Thách thức cho doanh nghiệp kinh doanh đa lĩnh vực trong mùa dịch?
Hạ tầng dầu khí Việt Nam đơn vị kinh doanh đa dạng lĩnh vực: Xây dựng các công trình giao thông vận tải; Kinh doanh bất động sản; Dịch vụ quản lý bất động sản; Môi giới bất động sản; Sản xuất và buôn bán máy móc thiết bị, vật liệu phục vụ ngành xây dựng; Sản xuất và buôn bán gỗ, các sản phẩm từ gỗ,…
Trong tình hình dịch căng thẳng, bắt buộc công ty phải triển khai làm việc từ xa để giữ an toàn cho nhân viên. Thế nhưng, đối với những ngành đặc thù như Hạ Tầng Dầu Khí Việt Nam, cần hoạt động hết công suất, việc chỉ có thể duy trì hơn 50% nhân sự làm việc tại văn phòng lại là một bất lợi lớn. Thực hiện cho nhân viên làm việc work from home, sẽ trực tiếp ảnh hưởng tới hoạt động tương tác giữa các bộ phận khiến cho vận hành trong doanh nghiệp không thể trơn tru, gây ách tắc, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Đứng trước khó khăn, giải quyết 2 vấn đề lớn là làm sao để đảm bảo sức khỏe cho nhân viên trong mùa dịch và cân đối, phân bổ công việc để duy trì doanh nghiệp, cuối tháng 9/2021, Hạ tầng Dầu khí Việt Nam đã ứng dụng Hệ thống tự động hóa WEONE vào quá trình vận hành của mình.
Lắng nghe chia sẻ của Chị Ngọc Thu – TP HCNS công ty Hạ Tầng Dầu khí Việt Nam khi tìm đến WEONE: “Chúng tôi muốn ứng dụng công nghệ để cải thiện công tác vận hành và quản trị doanh nghiệp. Với đặc thù của một đơn vị kinh doanh đa dạng, Hạ Tầng Dầu Khí Việt Nam cần quản lý công việc theo cả phòng ban lẫn dự án. Số lượng dự án lớn, đa dạng, việc phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban thực sự không dễ dàng gì. Quá trình giao việc thường qua các group chat nên thỉnh thoảng nhân viên không check tin nhắn kịp sẽ bỏ sót thông tin, quên việc, trễ deadline.
Bên cạnh đó, công ty cũng đang gặp khó khăn khâu quản lý quy trình thủ tục. Cụ thể, công ty đang sử dụng hệ thống quy trình thủ tục thủ công. Khi có thủ tục, hồ sơ, yêu cầu cần phê duyệt thì Ban lãnh đạo sẽ ký, đóng dấu. Vấn đề xuất hiện khi Ban lãnh đạo không có mặt tại văn phòng hoặc trong mùa giãn cánh như vừa qua thì việc duyệt các thủ tục, hồ sơ đấu thầu trở nên khó khăn, gây nên ách tắc, chậm tiến độ, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty.”
Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE giúp Hạ Tầng Dầu Khí Việt Nam tối ưu hoá khả năng vận hành trong mùa dịch
Sau quá trình tìm hiểu và nghiên cứu Ban lãnh đạo công ty Hạ Tầng Dầu Khí Việt Nam đã quyết định sử dụng hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE nhằm tối ưu khả năng vận hành của công ty. Theo đó WEONE đã được công ty tin tưởng lựa chọn
Chị Thu – TP. HCNS chia sẻ “WEONE đáp ứng chính xác những yêu cầu của chúng tôi đang cần giải quyết như: quản lý quy trình thủ tục, quản lý công việc, dự án và quản lý kho tài liệu. Các quy trình xử lý linh hoạt, tự động hoá các quy trình, việc phối hợp công việc giữa các phòng ban trở nên dễ dàng hơn giúp tiết kiệm 70% thời gian xử lý công việc”
Giờ đây, thay vì phải chạy đi chạy lại giữa các phòng ban xin phối hợp, chỉ cần một click trên phần mềm, các bộ phận sẽ tự động phối hợp theo đúng quy trình đã lên.
Với việc tích hợp chữ ký số trong quy trình, WEONE đã hỗ trợ ban lãnh đạo công ty phê duyệt thủ tục, hồ sơ, yêu cầu nhanh chóng, tiện lợi, đảm bảo tính pháp lý và thúc đẩy hiệu quả kinh doanh.
Kể từ lúc đưa vào sử dụng, hệ thống tự động hoá doanh nghiệp đã giúp cho công ty sắp xếp và phân công công việc, tương tác các bộ phận một cách tự động hơn. Khi có dự án mới sẽ được đưa lên hệ thống, lập kế hoạch thực thi, giao việc và phân bổ đến từng thành viên với thời gian và các tài liệu, hướng dẫn thực hiện. Quan trọng nhất, nhờ việc tính năng tự động báo cáo 24/7 đã làm giảm thời gian báo cáo, nhất là quá trình họp hành.
Ngoài ra, các tài liệu, thông tin quan trọng của doanh nghiệp cũng được lưu trữ tập trung và khoa học. Dễ dàng rà soát hồ sơ, công văn, giấy tờ bất cứ khi nào, bất cứ nơi đâu trên mọi thiết bị.
Chỉ sau một thời gian ngắn, công ty Hạ Tầng Dầu Khí Việt Nam đã chứng kiến sự thay đổi vượt bậc trong cách vận hành doanh nghiệp, việc xử lý các vấn đề quy trình thủ tục, quản lý công việc đã thúc đẩy sự phát triển của công ty.
Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE đã trở thành sự lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp!
