Dưới sự tác động của dịch bệnh Covid, phần lớn các nước trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng đều phải chuyển sang làm việc từ xa một cách đột ngột. Ngoài những thách thức về sức khỏe và xã hội do đại dịch gây ra, các nhà quản lý và nhân viên phải đối mặt với cách thức làm việc mới.
Để đối phó với những thách thức trên, các doanh nghiệp Việt đang có xu hướng dịch chuyển từ môi trường làm việc truyền thống sang môi trường làm việc số.Vậy môi trường làm việc truyền thống và môi trường số có những sự khác biệt nào? Dưới đây là một số điểm so sánh chi tiết bản chất, ưu nhược điểm của từng loại hình giúp bạn có cái nhìn từ tổng quan từ đó triển khai mô hình vận hành phù hợp với doanh nghiệp mình.
Mô hình làm việc truyền thống là gì? Đặc điểm của loại mô hình này
Môi trường làm việc truyền thống là không gian vật lý cố định, thường là văn phòng làm việc tập trung gồm nhiều người thuộc cùng một tổ chức/doanh nghiệp. Văn phòng được thuê/thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, có diện tích chứa đủ số nhân viên, có đầy đủ cơ sở vật chất, thiết bị, phòng họp… phục vụ công việc được thực hiện hiệu quả.
Đặc điểm của mô hình làm việc truyền thống
- Tốn nhiều chi phí đầu tư cho việc thuê địa điểm làm việc lớn, thiết bị văn phòng, bởi vì quy trình công kềnh nên cần rất nhiều nhân sự
- Hình thức làm việc thông qua email và các ứng dụng chat Skype, Zalo, Messenger…, thường xuyên tổ chức các cuộc họp tổng kết hàng tuần, tháng, quý, năm để báo cáo tình hình
- Cách lưu trữ dữ liệu, tài liệu doanh nghiệp bằng giấy, máy tính cá nhân của từng nhân viên trong doanh nghiệp
Ưu điểm của môi trường làm việc truyền thống
- Dễ dàng trao đổi, làm việc trực tiếp khi có vấn đề
- Truyền bá văn hoá nội bộ công ty dễ dàng hơn
- Dễ dàng kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên
Mô hình làm việc số
Mô hình làm việc số là nơi áp dụng công nghệ hiện đại vào hoạt động doanh nghiệp thường xuyên nhằm cải thiện hoặc loại bỏ các quy trình làm việc truyền thông và nâng cao hiệu quả.
“Nếu gia tăng chi phí công nghệ, bạn sẽ nhanh chóng thấy được lợi ích đến từ việc cải thiện kết nối cũng như năng suất làm việc hay kinh nghiệm của nhân viên”, Ông David Roberts – Giám đốc Điều hành tập đoàn quản lý đầu tư và dịch vụ chuyên nghiệp JLL cho biết.
Đặc điểm của môi trường làm việc số:
- Quản lý, điều hành tập trung trên 1 nền tảng
- Những thành viên trong doanh nghiệp được phân quyền có thể truy cập ở bất cứ đâu khi có mạng internet mà không cần ngồi tập trung tại một không gian địa lý
- Số hóa toàn bộ quy trình thực tế của doanh nghiệp mọi công việc sẽ có quy trình thống nhất để việc hợp tác đạt hiệu quả cao nhất
- Nhân viên có thể làm việc ở bất cứ đâu chỉ cần có tài khoản để truy cập vào môi trường làm việc số
- Giao tiếp, hội họp trên môi trường số
Ưu điểm của môi trường làm việc số:
- Kết nối, tương tác nhanh chóng với mọi nhân viên từ mọi phòng ban mà không bị giới hạn bởi thời gian, không gian, khoảng cách
- Tối ưu hoá mọi quy trình doanh nghiệp giúp tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành
- Nâng cao năng suất làm việc do ứng dụng các công nghệ mới vào làm việc loại bỏ các thao tác thủ công
- Tạo ra môi trường làm việc lý tưởng, gia tăng sự gắn bó lâu dài với công ty của nhân việc
Những điểm khác biệt của môi trường làm việc truyền thống và môi trường số
Sử dụng các công cụ kỹ thuật số
Môi trường làm việc truyền thống thường sử dụng Email và các ứng dụng chat miễn phí như Messenger, Zalo, Trello,… là phương tiện chính trong giao tiếp và trao đổi công việc. Các công cụ riêng lẻ thiếu thống nhất, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc quản lý, năm bắt toàn bộ thông tin. Dữ liệu phân mảnh gây khó khăn cho việc ra các quyết định mang tính chiến lược cho sự phát triển của công ty
Còn đối với với môi trường làm việc số ứng dụng các công nghệ, hệ thống quản lý toàn bộ doanh nghiệp bao gồm quản lý công việc, quy trình thủ tục, tài liệu,… các công cụ được kết nối tập trung trên 1 nền tảng.
Quản lý
Môi trường làm việc truyền thống nhà quản lý chỉ kiểm soát được thời gian làm việc của nhân viên khi làm việc trực tiếp tại văn phòng. Dưới tác động của tình hình dịch bệnh như hiện nay thì sẽ gặp rất nhiều hạn chế trong việc quản lý nhân viên khi làm việc từ xa do thiếu tính kết nối và công cụ tương tác.
Mô hình làm việc số các công cụ quản lý, tương tác được ứng dụng giúp người đứng đầu nắm bắt được mọi thông tin dù nhân viên làm việc ở bất cứ đâu. Dữ liệu được quản lý tập trung, giao tiếp, thông tin giữa các phòng ban liền mạch.
Chi phí đầu tư
Mô hình làm việc truyền thống sẽ có mức chi phí đầu tư, vận hành ở mức cao hơn bởi chi phí mở rộng văn phòng, thiết bị, in ấn,…
Chi phí đầu tư mô hình làm việc số ở mức phù hợp với từng quy mô của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp làm việc từ xa có thể giảm thiểu nhiều chi phí vận hành mà vẫn đảm bảo hiệu quả.
Năng suất làm việc
Mô hình làm việc truyền thống năng suất thấp hơn do việc luân chuyển, nhập liệu thông tin mất nhiều thao tác hơn.
Năng suất làm việc trong mô hình làm việc số được nâng cao bởi tiết kiệm thời gian cho những thao tác không cần thiết như tự động cập nhật báo, thông báo, nhắc nhở khi có công việc hoặc công việc đang chậm, trễ deadline. Quy trình làm việc trơn tru, sự phối hợp giữa các phòng ban nhịp nhàng từ đó gia tăng năng suất.
WEONE mô hình làm việc số giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng năng suất lao động
WEONE – Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp cung cấp các giải pháp quản trị và điều hành doanh nghiệp đơn giản, trên một nền tảng, giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả quản lý và vận hành.
- Điều hành tập chung trên 1 nền tảng duy nhất: Mọi quy trình được hệ thống hoá trên một nền tảng duy nhất giúp cho việc giao tiếp và cộng tác dễ dàng hơn
- Số hoá mọi quy trình: Phối hợp công việc nhanh chóng, thuận tiện
- Ra quyết định chính xác nhờ thông tin được cập nhật, báo cáo liên tục 24/7
- Năng suất làm việc tăng cao, tạo ra hiệu quả đột phá và đem lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp
- Giao diện thân thiện, đơn giản trong thao tác không cần tốn quá nhiều thời gian để thích nghi và làm quen
Trong thời đại 4.0 như hiện nay, nhu cầu ra quyết định lập tức trở nên quan trọng hơn bao giờ hết đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Mô hình làm việc truyền thống có những ưu điểm riêng nhưng doanh nghiệp cứ giữ khư khư mô hình làm này mà không nhanh chóng đổi mới thì rất dễ bị tụt sau bởi đối thủ. Thay đổi phong cách làm việc theo xu hướng kỹ thuật số chắc chắn sẽ mang đến cho doanh nghiệp nhiều bước tiến đột phá mới.
Trải nghiệm những tính năng tuyệt vời giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc tại đây: https://weone.vn/ hoặc liên hệ ngay với chúng tôi qua số Hotline 0904 805 255 Email: support@weone.vn
