Quản lý thông tin tài liệu kinh doanh với số lượng lớn trên nhiều chi nhánh là một thách thức vô cùng lớn. Chính vì vậy, Citicom đã sử dụng hệ thống quản trị tài liệu DocPro – Tiền thân của hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE để giải quyết bài toán này. Hãy cùng lắng nghe những chia sẻ của Ông Phan Anh – Công ty cổ phần thương mại Citicom sau khi sử dụng hệ thống nhé!
Citicom – Nhà cung cấp các sản phẩm thép công nghiệp và gia công các sản phẩm từ thép hàng đầu Việt Nam
Được thành lập năm 2003, sau gần 18 năm xây dựng và phát triển, Citicom đã khẳng được uy tín và tên tuổi của mình trên thị trường là nhà phân phối thép, cung cấp thép cho nhiều dự án lớn. Với 3 chi nhánh, 2 nhà máy và trung tâm gia công thép tại Hải Phòng và thành phố Hồ Chí Minh, đối tác tin cậy nhiều công ty, tập đoàn công nghiệp lớn trong nước và nước ngoài, có mặt ở tất cả các ngành công nghiệp trọng yếu của đất nước.
Chính vì vậy, với việc quản lý rất nhiều chi nhánh và nhà máy nên Citicom đang gặp một số khó khăn trong công tác quản lý tài liệu, thông tin quan trọng của doanh nghiệp:
Khó quản lý và tìm kiếm thông tin tài liệu: Với đặc thù doanh nghiệp sản xuất và phân phối nên số lượng thông tin tài liệu cần lưu trữ tương đối lớn, Citicom thường lưu trữ tài liệu trong các tủ hoặc kho lưu trữ được đánh dấu bằng mã số, ghi chép thông tin vào các kẹp hồ sơ; Tuy nhiên, khi cần sử dụng tài liệu thì nhân sự mất rất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm, đặc biệt với nhiều chi nhánh như công ty thì việc đó trở nên khó khăn hơn
Tốn không gian lưu trữ và dễ mất mát tài liệu quan trọng: Việc không ngừng phát triển lớn mạnh, số lượng tài liệu cần lưu trữ của Citicom tăng lên nhanh chóng, lưu trữ bằng phương pháp truyền thống không còn là phương án hiệu quả nữa. Bên cạnh đó, dưới tác động của các yếu tố khách quan như thời tiết, nấm, mốc, thông tin tài liệu rất dễ bị hư hỏng và mất mát.
Khó khăn cho việc chia sẻ thông tin tài liệu: Vì là doanh nghiệp sản xuất, phân phối nên việc phối hợp thực hiện chung các dự án giữa các phòng ban trong công ty thường xuyên xảy ra, việc lưu trữ tài liệu theo cách truyền thống việc chia sẻ và dùng chung tài liệu thực sự khó khăn cho CBNV công ty Citicom.
Bởi lẽ đó, sau 1 thời gian dài tìm hiểu DocPro, BLĐ Citicom quyết định ứng dụng phần mềm quản trị tài liệu DocPro – Tiền thần của hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE nhằm tháo gỡ các nút thắt quản lý tài liệu trong doanh nghiệp.
DocPro – Giải pháp giúp Citicom đưa tủ tài liệu lên kho trực tuyến trong tíc tắc
DocPro đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ trong công tác quản lý tài liệu của doanh nghiệp, hệ thống giúp Citicom thay đổi rõ rệt các hình thức quản lý tài liệu trong công ty và tiết kiệm thời gian trong quá trình vận hành:
- Quản lý và sắp xếp văn bản khoa học, an toàn với độ bảo mật cao
- Quản lý, tìm kiếm chia sẻ tài liệu công việc nhanh chóng không bị giới hạn bởi không gian và thời gian.
- Lãnh đạo có thể dễ dàng quản lý theo dõi tài liệu của doanh nghiệp theo bảng thống kê.
- Tạo không gian lưu trữ chung cho phép các nhân sự, bộ phận chia sẻ và khai thác thông tin dễ dàng theo phân quyền định sẵn
- Tiết kiệm chi phí quản lý vận hành cho doanh nghiệp (nhân sự, in ấn, quản lý, …)
Ông Phan Anh – Công ty cổ phần Citicom cho biết: “Sau khi sử dụng hệ thống tôi đánh giá cao phần mềm của FSI. Giao diện khá thân thiện, tính năng đơn giản với người dùng. Các tính năng thu nhận và quản lý thông tin hoạt động ổn định và nhanh chóng”
Tôi rất ấn tượng với các tính năng của DocPro như công nghệ OCR bóc tách thông tin tự động, tính năng nhận dạng ký tự viết tay (ICR), tính năng nhận dạng dấu tích (OMR) giúp tối ưu hóa quá trình thu nhận, tra cứu, tìm kiếm thông tin rất tiện lợi khi sử dụng. Ông Phan Anh chia sẻ thêm
Kế thừa những tính năng công nghệ thông minh của phần mềm quản trị tài liệu DocPro, FSI đã nghiên cứu và phát triển nên Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE cung cấp các giải pháp quản trị và điều hành doanh nghiệp đơn giản, trên một nền tảng, giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả quản lý và vận hành.
