Chuyển đổi số thực chất là giải những bài toán cũ theo cách tối ưu hơn nhờ sự tiến bộ của các hệ thống phần mềm. Nhưng bắt đầu từ đâu, chọn phần mềm nào luôn là câu hỏi khiến nhà quản lý phải liên tục ‘nâng lên đặt xuống’ để tránh đi vào vết xe đổ của những hành trình chuyển đổi không hồi kết!
Chuyển đổi số – vì sao chuyển đổi hoài không xong?
Chuyển đổi số – nói thì nhẹ nhưng lại không phải chặng đường dễ đi. Trung bình cứ 10 doanh nghiệp đặt chân lên cuộc đua này thì chỉ có chưa tới 3 đơn vị về đích với đúng mục tiêu đặt ra (McKinsey). Số còn lại vẫn trầy trật trong vòng lặp ‘triển khai – thử nghiệm’ để tìm ra cách cân bằng giữa công nghệ và nguồn lực nội bộ.
Bên cạnh những vấn đề mang tính con người như chuyên môn hay sự kháng cự đến từ nội bộ, điều khó khăn nhất với doanh nghiệp là tìm được một phần mềm vừa vặn với ngân sách và nhu cầu sử dụng. Nhiều nhà quản lý dù đã so sánh nhiều bên và lên kế hoạch triển khai kỹ càng nhưng vẫn thất bại trong bước ‘đưa hệ thống phần mềm’ vào ứng dụng thực tế.
Theo khảo sát từ TEKsystem về nguyên nhân thất bại trong chuyển đổi số:
- 26% doanh nghiệp cảm thấy khó quản lý và phức tạp trong triển khai phần mềm mới – chẳng hạn như hệ thống kín, khó tùy chỉnh, kém linh hoạt trong sử dụng và cải tiến, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp có tốc độ tăng trưởng chóng mặt mỗi năm.
- 20% doanh nghiệp gặp phải nhiều chi phí ẩn trong triển khai khiến mức phí vượt quá ngân sách ban đầu hoặc không xứng đáng với chi phí bỏ ra.
- Quá tham trong chuyển đổi số cũng là bài học rút ra của 32% doanh nghiệp tham gia khảo sát. Nhiều nhà quản lý bắt đầu với một nhu cầu cụ thể nhưng lại bị ‘cuốn’ vào những hệ thống cồng kềnh, đa dụng – vừa gây lãng phí vì không khai thác hết công năng, vừa nặng nề về hệ thống và chậm chạp, bất tiện trong sử dụng.
Triển khai các phần mềm công nghệ mới, suy cho cùng là để giảm tải khối lượng công việc và nâng cao hiệu suất vận hành. Nếu tốn thời gian, công sức để triển khai những hệ thống không sử dụng được, đó là sự lãng phí khó chấp nhận!
Trong quá trình trao đổi cùng WEONE, nhiều nhà quản lý cũng chia sẻ về ‘nỗi sợ’ phần mềm khi liên tục triển khai, liên tục thất bại khiến chính bản thân họ cũng thấy lung lay trước sự ‘quyết tâm’ của mình.
Cùng WEONE đi tìm ‘phần mềm lõi’ cho bài toán chuyển đổi
Để chọn được phần mềm hỗ trợ chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần rà soát lại mọi vấn đề từ quản lý tổng thể đến chi tiết vận hành: đâu là những vấn đề nên ứng dụng công nghệ để giải quyết; đâu là những phần mềm lỗi thời cần được thay thế; những hạng mục nào đã sẵn sàng khởi động; kế hoạch cụ thể ra sao, đâu là những ưu tiên hàng đầu?
Tiếp đó, thay vì những quyết định cảm tính từ một người, chuyển đổi số nên là ‘đại dự án’ với sự góp ý từ các phòng ban, bộ phận liên quan để cùng tìm ra lời giải tối ưu nhất. Có như vậy mới tránh được những quyết định chủ quan hay sa đà vào những hệ thống ‘chỗ thừa chỗ thiếu’ trong tình năng.
Sau khi đã nhận định được vấn đề và xây dựng lộ trình triển khai, một trong các câu hỏi doanh nghiệp cần trả lời đó là: “Làm cách nào để có thể lựa chọn đúng phần mềm phù hợp ngay từ những lần đầu tiên khi thị trường đã quá nhiều lựa chọn?”
Không có phần mềm tối ưu cho mọi trường hợp. Mỗi đơn vị cung cấp phần mềm đều có những cách tiếp cận rất riêng để giải các bài toán lớn. Ở WEONE, đó là sự đơn giản!
Với tính chọn lọc cao, tập trung vào những tính năng thiết thực nhất, WEONE là hệ thống tự động hóa doanh nghiệp được phát triển riêng để mang tới sự ‘đơn giản’ hơn cho mọi giai đoạn từ thiết lập, triển khai đến đi vào ứng dụng và giải quyết các bài toán cụ thể:
1. Đơn giản trong triển khai
Từ thiết lập hệ thống theo đặc thù riêng tới hướng dẫn đào tạo, doanh nghiệp chỉ mất tối đa 5-7 ngày để đi vào sử dụng và trải nghiệm sự khác biệt kể cả khi không có bộ phận IT.
2. Đơn giản trong sử dụng
Một trong những nguyên nhân chính khiến nhân viên phản ứng dữ dội mỗi khi triển khai phần mềm mới là sự bất tiện trong thao tác và khó chịu trong câu từ khi hầu hết các phần mềm hiện nay đều dùng tiếng anh hoặc dịch máy móc qua tiếng Việt. Bên cạnh đó, làm quen với các thao tác, chức năng mới hay nhập lại dữ liệu từ đầu cũng là nguyên do khiến nhân sự đã bận càng bận hơn!
Được thiết kế để mang lại trải nghiệm tối đa cho mọi đội nhóm kể cả nhân sự lớn tuổi, WEONE là phần mềm ‘thuần Việt’ với giao diện trực quan, dễ hiểu – dễ dùng và tương thích trên mọi thiết bị. Với giao diện và tính năng cô đọng, ít chi tiết thừa, chỉ cần kết nối internet, bạn có thể thổi bay mọi tác vụ thủ công ‘lặp đi lặp lại’ chỉ trong vài thao tác giản đơn mà không tốn nhiều hơn 1 ngày làm quen, đào tạo.
3. Đơn giản hóa các hoạt động quản lý và điều hành doanh nghiệp thường nhật
Với các thiết lập tự động, WEONE giúp doanh nghiệp:
Đơn giản hóa điều hành tổng thể: nhà quản trị vừa có thể bao quát nhiều công việc, quy trình cùng lúc vừa dễ dàng theo dõi hiệu suất, tiến độ theo thời gian thực để kịp thời phát hiện và can thiệp nhanh khi có vấn đề phát sinh.
Đơn giản hóa trong thực thi công việc: quản lý công việc cá nhân, đội nhóm đơn giản nhờ cơ chế tự động cảnh báo, nhắc việc, chuyển tiếp cho cá nhân, bộ phận liên quan; các luồng công việc được quy trình hóa, dễ nhớ, dễ làm, giúp thúc đẩy cộng tác, điều hòa phối hợp phòng ban.
Đơn giản hóa quy trình – thủ tục: số hóa biểu mẫu, quy trình; liên kết thống nhất các quy ước chung giữa các phòng ban trên một hệ thống duy nhất; loại bỏ hoàn toàn các tác vụ thủ công trong thủ tục nhờ đặt các điều kiện giải quyết tự động giúp người dùng tiết kiệm công sức, thời gian và làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.
Đơn giản hóa trong quản lý tài liệu và khai thác thông tin: quản trị khoa học mọi hồ sơ, tài liệu trên không gian trực tuyến, giúp cán bộ nhân viên dễ dàng tra cứu, sử dụng từ bất kỳ đâu. Mọi lịch sử thay đổi trên tài liệu đều được lưu trữ để tạo tính thuận tiện trong so sánh, đối chiếu hay cộng tác chung trên cùng 1 file. Ngoài ra, các giấy tờ, biểu mẫu cũng được phân nhóm theo mục đích và tần suất sử dụng, chỉ với vài click, người dùng có thể nhanh chóng tìm được file cần thiết..
Hãy để WEONE đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trong chặng đua mới và giúp công việc quản lý, vận hành đơn giản hơn mỗi ngày. Đăng ký nhận demo ngay tại: [Link]
