Loại bỏ những tác động của yếu tố môi trường xung quanh, giúp bạn tập trung vào công việc hơn bằng cách áp dụng kỹ thuật Pomodoro.
Kỹ thuật Pomodoro là gì?
Vào những năm 1980, sinh viên kinh doanh người Ý Francesco Cirillo đã cố gắng làm việc liên tục 25 phút, nghỉ một chút, sau đó làm việc thêm 25 phút. Sau ba lần, anh ấy sẽ nghỉ dài hơn. Và anh ấy nhận thấy điều này khiến anh ấy làm việc năng suất và hiệu quả hơn rất nhiều. Cirillo đặt tên kỹ thuật của mình theo tên bộ đếm thời gian trong bếp hình quả cà chua của mình, pomodoro, có nghĩa là “cà chua” trong tiếng Ý.
Lợi ích của kỹ thuật Pomodoro
Nghiên cứu cho thấy kỹ thuật Pomodoro có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn bằng cách kết hợp một số kỹ thuật năng suất đã được kiểm tra theo thời gian khác nhau. Có bốn cách chính mà kỹ thuật Pomodoro có thể giúp bạn làm được nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ngắn.
Thúc đẩy thực hiện các công việc đơn lẻ
Mục đích của việc sử dụng bộ đếm thời gian pomodoro là làm một việc liên tục trong 25 phút mà không bị phân tâm bởi các thông báo đến hoặc bất kỳ tác vụ nào khác. Kỹ thuật pomodoro thực hiện khối công việc không bị gián đoạn kéo dài 25 phút. Một nghiên cứu cho thấy những người sử dụng kỹ thuật Pomodoro làm ít nhiệm vụ hơn những người không sử dụng nó.
Thực tế thì đa nhiệm giết chết năng suất. Con người thực sự không thể thực hiện hai hoặc nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Trên thực tế, những gì trông giống như “đa nhiệm” là chuyển đổi rất nhanh giữa các tác vụ.
Nghỉ ngơi để tăng năng suất
Kỹ thuật Pomodoro là tạo ra những khoảng nghỉ thường xuyên. Khi bộ đếm thời gian đổ chuông, bạn đã hoàn thành và đã đến lúc nghỉ giải lao.
Bạn có thể tự hỏi liệu nghỉ nhiều hơn có làm giảm năng suất làm việc hay không. Một nghiên cứu của Phòng Nghiên cứu Giáo dục, Đại học Lancaster, Vương quốc Anh về những công nhân thường xuyên nghỉ giải lao trong ngày của họ sản xuất nhiều hơn hoặc nhiều hơn những đồng đội không nghỉ giải lao. Thêm vào đó, những người lao động được nghỉ thường xuyên sẽ cảm thấy ít mệt mỏi hơn vào cuối ngày.
Phân chia công việc hiệu quả
Phân chia công việc là một phương pháp quản lý thời gian và năng suất phổ biến . Đó là nơi bạn nhận một nhiệm vụ lớn hơn và chia nó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn. Ví dụ: Bạn cần lên kế hoạch truyền thông cho sự kiện có thể chia nhỏ công việc thành:
- Tìm kiếm tài liệu phục vụ cho kế hoạch
- Đọc tài liệu
- Phân tích, đánh giá
- Xây dựng thông điệp cho sự kiện
- Tiến hành viết kế hoạch chi tiết
Các nhiệm vụ vi mô dễ tiếp cận hơn các nhiệm vụ vĩ mô. Bạn ít muốn trì hoãn hơn vì bạn dễ dàng ước tính chính xác thời gian hoàn thành các nhiệm vụ nhỏ. Bạn cũng có được sự hài lòng khi kiểm tra nhiều mục hơn trong danh sách việc cần làm của mình.
Phân chia công việc và quản lý dễ dàng bạn có thể sử dụng hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE. Với tính năng quản lý công việc, WEONE sẽ giúp bạn lên kế hoạch làm việc thông minh, giúp chia nhỏ các công việc đồng thời thiết lập thời gian thực hiện giúp bạn tập trung vào xử lý công việc hơn.
Tạo thời gian tập trung thực hiện công việc
Theo số liệu thống kê của các nhà nghiên cứu, nhân viên văn phòng là những người có tỷ lệ mất tập trung trong công việc cao nhất:
- 1 nhân viên trung bình lãng phí tới 41% thời gian của họ tại nơi làm việc cho những nhiệm vụ có giá trị thấp.
- 53% nhân viên lãng phí ít nhất 1 giờ mỗi ngày để đối phó với sự sao lãng.
- Người dùng trung bình của Slack gửi 200 tin nhắn mỗi ngày.
- Người lao động trung bình dành 1 giờ 5 phút trong ngày làm việc của họ để đọc các trang tin tức.
- Phương tiện truyền thông xã hội chiếm 44 phút trong ngày của người lao động trung bình.
Và sau đó khi chúng ta bắt đầu làm công việc thực sự, nhưng rất khó có thể tập trung. Nghiên cứu của Gloria Mark tại Đại học California, đã chỉ ra rằng người lao động thường tham gia một nhiệm vụ trong khoảng ba phút trước khi chuyển sang một thứ khác.
Một nghiên cứu gần đây cho thấy, 40% thời gian làm việc có thể bị mất do gián đoạn (trung bình 1 ngày bị gián đoạn 7 lần), 61% thời gian trung bình của 1 nhân viên dành cho công việc riêng.
Chính vì vậy, thiết lập thời gian để tập trung là chìa khóa để chống lại sự phân tâm, trì trệ và gián đoạn trong công việc.
Theo báo cáo của Clockwise, khảo sát 152 giám đốc kỹ thuật về mối tương quan của thời gian tập trung với năng suất, tốc độ và doanh thu, kết quả cho thấy là:
- 90% giám đốc kỹ thuật cho biết họ làm việc năng suất hơn khi có nhiều thời gian tập trung 80% giám đốc kỹ thuật cho biết thời gian tập trung giúp họ hoàn thành dự án nhanh hơn
- 76% giám đốc kỹ thuật cho biết doanh thu của họ tăng hơn
Để thiết lập thời gian tập trung bạn nên tập trung thực hiện 1 công việc, chia nhỏ các công việc lớn thành các công việc con và thực hiện công việc đó liên tục trong 2 giờ, nghỉ giải lao 30 phút. Điều này sẽ giúp bạn hạn chế sự phân tâm khi thực hiện các công việc khác nhau.
Để tận dụng tối đa kỹ thuật Pomodoro, hãy sử dụng hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE. Hệ thống sẽ giúp bạn thiết lập kế hoạch làm việc thông minh trong ngày, tuần, tháng với tùy chọn thời gian gian thực hiện, mức độ ưu tiên công việc. Tính năng cảnh báo nhắc nhở công việc thông minh giúp bạn tập trung tinh thần thực hiện công việc, tăng năng suất làm việc.
Đăng ký demo miễn phí WEONE bằng cách liên hệ:
Hotline 0904 805 255
Email: support@weone.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/fsiweone
Website: https://weone.vn
