tự động hóa quy trình giúp tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian

DN tự động hóa các quy trình làm việc thì khả năng xử lý, đưa ra quyết định sẽ nhanh chóng, chính xác hơn. Nhà quản lý cũng sẽ nắm bắt được chi tiết công việc, tiết kiệm được thời gian dành cho những mục tiêu và chiến lược phát triển to lớn hơn.

Việc tự động hóa quy trình quan trọng hơn bao giờ hết trong năm 2021. Cả nhân viên và người điều hành doanh nghiệp đều phải trải qua một thời gian khó khăn do đại dịch Covid-19. Bắt buộc phải điều hành và làm việc từ xa dẫn đến thiếu sự đồng bộ giữa các phòng ban khó khăn cho việc ra quyết định của các cá nhân, bộ phận và cấp quản lý; Bị hạn chế về nhân sự, không gian, thời gian, địa điểm khiến công việc dễ bị đình trệ, tắc nghẽn, thiếu hiệu quả.

5 bước để xây dựng hệ thống quy trình tự động trong doanh nghiệp

Xác định mục tiêu

  • Mục tiêu hiện tại của doanh nghiệp bạn là gì?
  • Tự động hóa sẽ giúp ích gì và như thế nào?
  • Làm thế nào để bạn đo lường sự thành công khi áp dụng nó?

Thiết kế, xây dựng quy trình phù hợp với doanh nghiệp

Một quy trình bài bản và phù hợp ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Sau khi xác định mục tiêu, bạn cần thiết lập một trình tự thực hiện công việc dựa trên nguồn lực và tình hình thực tế của doanh nghiệp mình.

5 bước để xây dựng hệ thống quy trình tự động trong doanh nghiệp

Theo mô hình BPM Life Cycle, thì việc xây dựng 1 quy trình được thực hiện theo các bước:

Bước 1: Design (Xây dựng quy trình)
Bước 2: Modelling (Mô hình hóa quy trình)
Bước 3: Execution (Kiểm soát quy trình)
Bước 4: Monitoring (Đánh giá hiệu quả)
Bước 5: Optimization (Điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình)

Chọn phần mềm để triển khai

Sau khi đã có quy trình, việc tiếp theo doanh nghiệp cần tiến hành đó là chọn lựa những phần mềm phù hợp để giải bài toán chuyển đổi số và áp dụng thực tế vào công việc hiện tại.

WEONE số hoá toàn bộ quy trình nghiệp vụ thực tế của doanh nghiệp lên nền tảng số

Đào tạo nhân viên

Một hệ thống mới luôn cần phải có thời gian để làm quen. Để việc tự động hóa doanh nghiệp đạt được hiệu quả thì điều bắt buộc là nhân viên phải có kiến thức để vận hành hệ thống và ý thức về sự quan trọng của hệ thống mới này. Do vậy cần tiến hành những buổi đào tạo toàn bộ nhân viên ứng dụng công nghệ vào quá trình làm việc.

Đánh giá quá trình thực hiện

Bước cuối cùng cũng là bước quan trọng không thể thiếu chính là đánh giá kết quả sau khi triển khai áp dụng công nghệ mới vào trong doanh nghiệp. Một là doanh nghiệp có thể thấy được những hiệu quả cũng như khả năng vận hành của doanh nghiệp, hai là liên tục giám sát các chỉ số để cải thiện những điểm sai sót.

WEONE giúp tối ưu khả năng vận hành, nâng cao năng suất

WEONE – với tính năng quản lý quy trình giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, nâng cao năng suất làm việc

Chuẩn hóa mọi quy trình: Phân công minh bạch giữa các phòng ban – Triển khai nhịp nhàng – Trao đổi kịp thời. Tiết kiệm thời gian xử lý đơn từ, đề xuất của các bộ phận

Quy trình xử lý linh hoạt cho phép tạo quy trình con nằm gọn trong quy trình lớn giúp tiết kiệm thời gian xử lý thủ tục công việc xuyên suốt

Tự động chuyển giao quy trình: Làm việc hiệu quả, thông minh hơn giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất

Báo cáo, giám sát chi tiết: Cập nhật tiến độ công việc realtime, phát hiện ngay các điểm tắc nghẽn để cải tiến
Lưu trữ dữ liệu thống nhất và bảo mật: Mọi dữ liệu công việc được lưu trữ tập trung trên 1 nền tảng, hạn chế mất mát và đảm bảo an toàn thông tin

Tăng 30-40% hiệu suất công việc, loại bỏ hoàn toàn các tác vụ thủ công, WEONE – Thay đổi tổng thể bộ máy điều hành từ những tính năng thiết thực nhất! Đăng ký ngay để được hỗ trợ tư vấn miễn phí qua số Hotline 0904 805 255 và Email: support@weone.vn

Bạn có biết, tại Việt Nam có tới hơn 80% lãnh đạo doanh nghiệp muốn chuyển đổi số và 65% doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư mạnh vào chuyển đổi số, tuy nhiên lại có đến 53,7% doanh nghiệp gặp vấn đề về các giải pháp làm việc nội bộ.

Để khắc phục tình trạng đó hãy trải nghiệm miễn phí Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE! Thử nghiệm hoặc đăng ký hỗ trợ tư vấn chuyên sâu 1-1 để giải quyết những vấn đề về quản trị doanh nghiệp TẠI ĐÂY!

Bài viết mới nhất

Đăng ký nhận thông tin từ WEONE

Đăng ký demo

Tư vấn trực tiếp

0904 805 255