Tất cả chúng ta đều có 24 giờ trong một ngày để thực hiện công việc và sinh hoạt cá nhân. Nhưng, tại sao một số người có thể tận dụng tối đa từng giờ, từng phút trong ngày? Còn 1 số người lại cảm thấy quá tải không thể cân bằng được công việc và cuộc sống.
Trong bài viết ngày hôm nay chúng tôi sẽ bàn luận về cách thức và công cụ quản lý khối lượng công việc tốt nhất để giúp các nhân viên và nhà quản lý có thể áp dụng nâng cao hiệu suất trong làm việc nhóm và cá nhân
Lợi ích của việc quản lý khối lượng công việc hiệu quả
Theo 1 nghiên cứu cho thấy nhân viên không cảm thấy hài lòng và dẫn đến quyết định nghỉ việc khi phải đảm nhận khối lượng công việc quá tải. Năng suất lao động giảm và nhân viên dễ rơi vào tình trạng ‘kiệt sức’ trong quá trình làm việc.
Khi bạn biết cách quản lý công việc hiệu quả sẽ không còn phải:
- Không còn phải loay hoay trước 1 núi công việc
- Nâng cao hiệu quả làm việc cá nhân và làm việc nhóm
- Tập chung vào những công việc quan trọng
- Có thời gian phát triển bản thân, nâng cao năng lực
- Mở rộng cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp
4 cách giúp nhà quản lý và nhân viên quản lý khối lượng công việc hiệu quả
Lập kế hoạch những việc cần làm
“Hãy cho tôi sáu giờ để chặt một cái cây và tôi sẽ dành bốn giờ đầu tiên để mài rìu”- Abraham Lincoln.
Dành 1 giờ để lập kế hoạch làm việc hiệu quả có thể tiết kiệm vài giờ đồng hồ thay vì chỉ lao đầu vào thực hiện công việc luôn. Bạn có thể dành thời gian để suy nghĩ về mục đích của dự án, thời hạn, kết quả mong muốn, KPI và những thách thức có thể xảy ra.
Có sự rõ ràng tuyệt đối về công việc, dự án được thực hiện như thế nào và kết quả mong muốn đạt được có thể giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian. Khi nhìn vào bảng kế hoạch, phân bổ công việc cũng giúp bạn nhận thấy những đầu công việc quan trọng, loại bỏ những công việc không cần thiết và tập trung vào khối lượng công việc quan trọng nhất sẽ giúp bạn đạt được hiệu quả cao hơn.
Tập trung vào các công việc quan trọng
Không phải tất cả mọi công việc đều quan trọng như nhau bạn cần học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên, xác định những nhiệm vụ hoặc công việc cần được thực hiện càng sớm càng tốt.
Lập danh sách tất cả các nhiệm vụ và thời hạn bạn cần hoàn thành chúng, phân biệt việc nào quan trọng và việc nào không, việc gì là khẩn cấp và việc gì có thể giải quyết sau, đâu là chuyện cần phải hoàn thành hôm nay. Bạn phân tách các hành động của mình dựa trên bốn khả năng:
- Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ bạn sẽ làm ngay lập tức).
- Quan trọng, nhưng không khẩn cấp (nhiệm vụ bạn sẽ lên lịch để làm sau).
- Khẩn cấp, nhưng không quan trọng (nhiệm vụ bạn sẽ ủy quyền cho người khác).
- Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ mà bạn sẽ loại bỏ).
Sau đó, tùy vào tính chất và tầm quan trọng của mỗi nhiệm vụ, bạn sẽ bố trí thời gian để thực hiện chúng sao cho hợp lý.
Sử dụng điểm mạnh của các thành viên trong nhóm của bạn
Một trong những cách đơn giản nhất để quản lý khối lượng công việc của bạn một cách hiệu quả là giải phóng thời gian của bạn bằng cách ủy quyền hoặc làm việc theo nhóm. Mỗi người đều có thế mạnh riêng, làm việc theo nhóm thay vì làm việc 1 mình sẽ đảm bảo các dự án có thể được hoàn thành một cách hiệu quả.
Mỗi khi bạn giao một nhiệm vụ hoặc dự án không phù hợp với thế mạnh riêng của mình, bạn sẽ mở ra cơ hội để phát triển bản thân ở 1 lĩnh vực khác. Điều này sẽ tiếp thêm sức mạnh cho cả bạn và những người xung quanh.
Thay vì tự mình gánh vác mọi trách nhiệm, hãy xem bạn có thể làm việc cùng với ai để mang lại kết quả tốt nhất có thể.
Ứng dụng công cụ quản lý công việc để quản lý công việc cá nhân và công việc nhóm hiệu quả
Sử dụng phần mềm quản lý công việc sẽ giúp bạn:
- Có cái nhìn tổng quát và chi tiết về các công việc đang phụ trách
- Quan sát được tiến độ công việc của từng thành viên
- Thu hẹp rào cản giao tiếp giữa các phòng ban
- Tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực cho doanh nghiệp
Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE ra đời, giúp quản lý công việc của nhà quản lý và nhân viên trở nên dễ dàng hơn
Hệ thống tự động hoá WEONE là gì?
WEONE – Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp cung cấp các giải pháp quản trị và điều hành doanh nghiệp đơn giản, trên một nền tảng, giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả quản lý và vận hành.
Với tính năng quản lý công việc, WEONE giúp doanh nghiệp:
Quản lý công việc tập trung trên 1 nền tảng duy nhất
WEONE sẽ giúp doanh nghiệp bạn quản lý công việc dễ dàng hơn nhờ quản lý tất cả các công việc của các phòng ban, nhân viên trên một nền tảng làm việc thống nhất.
Tạo lập và quản lý khối lượng công việc
Với WEONE bạn có thể nhanh chóng lập ra một kế hoạch với đầy đủ những việc cần làm và phân công công việc cho nhân viên phù hợp, chọn ngày bắt đầu, ngày kết thúc công việc, và gắn cho một thành viên nào đó thực hiện
Nhân viên của bạn cũng có thể tự tạo công việc và gắn cho chính mình thực hiện, cấp quản lý theo dõi tiến độ.
Công việc được giao ra sẽ đính kèm tài liệu, người phụ trách, thời gian hoàn thành cụ thể, mức độ quan trọng. Nhân viên nhìn vào đó có thể biết được đâu là đầu việc cần ưu tiên trước và bám sát tiến độ của từng công việc.
Đối với các công việc nhóm, cộng tác giữa nhiều phòng ban, hệ thống sẽ hiển thị rõ từng bước trong quy trình giao việc: ai đảm nhận nhiệm vụ nào, thời gian bao lâu, người tiếp nhận tiếp theo là ai,… rõ ràng, minh bạch thông tin.
Thống kê & đo lường chính xác hiệu suất công việc
Tất cả các công việc được giao trên hệ thống tự động hóa WEONE đều được lưu trữ và đánh giá cụ thể ngay trên hệ thống. Tại đó, người quản lý có thể theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả làm việc của từng thành viên qua biểu đồ theo dõi trên hệ thống: ai đang hoàn thành tốt công việc, ai chưa quản lý công việc tốt, đầu việc nào đang có nguy cơ quá hạn,… Nhờ đó biết được điểm mạnh, điểm yếu và phân bổ công việc hợp lý.
Một khối lượng công việc nặng nề khó giải quyết có thể gây ra căng thẳng, kiệt sức, năng suất làm việc thấp. Với những mẹo nêu trên và sử dụng công cụ quản lý công việc WEONE, tin rằng nó sẽ hữu ích giúp các bạn nâng cao năng suất lao động, cân bằng tốt công việc và cuộc sống.
