Hoàn thành công việc đúng thời hạn là thách thức số một đối với các nhà quản lý doanh nghiệp. Để đáp ứng thời hạn, hầu như các thành viên trong đội ngũ thường phải làm việc hết công suất có khi phải hy sinh thời gian nghỉ của họ. Kết quả là, hơn 50% thành viên nhóm của bạn gặp phải tình trạng kiệt sức vì công việc.
1 trang web tổng hợp việc làm lớn tại Mỹ, đã thực hiện một cuộc khảo sát với 1.500 nhân viên để xác định mức độ kiệt sức của các nhóm người khác nhau. Các đối tượng được chọn từ các nhóm tuổi khác nhau, mức độ kinh nghiệm và lĩnh vực ngành nghề. Kết quả cho thấy, tình trạng kiệt sức đang gia tăng, hơn 52% số người trả lời khảo sát đang trải qua tình trạng kiệt sức vào năm 2021, tăng từ 43% nói tương tự trong cuộc khảo sát trước Covid-19 của Indeed.
Với tư cách là người quản lý, bạn sẽ không mong muốn các thành viên của nhóm bạn cảm thấy kiệt sức, vì như thế năng suất và hiệu quả sẽ giảm xuống. Bạn cần các biện pháp phòng ngừa và hỗ trợ phù hợp, giúp bạn ngăn chặn tình trạng kiệt sức cho nhóm của mình trước khi điều đó xảy ra.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về 6 phương pháp hay nhất về cách hoàn thành công việc mà không gây áp lực cho nhóm của mình. Đây là cách thực hiện.
- Lập kế hoạch, phân chia công việc rõ ràng đồng đều cho tất cả mọi thành viên trong nhóm
- Quản lý, giám sát khối lượng công việc cá nhân và đội nhóm tổng thể
- Giữ các thông tin liên quan đến công việc tập trung một nơi
- Giảm công việc không hiệu quả
- Tổ chức buổi trao đổi về khối lượng công việc 1:1
Lập kế hoạch, phân chia công việc đồng đều cho tất cả mọi thành viên trong nhóm
Để lập kế hoạch và phân chia công việc hiệu quả, bạn cần phải nắm rõ nhiệm vụ, năng lực của từng nhân viên, chuyên môn của mỗi người và phân công cho họ những công việc phù hợp. Bạn cần nắm được chi tiết tại thời điểm giao việc, ai trong nhóm của bạn đang phụ trách việc gì, để đảm bảo khối lượng công việc được giao không trở thành “quá tải” với nhân sự.
Quản lý, giám sát khối lượng công việc cá nhân và đội nhóm tổng thể
Sử dụng công cụ quản lý công việc có thể hiển thị cho bạn thời gian, số lượng công việc mà mỗi thành viên trong nhóm đang làm việc. Nhật ký thực hiện công việc hiển thị tổng số thời gian ước tính mà một thành viên trong nhóm đang thực hiện công việc. Và nếu bạn thấy các thành viên trong nhóm làm việc quá sức, bạn có thể nhanh chóng cân bằng lại công việc bằng cách giao việc đó cho các thành viên khác trong nhóm.
Giữ các thông tin liên quan đến công việc tập trung ở một nơi
Thông tin liên quan đến công việc được lưu trữ trên nhiều phương tiện như: tài liệu giấy, email, tin nhắn trò chuyện, trên máy tính cá nhân… khiến nhân sự khi có nhu cầu sử dụng, sẽ tốn nhiều thời gian để tìm kiếm (Theo thống kê, 1 nhân sự mất 30-40% thời gian làm việc để tìm kiếm thông tin).
Bên cạnh đó, khi có các vấn đề bất khả kháng xảy ra như thiên tai, dịch bệnh,… làm gián đoạn hoạt động làm việc tập trung tại văn phòng, nhân sự phải làm work from home thì để tiếp cận được các thông tin này càng trở nên khó khăn.
Vì thế, để giảm thiểu thời gian làm việc cho nhân sự, bạn nên tổ chức quản lý các thông tin này tập trung tại một nơi, hoặc trên cùng một nền tảng và đặc biệt nền tảng đó có thể hỗ trợ nhân viên của bạn truy cập từ bất kỳ địa điểm nào.
Giảm công việc không hiệu quả
Mỗi ngày chúng ta thực hiện hàng chục hoạt động làm mất thời gian như tìm kiếm thông tin, giao tiếp với nhóm của bạn, theo dõi, cập nhật trạng thái công việc, tổng hợp báo cáo, tham gia các cuộc họp, di chuyển đi lại xin trình ký, phê duyệt… Theo khảo sát của Anatomy of Work, hơn 60% thời gian của chúng ta dành cho các hoạt động không hiệu quả.
Nhà quản lý có thể hạn chế các công việc không hiệu quả bằng cách sử dụng các phần mềm quản lý công việc, quy trình như “Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE”.
Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE giúp giải phóng nhân sự khỏi những tác vụ thủ công trong xử lý quy trình thủ tục, công việc, giấy tờ bằng cách: thực hiện toàn bộ quy trình thủ trực tuyến trên một hệ thống, giúp đơn giản hóa và tránh chậm trễ hay mất thời gian do các thao tác rườm rà; Tăng tốc độ xử lý các công việc, tác vụ thường ngày với việc thiết lập tự động, hạn chế sự rời rạc, sai sót và đẩy nhanh tiến độ tổng thể; Tối ưu nguồn lực nội bộ, giúp nhân sự và cấp quản lý rời mắt khỏi công việc không quá quan trọng và tập trung cho các hoạt động quan trọng, cấp thiết hơn.
Tổ chức buổi trao đổi khối lượng công việc 1:1
Theo dõi khối lượng công việc là một chuyện, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn cũng thường xuyên họp với nhóm của mình và hỏi họ xem họ đang làm như thế nào. Có thể có những trường hợp mà một nhiệm vụ khiến họ mất nhiều thời gian hơn dự kiến hoặc họ đang vật lộn với những thứ trong cuộc sống cá nhân khiến họ kém hiệu quả hơn.
Nếu bạn chưa có, hãy lên lịch các cuộc họp 1: 1 hàng tuần hoặc hai tuần một lần với các thành viên trong nhóm để kiểm tra các ưu tiên, năng lực và bất kỳ câu hỏi nào khác mà họ có thể có. Trong các phiên này, cũng rất hữu ích để làm rõ công việc cá nhân của họ liên quan như thế nào đến các mục tiêu lớn hơn của công ty và nhóm. Cung cấp sự rõ ràng đó có thể giúp các thành viên trong nhóm sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc của họ tốt hơn. Nó cũng có thể tăng động lực vì các thành viên trong nhóm hiểu cách công việc của họ phù hợp với bức tranh lớn hơn.
Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE cung cấp các giải pháp quản trị và điều hành doanh nghiệp đơn giản, trên một nền tảng, giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả quản lý và vận hành, hạn chế tình trạng nhân viên kiệt sức, nâng cao năng suất làm việc.
