Quản lý công việc theo cách thủ công là nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp lỗi nhịp với xu hướng chung khi multitasking (đa nhiệm) đã trở thành chuẩn ‘bình thường mới’ ở đa số vị trí, lĩnh vực. Để ứng phó với tình trạng ‘thiếu tập trung’ và ‘giảm hiệu suất’ trong thời đại đa nhiệm, phần mềm tự động hóa đang trở thành tâm điểm đầu tư của nhiều doanh nghiệp Việt Nam đặc biệt là giai đoạn ‘mở cửa’ hậu Covid-19.
Tại sao phần mềm quản trị công việc ngày càng được ứng dụng phổ biến?
Trách nhiệm càng nhiều, đòi hỏi về khả năng multitasking càng lớn. Theo nghiên cứu từ Randstad, multitasking đã trở thành yêu cầu chung 89% công việc hiện nay, trong đó 45% người tham gia khảo sát nhận định, họ đang phải ‘gánh’ ngày càng nhiều việc hơn. Tuy nhiên dù bạn có giỏi sắp xếp thời gian, công việc tới đâu thì khả năng đa nhiệm cũng có giới hạn.
Bạn có thể quản lý doanh nghiệp hàng trăm người nhưng không thể trực tiếp quản lý 50 người một cách thủ công. Nếu cứ giữ thói quen quản trị như khi mới thành lập – tất cả công việc, quyết định đều dồn về một mối với văn hóa giao việc nhanh qua phần mềm chat hay các buổi họp, không sớm thì muộn cả sếp và nhân viên cũng rơi vào cảnh ‘bận bù đầu nhưng làm mãi không hết việc’. Chưa kể, theo Rescuetime, việc nhảy qua nhảy lại giữa nhiều nhiệm vụ hay phần mềm chat cũng có thể làm giảm 20-40% hiệu suất.
và tình trạng phân thân liên tục trong nhiều Một trong những vấn đề muôn thuở của cách giao việc, quản lý thủ công trong thời đại ‘cái gì cũng nhanh cũng gấp’ hạng mục đó là:
Việc chen ngang việc
Cấp trên giao nhiệm vụ nhưng thiếu đi góc nhìn tổng quát về khối lượng công việc và deadline đang cần xử lý của cá nhân/ bộ phận. Cấp dưới không nhìn được tính quan trọng và mức độ ưu tiên của từng hạng mục dẫn tới tình trạng ‘không biết làm gì trước, làm gì sau’, lúc nào cũng hối hả, luôn chân luôn tay những vẫn chậm kế hoạch hoặc chất lượng trả ra không đạt yêu cầu. Và sẽ tệ hơn nếu đó là những kế hoạch gọi vốn, hợp tác, dự án đấu thầu hay các hạng mục trọng yếu của doanh nghiệp….
Càng làm càng giảm hiệu suất
Ở góc độ nhân viên, phải giải quyết đồng thời nhiều công việc với deadline chồng chéo, không thể tập trung giải quyết dứt điểm một hạng mục cũng là nguyên nhân của tình trạng xao nhãng, nhớ nhớ quên quên, trôi việc hoặc bỏ sót thông tin. Về lâu về dài, liên tục phải đối mặt với những căng thẳng, stress công việc cũng là tác nhân kéo lùi hiệu suất nhân sự; khiến doanh nghiệp cần tốn nhiều giờ công, nhân lực hơn để giữ vững tiến độ đề ra.
Quản lý công việc, hiệu suất, quy trình… đây là những bài toán không mới nhưng cùng với sự phát triển của công nghệ, doanh nghiệp cần liên tục tìm cách tối ưu để không trở nên ‘nặng nề’ khi thời đại đã chuyển từ ‘cá lớn không còn nuốt cá bé’ sang ‘cá nhanh nuốt cá chậm’. Đó cũng là lý do doanh nghiệp Việt đang ráo riết hơn ai hết trong cuộc đua ‘chuyển đổi số’. Theo khảo sát của PwC, 52% người tham gia lựa chọn ‘áp dụng công nghệ mới’ là ưu tiên của các doanh nghiệp Việt trong 2 năm tới.
Bằng việc ứng dụng công nghệ 4.0 vào tháo gỡ các nút thắt quản lý và tăng tốc độ xử lý công việc, doanh nghiệp có thể tạo ra sự thay đổi ở cả 3 cấp độ:
- Doanh nghiệp – Tiết kiệm thời gian, nhân sự, chi phí; đẩy nhanh tốc độ làm việc, tăng hiệu suất; cắt giảm chi phí ẩn, bộ máy vận hành trơn tru, dễ kiểm soát
- Nhà quản lý – Dễ dàng quản lý từ bất kỳ đâu, nắm bắt công việc từ tổng quan đến chi tiết; đánh giá đúng hiệu suất, năng lực của nhân viên; giảm sự phân mảnh khi giao việc/ làm việc trên nhiều ứng dụng
- Nhân viên – Nhìn được tổng thể công việc, biết mình cần làm gì trước, làm gì sau, dễ dàng cộng tác liên bộ phận và giảm tải các công việc thủ công để tập trung cho các công việc quan trọng hơn”
Tuy nhiên để lựa chọn đúng phần mềm ngay từ lần triển khai đầu tiên lại không hề đơn giản khi doanh nghiệp phải đồng thời cân bằng giữa nhu cầu nội bộ và công năng sản phẩm.
Tối đa hóa hiệu suất làm việc với hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE
WEONE là hệ thống tự động hóa doanh nghiệp được phát triển bởi FSI – 1 trong top 10 doanh nghiệp dẫn đầu về năng lực công nghệ 4.0 – nhằm giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi sâu sát mọi thứ một cách thuận tiện và giữ nhân viên “bận rộn” một cách hiệu suất, ít tốn công nhất.
Thay vì lúc nào cũng ‘chạy theo nhân viên’ để đảm bảo công việc bắt kịp tiến độ hay nặng đầu vì phải xử lý những chuyện cỏn con, nhà quản lý có thể dành nhiều thời gian hơn để tập trung xây dựng kế hoạch tăng trưởng hoặc kết nối, mở rộng các mối quan hệ với mạng lưới xung quanh!
WEONE giúp nhà quản trị:
- Giám sát tiến độ cùng lúc nhiều dự án: quản trị tổng quan trên một hệ thống duy nhất chỉ với vài thao tác đơn giản, tránh mất thời gian tham gia từng cuộc họp hoặc chuyển đổi qua lại giữa nhiều phần mềm khác nhau để tổng hợp báo cáo, xem lại hạng mục hoặc trao đổi tiểu tiết công việc.
- Dự đoán rủi ro và xác định điểm nghẽn: theo dõi tình trạng dự án theo thời gian thực, dự đoán nguy cơ chậm trễ, không kịp deadline và nguyên nhân cụ thể – do đâu, vì ai đồng thời đưa ra các giải pháp tháo gỡ trước khi quá muộn.
- Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc: nhận định nhanh những việc cần ưu tiên xử lý gấp, những việc cần trao quyền hoặc những hạng mục không quá quan trọng có thể rời lại sau. Đây vốn là thử thách không nhỏ khi quá nhiều quyết định đang ‘dồn ép’ đồng thời lên vai nhà quản lý và khả năng đi vào chi tiết công việc ‘giảm dần’ theo sự mở rộng quy mô.
- Đánh giá khối lượng và hiệu suất nhân sự, phòng ban: điều phối công việc hợp lý, khoa học hơn và có giải pháp đào tạo hoặc bổ sung nhân sự để phục vụ cho độ tăng trưởng của công ty. Hoặc đánh giá cách nhân sự sử dụng thời gian để có chiến lược thay đổi và sử dụng nguồn lực tối ưu hơn.
Từ góc độ cấp dưới, WEONE cũng mang đến những giải pháp giúp giảm gánh nặng đa nhiệm trong quản lý và xử lý công việc cá nhân, đồng thời giúp quá trình giải quyết công việc diễn ra nhanh chóng, trơn tru hơn thông qua:
- Tự động nhắc nhở công việc: Tránh tình trạng thiếu sót, quên việc, trôi việc khi phải thực hiện quá nhiều nhiệm vụ cùng lúc. Nhân viên không cần nhớ tất cả hạng mục hoặc cả quy trình dài hoặc lội lại các đoạn chat mà có thể ‘làm đến đâu, xem đến đó’ theo quy trình từng bước trên hệ thống.
- Cảnh báo tự động tới các dự án đã trễ hoặc sắp đến hạn: Sắp xếp lại thứ tự công việc hoặc trao đổi với cấp trên, đội nhóm để tìm ra giải pháp hợp lý khi có quá nhiều công việc cần ưu tiên.
- Minh bạch về trách nhiệm, vai trò: Các luồng công việc được quy trình hóa và phân công rõ ràng giữa các phòng ban. Mọi chỉ thị, phản hồi hoặc tài liệu liên quan đều được lưu trữ trực tuyến, tránh tình trạng đổ lỗi, đùn đẩy trách nhiệm lẫn nhau khi có vấn đề phát sinh.
- Thuận tiện theo dõi phê duyệt và bổ sung, điều chỉnh theo yêu cầu: Giảm thời gian chết, tránh việc chờ đợi, di chuyển giữa các chi nhánh, phòng ban để sử dụng thời gian hiệu quả hơn cho các nhiệm vụ khác
Đẩy hết công việc lên hệ thống, giải quyết công việc năng suất, hiệu quả hơn trong với vài thao tác với WEONE. Tìm hiểu ngay để nhận demo miễn phí!
