Theo Gartner, đến 2024, 69% các công việc vụn vặt thường ngày của cấp quản lý có thể xử lý nhanh bằng các công cụ tự động hóa. Ở nhiều lĩnh vực như bán lẻ, dịch vụ ăn uống – lưu trú, sản xuất, vận chuyển và nhiều mảng dịch vụ khác, hơn một nửa công việc có thể triển khai tự động ít nhất một phần (McKinney). Vậy doanh nghiệp của bạn đã ‘tự động hóa’ những tác vụ, công việc nào rồi?
Đừng để chi phí vận hành khiến doanh nghiệp chậm nhịp trên chặng đua năm mới. Đã đến lúc không thể ‘ngó lơ’ hay đứng ngoài những xu thế thay đổi như vũ bão của thị trường. Chuyển đổi số cùng WEONE, chúng tôi trao tay cho nhà lãnh đạo công cụ tự động hóa doanh nghiệp với những tính năng thực tiễn nhất cho nhiều lĩnh vực như: xây dựng, sản xuất, phân phối, dịch vụ, tài chính – ngân hàng, giáo dục, sức khỏe, bán lẻ,…Từ đó, tối thiểu hóa các sai sót, chậm trễ, nâng cao hiệu suất cá nhân và tiết kiệm thời gian, chi phí cơ hội cho doanh nghiệp!
Ứng dụng của tự động hóa quy trình trong công việc
Một trong những tính năng cốt lõi của WEONE là chuẩn hóa cách thức làm việc trong nội bộ theo các quy trình cụ thể: ai được giao công việc gì, phải hoàn thành trong bao lâu, liên quan đến bộ phận/ cá nhân nào, các bước triển khai ra sao. Với những công việc có quy trình phức tạp, nhân viên khó nhìn ở góc độ tổng quan đây là giải pháp vô cùng hiệu quả để tránh tình trạng nhân sự loay hoay không biết bắt đầu từ đâu, thiếu thông tin, tài liệu hay gặp phải sự bất hợp tác của các bên liên quan.
Ngoài ra, khi công việc được quy trình hóa trên hệ thống phần mềm, doanh nghiệp cũng có thể lược bỏ nhiều công đoạn thủ công, chẳng hạn như:
- Tự động chuyển tiếp các công việc ‘đạt điều kiện’ sang các bước xử lý tiếp theo – giữ công việc triển khai liền mạch, thông suốt và hạn chế khoảng thời gian chờ giữa các bước.
- Tự động cập nhập, thông báo cho cấp quản lý và người liên quan về tiến độ khi công việc ở mỗi giai đoạn quan trọng hoàn thành
- Tự động nhắc nhở cảnh báo tới người giao việc & nhận việc khi tiến độ triển khai chạy chậm hơn so với dự kiến hay khi các công việc sắp tới hoặc đã quá hạn. Thông qua đó, nhắc nhở nhân sự tự điều chỉnh và sắp xếp thời gian cho kịp tiến độ, đồng thời giúp cấp quản lý nhanh chóng phát hiện điểm ách tắc để kịp thời chỉ đạo.
- Tự động cập nhập những thông tin, thay đổi mới – ví dụ gia hạn thời gian hay phát sinh các bước mới
Ứng dụng của tự động hóa quy trình trong thủ tục – hành chính
Mỗi ngày, nhà lãnh đạo và cấp quản lý thường xuyên phải xem xét, phê duyệt cả trăm loại đề xuất, tờ trình khác nhau. Tuy nhiên đôi lúc do bận công tác, vướng vào các cuộc họp hay có những công việc gấp cần ưu tiên, mà việc ký duyệt có thể sẽ bị dời lại đến ngày hôm sau. Bộ máy quản lý càng qua nhiều ‘tầng lớp ký duyệt’, độ trễ từ kế hoạch đến triển khai càng dài. Theo Mckinsey, thời gian chờ đợi phê duyệt, chỉ đạo có chiếm tới 24% tổng thời gian làm việc trung bình.
Và đó chỉ là một vấn đề trong khi mỗi ngày trôi qua, doanh nghiệp đều tốn rất nhiều thời gian cho các tác vụ như:
- Xử lý các công việc hành chính lặp đi lặp lại – ví dụ lập và chỉnh sửa tờ trình; trích xuất tổng hợp thông tin hành chính; di chuyển giữa các phòng ban, chi nhánh đề trình ký – thúc giục – giải trình…
- Loay hoay làm lại với các giấy tờ, biểu mẫu với các quy chuẩn thay đổi liên tục
- Tìm kiếm giấy tờ, hồ sơ, tờ trình – đề xuất vốn đã hoàn thành từ cả năm về trước để phục vụ cho các công việc thanh toán, kiểm toán…
Theo khảo sát từ Salesforce, những tác vụ thủ công như vậy có thể kéo chậm tốc độ xử lý công việc của doanh nghiệp từ 10-50% so với ứng dụng công nghệ phần mềm. Ứng dụng tính năng tự động hóa quy trình từ WEONE, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 10-50% chi phí lãng phí thông qua:
- Tự động chuyển tiếp quy trình giấy tờ tới bước kế tiếp theo điều kiện đặt sẵn hoặc khi đã được các trưởng bộ phận/ cấp quản lý phê duyệt online.
- Tự động thông báo tới nhân viên đề xuất, giúp việc theo dõi tiến độ phê duyệt dễ dàng hơn mà không cần ‘làm phiền’ bộ phận hành chính và chủ động bổ sung, điều chỉnh khi quy trình ‘tắc nghẽn’.
- Tự động nhắc nhở khi nhân sự làm sai biểu mẫu hay thiếu tài liệu, thông tin,… qua đó bớt việc cho các bộ phận chịu trách nhiệm rà soát và giúp các nhân viên mới không bị choáng ngợp trước các quy định, thủ tục
- Tự động sắp xếp các hạng mục giấy tờ theo thứ tự thời gian hoặc mức độ ưu tiên để nhà quản lý nhanh chóng xử lý, tránh tình trạng các quy trình – thủ tục được sắp xếp giải quyết theo quan hệ cá nhân.
- Tự động tổng hợp, trích xuất thông tin cuối tháng – chẳng hạn bảng chấm công, đề nghị thanh toán,… nhờ đó giảm bớt các lỗi sai không cần thiết khi làm thủ công.
Ứng dụng của tự động hóa quy trình báo cáo, thống kê
Mất kiểm soát về tiến độ, hiệu suất làm việc của nhân viên cấp dưới cũng là những vấn đề thường xuyên gặp phải của các doanh nghiệp chưa triển khai chuyển đổi số. Nếu cứ phải nhắn tin, gọi điện hoặc tổ chức các cuộc họp để cập nhập trạng thái công việc, mỗi năm doanh nghiệp sẽ lãng phí một khoản ngân sách lớn cho các cuộc họp không đem lại giá trị tích cực.
Theo McKinsey, có tới 39% thời gian 1 ngày của cấp quản lý bị ‘bị trói’ vào các cuộc họp. Trong khi nếu ứng dụng tính năng tự động hóa từ WEONE, mọi thông tin cần thiết sẽ được cập nhập nhanh chỉ với một vài thao tác:
- Tự động cập nhập báo cáo liên tục- giúp nhà quản lý bao quát mọi tình huống trong doanh nghiệp nhanh và sát sao hơn.
- Tự động động thống kê, báo cáo khối lượng và hiệu suất giải quyết công việc của mỗi cá nhân (tình trạng hoàn thành công việc, trễ deadline). Dựa trên kết quả báo cáo, chính sách lương thưởng và đề bạt nhân viên có năng lực cũng dễ dàng hơn.
97% nhà lãnh đạo nhận định tự động hóa là yếu tố then chốt trong chuyển đổi số (Camunda). Và khi chuyển đổi số đã trở thành ‘ngưỡng cửa’ bắt buộc các doanh nghiệp cần bước qua trước khi tiến tới giai đoạn bình thường mới, đây cũng là lúc các nhà lãnh đạo nên bắt đầu đưa ‘các phần mềm tự động hóa’ vào thay đổi từ cục bộ đến tổng thể cách thức vận hành.
Nếu quý doanh nghiệp muốn tìm hiểu kỹ hơn về bộ công cụ tự động hóa và nhận demo miễn phí, vui lòng đăng ký tại đây để được hỗ trợ tư vấn 24/7.
