Bước sang năm 2022 với nhiều bất định, doanh nghiệp cần trở nên linh hoạt để thích ứng nhanh chóng với mọi điều kiện thị trường. Để làm được điều đó, nhiều tổ chức lựa chọn giải pháp đơn giản hóa quản trị & vận hành – như là bước đầu tiên trong hành trình thích ứng và phục hồi sau dịch. Tuy nhiên, bên cạnh đó cũng có nhiều doanh nghiệp chưa rõ cách triển khai, và những thách thức có thể đối diện. Cùng WEONE theo dõi bài viết bên dưới, để biết cách ứng dụng tinh gọn hiệu quả nhé.
Thách thức doanh nghiệp thường gặp khi đơn giản hóa quản trị và vận hành
Tinh gọn bộ máy quản trị và vận hành là xu hướng của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, muốn ứng dụng hiệu quả, các tổ chức cần vượt qua một số thách thức phổ biến như sau:
Hiểu sai về ‘đơn giản hóa quản trị và vận hành’
Khái niệm ‘đơn giản hóa quản trị và vận hành’, đặc biệt trong thời đại 4.0, thường bị hiểu là loại bỏ hoặc đào thải hoàn toàn các cách thức hiện tại, và thay bằng công nghệ. Nhưng hiểu như thế liệu có chính xác không?
Thực tế, ‘đơn giản hóa’ không phải là đào thải cách làm thủ công, mà là tối ưu các bước thừa trong quy trình hiện có, sao cho đạt được hiệu suất tối đa với nguồn lực thấp nhất. Còn công nghệ sẽ thường là ‘công cụ’ mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn để tinh gọn hiệu quả.
Vậy đâu là những vấn đề doanh nghiệp có thể tinh gọn? Chị Nguyễn Thọ Thanh Uyên (Giám đốc phát triển kinh doanh Chatwork) đã chia sẻ mô hình 5M để gợi ý các phạm trù phổ biến, bao gồm: Man (con người), Machine (máy móc), Material (tài liệu/nguyên vật liệu), Method (cách triển khai), Money (chi phí). Ví dụ đơn giản hóa về tài liệu, doanh nghiệp có thể rút ngắn cách đặt tên file để tối ưu thời gian lưu trữ, cũng như truy xuất dữ liệu sau này.
Tư tưởng chưa đi cùng hành động
Hầu hết doanh nghiệp đều nhận ra tầm quan trọng của việc thay đổi để thích nghi trước hoàn cảnh mới. Tuy nhiên, đôi lúc tất cả chỉ mới dừng lại ở mặt định hướng. Dù biết đổi mới sáng tạo trong vận hành có thể đem tới nhiều thay đổi tích cực nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn đang quá bận hoặc chưa đặt nặng ưu tiên, đặc biệt là khi các mô hình cũ vẫn đang hoạt động tốt.
Nếu có 1 điều có thể chắc chắn ở 2022 thì đó là chúng ta không thể chắc chắn điều gì. Những thứ hiển nhiên đúng ở hiện tại chưa hẳn đã đúng ở ngày mai. Bởi vậy vấn đề không phải là doanh nghiệp có đang vận hành ổn định hay không mà là làm thế nào để đứng vững trước mọi tình huống đặc biệt khi chúng ta có thể phải sống chung với đại dịch thêm 1 năm nữa. Lúc này chỉ thay đổi về tư duy thôi là chưa đủ. Để thoát cảnh bị động ứng phó trước các biến số, doanh nghiệp cần bắt đầu với những hành động thực tế ngay!
Ngại thay đổi
Để trở nên linh hoạt và nhanh nhẹn hơn, doanh nghiệp buộc phải chuyển mình và thay đổi. Chính điều đó đã trở thành rào cản khiến không ít doanh nghiệp e ngại việc tinh gọn quản trị và vận hành, cụ thể:
- Đối với doanh nghiệp lớn: thường sở hữu bộ máy cồng kềnh, phức tạp nên tốc độ thay đổi sẽ chậm hơn rất nhiều so với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bên cạnh đó, việc phổ biến, đào tạo nhân sự theo cách làm việc mới cũng có nhiều bất cập khi tập đoàn quá lớn, có nhiều chi nhánh, hay đội ngũ nhân sự rải rác cả nước. Việc thay đổi cục bộ ở một bộ phận đã khó, truyền tải đến toàn bộ đội ngũ và đảm bảo sự thay đổi đồng bộ ngày càng khó hơn.
- Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ: dù nhận thức được tinh gọn là cần thiết, nhưng lại chưa biết cách thực thi. Họ không muốn nhận rủi ro, đặc biệt khi nguồn lực có hạn. Do đó, một số đơn vị có tâm lý chưa sẵn sàng và đang chờ đợi các doanh nghiệp lớn làm trước, họ cần một khuôn mẫu để tham khảo và học hỏi.
Theo anh Lê Phương – Trưởng ban chuyển đổi số FSI cho biết, chính những vấn đề trên đã khiến các doanh nghiệp, đặc biệt là SMEs bị chững lại sau đợt dịch. Việc chần chừ khiến họ bỏ lỡ thời điểm vàng để thích ứng với bối cảnh mới, ảnh hưởng đến tốc độ hồi phục và có khả năng tụt hậu với thị trường. Doanh nghiệp cần khắc phục vấn đề này, để có thể nhanh chóng đơn giản hóa, bứt phá thành công sau dịch.
Lời khuyên từ chuyên gia để vượt qua các thách thức trên
Để giải quyết hiệu quả các vấn đề trên, với nhiều năm đồng hành cùng các doanh nghiệp trong đơn giản hóa, anh Lê Phương đã đúc kết như sau:
- Không nên xem việc đơn giản hóa quản trị và vận hành là việc gì quá to tát.
- Nên giải quyết từng vấn đề theo thứ tự ưu tiên.
- Có thể thay đổi từ một phòng, đến một ban, một chi nhánh, và cuối cùng là cả tập đoàn. Sau khi đã tối ưu quản trị và vận hành hiệu quả ở quy mô nhỏ, việc ứng dụng lên quy mô lớn sẽ dễ hơn rất nhiều.
Nhìn chung, doanh nghiệp nên giải quyết bài toán ‘đơn giản hóa quản trị và vận hành’ sao cho thấy được hiệu quả một cách rõ ràng và nhanh nhất. Tránh nghĩ quá vĩ mô khiến kế hoạch đi lan man, làm uổng phí nguồn lực.
Cụ thể, anh Lê Phương đề xuất hai bước cần thiết để thành công trong tinh gọn:
- Xác định các vấn đề ‘nóng từng khâu: như khâu sản xuất, kinh doanh, cung ứng, quản trị… Từ đó, doanh nghiệp sẽ có góc nhìn rõ ràng và chi tiết về tình trạng hiện tại của doanh nghiệp, giải quyết từ từ từng vấn đề, từng phòng ban. Như vậy, tổ chức sẽ không cảm thấy vấn đề đơn giản hóa quá to lớn, nhờ đó lên kế hoạch và sử dụng nguồn lực phù hợp. Đơn cử như việc trình xuất giấy tờ, doanh nghiệp có thể nhận ra quy trình thủ công đang tốn quá nhiều thời gian khi phải qua nhiều vòng, chờ nhiều người xét duyệt; chưa kể chi phí in ấn cũng là một vấn đề cần đơn giản hóa.
- Giải quyết từ góc độ chuyển đổi số: Sau khi đã có danh sách các vấn đề cần xử lý, doanh nghiệp cần đưa ra các chiến lược, kế hoạch phù hợp để tiến hành đổi mới. Và chuyển đổi số là giải pháp tối ưu được nhiều tổ chức lựa chọn hiện nay. Ứng dụng số vào quá trình quản trị và vận hành không chỉ giúp khắc phục vấn đề đang gặp phải, mà còn tận dụng hiệu quả nguồn lực hiện có. Ví dụ về vấn đề trình đơn nêu trên, doanh nghiệp có thể dùng phần mềm công nghệ và đăng tải các form có sẵn lên đó. Nhân sự sẽ chỉ cần điền form và bấm chuyển trực tiếp đến người xét duyệt, giúp rút ngắn quy trình và tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn hiệu quả.
Công cụ hỗ trợ đơn giản hóa quản trị và vận hành nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả – WEONE
Dựa trên kinh nghiệm hơn 14 năm tư vấn cho các doanh nghiệp lớn nhỏ, về những vấn đề liên quan đến đơn giản hóa, FSI đã liên tục cải tiến các mô hình của mình, để mang đến giải pháp tối ưu và hiệu quả cho khách hàng doanh nghiệp. Và WEONE – phần mềm ‘tự động hóa doanh nghiệp’ chính là ‘công cụ’ được phát triển nhằm giúp giải quyết bài toán khó trong tinh gọn, cho phép tổ chức chủ động chuyển hệ thống, quy trình từ vật lý, thủ công lên online, tự động.
Cụ thể hơn, WEONE giúp doanh nghiệp đơn giản hóa:
- Cách thức làm việc và phối hợp giữa các phòng ban: Nhân sự sẽ chỉ cần lên website hoặc mobile app WEONE để triển khai toàn bộ công việc. Dù ở phòng ban nào, họ cũng dễ dàng tìm kiếm và liên lạc với nhân sự khác, trao đổi và làm việc hiệu quả.
- Quy trình quản trị và vận hành: Cấp quản lý, lãnh đạo chỉ cần truy cập vào một hệ thống là có thể nắm rõ tất cả dự án mới, đang triển khai hay tạm hoãn… Giao diện trực quan cũng giúp chủ doanh nghiệp theo dõi tiến độ làm việc, kết quả và năng suất của nhân sự, giúp giải quyết mọi vấn đề của doanh nghiệp trên nền tảng số.
- Lưu trữ và truy xuất tài liệu: WEONE lưu trữ toàn bộ dữ liệu dưới dạng mã QR tự động, giúp nhân sự tìm lại dễ dàng, tối ưu thời gian truy xuất hiệu quả. Toàn bộ tài liệu từ cá nhân đến tổ chức được lưu trữ tập trung trên một hệ thống, giúp nhân sự dễ dàng tìm lại và truy xuất chỉ với 1 cú click chuột.
Đơn giản hóa quản trị và vận hành là giải pháp tất yếu và cấp bách, giúp các doanh nghiệp thích ứng kịp thời mọi điều kiện thị trường, và nhanh chóng phục hồi sau dịch. Nếu các tổ chức muốn tìm hiểu thêm hoặc có các thắc mắc cần giải đáp, liên hệ với WEONE ngay để được hỗ trợ tư vấn!
