Bất kỳ ai dù là nhà quản lý doanh nghiệp hay là nhân viên cũng đều có khả năng trở thành nạn nhân của cái được gọi là “chế độ cấp bách”. Bỏ qua những công việc quan trọng và tập trung vào những cái được gọi là khẩn cấp nhưng lại không cần thiết. Những bí quyết sắp xếp công việc dưới đây sẽ giúp bạn tận dụng ngày làm việc hiệu quả và gia tăng năng suất.
“Tyranny of the Urgent” – “Chế độ Khẩn cấp” là gì?
Thuật ngữ “chế độ khẩn cấp” lần đầu tiên được Charles E. Hummel sử dụng trong tập sách cùng tên của ông, phát hành vào những năm 1960. Trong cuốn sách, tác giả nhận ra rằng thường có mối quan hệ căng thẳng giữa các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng. Hummel viết: “Chúng ta sống trong sự căng thẳng không ngừng giữa việc cấp bách và việc quan trọng. Những việc cấp bách của đời sống thường nhật đòi hỏi chúng ta phải chú ý đến chúng. Chúng ta luôn nhún nhường chúng mà không nhận ra rằng “chúng ta đã trở thành nô lệ của thể chế cấp bách”.
Trong nhiều trường hợp, đa số mọi người cho phép những việc quan trọng trong cuộc sống lùi lại phía sau, giải quyết những việc được cho là khẩn cấp trước.
Các nhiệm vụ khẩn cấp là những công việc cần được chú ý và xử lý ngay lập tức. Thông thường các hoạt động như trả lời điện thoại, tin nhắn, hay những cuộc họp được xem là công việc khẩn cấp. Mặt khác, những nhiệm vụ quan trọng là những mục tiêu thúc đẩy sự nghiệp của bạn tiến lên và giúp bạn đạt được những thành tựu lớn trong cuộc sống lại bị trì hoãn.
Ví dụ trong thực tế 1 nhóm làm việc thực hiện một dự án, mỗi người đều có việc của mình. Team có bao nhiêu người, thì mỗi người đều được phân công một số việc. Những việc này, dây mơ rễ má với nhau. Tuy nhiên, mặc dù bạn đã có kế hoạch làm việc cho ngày hôm nay, nhưng sẽ phát sinh những công việc do đồng nghiệp không thực hiện được và chuyển giao cho bạn cùng với thông báo công việc này khẩn cấp cần thực hiện ngay. Và thế là, những công việc quan trọng ảnh hưởng đến năng suất của bạn sẽ phải lùi lại và nhường cho những công việc được cho là khẩn cấp.
Tuy nhiên, bạn nên nhớ hoàn thành nhiệm vụ của mình, mới là việc lớn nhất mà bạn có thể làm để giúp đỡ mọi người xung quanh. Khi nào làm xong mà còn rảnh thời gian, thì có thể giúp đỡ người khác. Nhưng cũng nên suy nghĩ, mình nhúng vào là giúp hay phá, vì chưa chắc những gì bạn biết, thật sự đúng chuyên môn.
5 lời khuyên giúp bạn lật đổ “chế độ khẩn cấp” nâng cao năng suất làm việc
Để làm việc trở nên hiệu quả hơn và đạt được mục tiêu của mình, bạn phải loại bỏ sự chuyên chế của những điều khẩn cấp và cho phép bản thân có nhiều thời gian để tập trung vào các hoạt động quan trọng hơn. 6 lời khuyên dưới đây chắc chắn hữu ích với bạn:
Biết những gì bạn muốn đạt được
Thật khó, thậm chí là không thể, để phân loại nhiệm vụ nào là quan trọng và nhiệm vụ nào là không, mà không cần biết mục tiêu bạn hướng đến là gì? Bạn đang cố gắng để thực hiện? Tất cả những thành tựu vĩ đại đều tìm thấy dựa trên những kế hoạch được sắp xếp bài bản.
Cách tốt nhất để đặt mục tiêu là tuân theo nguyên tắc SMART với 5 bước cụ thể, dễ hiểu, đo lường được, thực tế, giờ giấc hoàn thành.
Tạo danh sách việc cần làm
Khi bạn biết mục tiêu của mình là gì và bạn đang cố gắng đạt được những thành tựu lớn. Bạn có thể lập kế hoạch cho các mục trong danh sách việc cần làm hàng ngày của mình.
Đầu tiên, hãy xác định các mục tiêu của bạn và chia chúng thành nhiều phần dễ quản lý hơn. Ví dụ như công việc truyền thông giới thiệu sản phẩm mới của công ty. Bạn có thể chia thành phương tiện truyền thông xã hội, email, viết blog, quảng cáo website và PR. Sau đó, mỗi danh mục này có thể được chia nhỏ thành các nhiệm vụ riêng lẻ như lên lịch đăng bài trên mạng xã hội, tạo chiến dịch email và viết thông báo trên blog.
Đảm bảo rằng những nhiệm vụ quan trọng này nằm trong danh sách việc cần làm của bạn cùng với những nhiệm vụ khác ít quan trọng hơn, bạn cần hoàn thành mỗi ngày. Ngoài ra, chúng tôi khuyên bạn nên cố gắng giữ cho danh sách việc cần làm của mình ngắn gọn. Đừng cố gắng bắt đầu và hoàn thành hơn 10 công việc trong giờ hành chính. Thay vào đó, hãy chọn ba hoặc bốn điều để tập trung vào một lúc.
Dễ lập kế hoạch công việc và quản lý công việc của nhóm, phòng bạn và cá nhân bạn có thể dử dụng các công cụ hỗ trợ như hệ thông tự động hóa doanh nghiệp WEONE. WEONE giúp bạn dễ dàng lên kế hoạch đồng thời giúp phân bổ, sắp xếp thứ tự ưu tiên của công việc nhanh chóng và đơn giản.
Sắp xếp thứ tự ưu tiên phù hợp cho các công việc
Nói về những điều cần tập trung, làm thế nào để bạn biết những nhiệm vụ nào thực sự quan trọng và những nhiệm vụ nào có thể loại bỏ.
Ma trận Eisenhower về 4 cấp độ khẩn cấp và quan trọng trong xử lý công việc
Có thể phân thành 4 nhóm công việc như sau:
– Không gấp và không quan trọng: gấp cũng không mà quan trọng cũng không thì chúng ta nên loại bỏ ra khỏi kế hoạch làm việc
– Gấp nhưng không quan trọng: Chuyện này làm mất thời gian và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc đây. Gặp chuyện này thì bạn có thể giao cho nhân viên cấp dưới làm và tập trung vào những việc quan trọng hơn
– Quan trọng nhưng không gấp: Công việc này cần giải quyết nhưng có thời gian thì đưa vào kế hoạch để xử lý theo kế hoạch và trình tự.
– Quan trọng và gấp: Đây là chuyện bạn cần ưu tiên làm trước vì nó cgiúp bạn đạt được mục tiêu của mình. Thường có những hậu quả lớn nếu không hoàn thành những nhiệm vụ này một cách thành công và đúng hạn.
Khi bạn đã tách từng công việc trong danh sách việc cần làm của mình thành một trong bốn danh mục này, bạn sẽ dễ dàng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho chúng.
Các hoạt động quan trọng và khẩn cấp nên được hoàn thành ngay lập tức. Những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp nên được lên lịch để làm sau. Các hạng mục khẩn cấp nhưng không quan trọng nên được ủy quyền nếu có thể. Và đặc biệt không nên loại bỏ các nhiệm vụ khẩn cấp hoặc quan trọng trong hầu hết các tình huống.
Bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ theo cách này, bạn sẽ đảm bảo rằng bạn đang đạt được tiến bộ hàng ngày để đạt được mục tiêu của mình và giảm thiểu sự chuyên chế của những việc khẩn cấp.
Lên lịch thời gian thực hiện các công việc của bạn
Ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng là tốt, nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu những việc khẩn cấp liên tục xuất hiện và đánh cắp sự chú ý của bạn? Nó xảy ra với tất cả mọi người. Đó là lý do tại sao việc lên kế hoạch thời gian làm việc rất quan trọng. Đây là điều đặc biệt, hãy dành ra thời gian, để bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng.
Chuyên gia đầu tư, Warren Buffett, từng nói “Bạn không thể để người khác thiết lập chương trình làm việc của bạn trong cuộc sống ”
Một trong những cách tốt nhất để đảm bảo bạn nắm quyền điều hành công việc trong ngày của mình là dành thời gian cụ thể để bạn có thể làm việc cho các dự án quan trọng mà không bị gián đoạn.
Hãy nhớ rằng, thời gian là tài sản quý giá nhất của bạn. Nó có giá trị hơn rất nhiều so với tiền vì một khi nó mất đi, bạn sẽ không bao giờ lấy lại được. Vì vậy, hãy ủng hộ bản thân và các mục tiêu của bạn và sắp xếp thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng hàng ngày.
Sử dụng đúng công cụ
Không phải lúc nào cũng dễ dàng ngăn chặn sự chuyên chế của việc cấp bách khỏi thời gian làm việc của bạn, nhưng việc ứng dụng các công cụ giúp bạn đi đúng hướng.
Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE, cung cấp những công cụ thiết thực như quản lý quy trình thủ tục, quản lý công việc, kho tài liệu giúp doanh nghiệp tối ưu khả năng vận hành.
Giao diện trực quan của tính năng quản lý công việc sẽ giúp bạn và nhân viên của bạn dễ dàng sắp xếp danh sách công việc hàng ngày, tự động thông báo nhắc nhở khi sắp quá hạn và theo dõi tiến độ thực hiện công việc nhanh chóng.
WEONE có thể giao việc theo quy trình: cho phép cấu hình sẵn 1 luồng công việc tự động và việc này xong sẽ tự động chuyển sang việc khác thuận tiện cho việc triển khai các dự án, chiến dịch cần phối hợp nhiều người.
Báo cáo thống kê chi tiết công việc của cá nhân, phòng ban tham gia, đánh giá xếp hạng chất lượng các công việc giúp minh bạch thông tin, đánh giá nhân sự khách quan dựa trên dữ liệu.
Nếu bạn muốn đạt được mục tiêu của mình, bạn phải học cách ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng hơn những nhiệm vụ khẩn cấp. 5 mẹo được liệt kê trong bài đăng này sẽ hữu ích. Và công nghệ sinh ra để hỗ trợ giúp con người làm việc hiệu quả hơn. Đừng ngại thử nghiệm các ứng dụng, kỹ thuật và cách tiếp cận khác nhau.Vì vậy, hãy bắt đầu ngay hôm nay và đạt được mục tiêu của bạn.
Đăng ký demo miễn phí WEONE bằng cách liên hệ:
Hotline 0904 805 255
Email: support@weone.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/fsiweone
Website: www.weone.vn
