Chuyển đổi số không còn là ‘chuyện để sau’ mà đã là ưu tiên ở ngay trước mắt, đặc biệt là sau những ảnh hưởng của đợt bùng phát thứ 4. Mặc dù hầu hết lãnh đạo doanh nghiệp đều nhận định chuyển đổi số đã là điều bắt buộc, và thật sự muốn làm, 72% SMEs không biết bắt đầu từ đâu, 92% không biết chuyển đổi số như thế nào (VINASA).

Để xây dựng được kế hoạch chuyển đổi số vừa đem lại thay đổi tích cực vừa tương thích với khả năng triển khai, hãy dành vài phút thảo luận cùng WEONE qua 4 gợi ý sau nhé!

Gợi ý 1: Hãy bắt đầu với mục tiêu chuyển đổi số

Chuyển đổi số thực chất chỉ là đi tìm lời giải mới cho những vấn đề cũ bằng các giải pháp công nghệ ngày càng tối ưu hơn. Chính vì vậy, việc đầu tiên doanh nghiệp cần làm là khoanh vùng được khía cạnh cần ưu tiên chuyển đổi thay vì sa đà vào các kế hoạch đổi mới toàn diện để rồi không thể triển khai.

Chuyển đổi số không phải phong trào mà cần có một mục đích. Vậy mục đích thôi thúc khiến doanh nghiệp không thể không chuyển đổi số, đó là gì? Đâu là những mục đích cần ưu tiên trước, đâu là những vấn đề có thể ‘du di’?

Theo khảo sát từ Mckinsey, trên 11 nhóm ngành và 8 khía cạnh, cấp quản lý và lãnh đạo có thể tham khảo thêm tại biểu đồ dưới đây, từ đó liên hệ lại với tình hình doanh nghiệp – liệu đâu là những điều mình đã làm tốt, đâu là những yếu tố nên cân nhắc ngay:

[Mckinsey]

Gợi ý 2: Chọn ‘điểm ngọt’ để bắt đầu

Sau khi xác định được mục tiêu ưu tiên cho chuyển đổi số, nhà quản lý nên tiếp tục suy nghĩ về câu hỏi ‘làm thế nào’. Lấy ví dụ như để giảm chi phí vận hành thì nên ứng dụng công nghệ vào đâu để cắt bỏ các chi phí thừa hoặc nâng cao hiệu suất công việc?

Để ‘phiên dịch’ từ mục tiêu cải cách thành các thay đổi thực tiễn, MIT Center for Digital Business đưa ra 3 nhóm gợi ý sau:

1. Chuyển đổi số để nâng cao trải nghiệm khách hàng

• Dữ liệu khách hàng: ứng dụng các hệ thống quản trị, phân loại, phân nhóm hay kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.
• Hỗ trợ sales: ứng dụng các hệ thống giúp dự đoán xác suất thành công của mỗi ‘liên hệ’, đổi mới cách thức bán hàng, hoặc tạo ra tính kết nối liền mạch giữa các kênh sử dụng.
• Mở rộng điểm chạm: Phát triển các cách bán hàng mới, chăm sóc khách hàng mới, ví dụ như chat bot, automation… 

2. Chuyển đổi trong mô hình doanh nghiệp

• Phát triển mô hình kết hợp: ví dụ như đưa doanh nghiệp lên kênh online; phát triển sản phẩm/ dịch vụ mới được số hóa 1 phần – dùng công nghệ AR để bán nội thất, dùng VR để tham quan nhà mẫu…

• Phát triển mô hình kinh doanh mới dựa hoàn toàn trên công nghệ số: chẳng hạn như phát triển các khóa học/ chương trình tập luyện online 

3. Chuyển đổi số trong bộ máy vận hành: 

• Số hóa quy trình: Ứng dụng các tính năng mới thay thế dần cho các thủ tục, quy trình truyền thống để tăng hiệu suất triển khai – ví dụ: đề xuất, trình ký, phê duyệt trực tuyến hay tự động hóa quy trình theo điều kiện đặt sẵn 
• Đổi mới cách làm việc: Ứng dụng công nghệ vào ‘phẳng hóa văn phòng’, thúc đẩy cộng tác từ xa, tạo không gian lưu trữ – chia sẻ thông tin và làm việc chung ngay cả khi không lên công ty.
• Quản lý hiệu suất: Ví dụ các ứng dụng giúp báo cáo theo thời gian thực, kiểm soát rủi ro, hỗ trợ quyết định.

Gợi ý 3: Bắt đầu nhỏ từ việc nâng cấp các công cụ sử dụng hàng ngày

Tạo ra sự thay đổi về tổng thể có thể là một hành trình dài. Tuy nhiên, mọi hành trình vạn dặm đều có thể bắt đầu từ những bước nhỏ đầu tiên. Để chuyển đổi số, doanh nghiệp cũng có thể bắt đầu từ việc nâng cấp, cải tiến các công cụ/ ứng dụng đang dùng hằng ngày, đặc biệt khi việc ‘nay lên công ty, mai làm tại nhà’ hay các bất cập từ đại dịch đang tạo ra nhiều thách thức lớn trong cách vận hành. 

Theo nghiên cứu của Mckinsey về các ‘hạt nhân’ giúp chuyển đổi số nâng cao xác suất thành công, dưới đây là 4 yếu tố hiệu quả nhất được lọc ra từ hơn 23 cách tiếp cận khác nhau:

• Ứng dụng phần mềm, hỗ trợ chia sẻ thông tin, tài liệu – tăng 2,1 lần xác suất thành công trong chuyển đổi số
• Ứng dụng các công cụ tự phục vụ cho nhân viên (ví dụ tự động nhắc nhở, tự động sao kê, tự động báo cáo, tự động phê duyệt theo điều kiện thiết lập…) –  tăng 2,0 lần xác suất thành công
• Số hóa các quy trình thủ tục trong vận hành – tăng 1,8 lần xác suất chuyển đổi số thành công
• Làm mới cách quản lý, phối hợp công việc (ví dụ  ứng dụng phần mềm quản lý thay cho giao việc qua phần mềm chat) – tăng 1,7 lần xác suất thành công 

Tuy nhiên để lựa chọn được phần mềm phù hợp cũng là bài toán khiến không ít nhà quản lý đau đầu ngay cả khi đã dành nhiều tâm huyết nghiên cứu, đối chiếu nhiều bên. Theo VINASA, 69% SMEs chưa thể nhập cuộc vì không tìm được đối tác phù hợp.

Vậy đâu là những vấn đề SMEs thường gặp trong quá trình triển khai phần mềm? Đâu là giải pháp ‘lõi’ giúp thời gian, ngân sách bỏ ra không trở thành ‘trò chơi’ đánh cược 50-50? 

Gợi ý 4: Bắt đầu chuyển đổi số với một tư duy đúng

Thay đổi tư duy là điều cần thiết trong chuyển đổi số. Tuy nhiên không dừng lại ở một vài cá nhân, bộ phận chịu trách nhiệm triển khai, mà là sự thay đổi trong toàn bộ tư duy và văn hóa doanh nghiệp. Bởi lẽ ngay cả khi đã lựa chọn đúng phần mềm, sức ì của nội bộ hay sự bất hợp tác của nhân viên cũng có thể khiến việc chuyển đổi số ‘thất bại trong gang tấc’.

Và để xây dựng tư duy linh hoạt, dám thử, dám thay, dám sửa cho toàn nhân viên, thay vì thuyết phục dựa trên tư tưởng, nhà lãnh đạo nên có những cách tiếp cận cụ thể. Theo nghiên cứu của McKinsey trên 1,361 doanh nghiệp, các doanh nghiệp chuyển đổi số thành công đều có chung 3 đặc điểm sau:

• Trao quyền tự quyết cho cấp dưới ở những vấn đề nhất định
• Khuyến khích và tưởng thưởng cho nhân sự có những đóng góp ý kiến/ đề xuất khả dụng
• Khuyến khích cộng tác liên phòng, phối hợp chéo giữa các phòng ban

Ngược lại các doanh nghiệp có văn hóa ‘sợ sếp’, ngại trách nhiệm, không dám đưa ý kiến, đề xuất lại trở nên khá chậm trong cuộc đua số hóa – cuộc đua cần vận dụng sức mạnh tổng thể của toàn doanh nghiệp để có thể ‘vững vàng’ tiến lên!

Lời kết

Chuyển đổi số không phải là chuyện ngày một ngày hai, cũng không đơn giản như mua 1 phần mềm mà đòi hỏi nhà lãnh đạo cần xem xét kỹ lưỡng các danh sách đầu việc và lộ trình triển khai để mỗi cải cách đề ra đều mang về những lợi ích đích thực. Nếu doanh nghiệp của bạn đang lên kế hoạch chuyển đổi số và đang tìm kiếm đối tác đồng hành, hãy để lại liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ:

• Xây dựng kịch bản, lộ trình triển khai
• Tư vấn về hạ tầng số và các hệ thống, phần mềm
• Tham gia các workshop đào tạo để gỡ rối từng vấn đề gặp phải trong triển khai